Как предпринимателю подтвердить приобретение товара

Чем ценна эта статья: вы узнаете, какими документами предприниматель, который закупает товар у юрлиц, других предпринимателей и граждан, должен подтвердить факт приобретения и оплаты товара, следует ли хранить такие документы, а также когда товар считается безвозмездно полученным и когда кредиторская задолженность может попасть в доходы предпринимателя.

От чего поможет защититься: от доначисления НДФЛ и единого налога при отсутствии или ненадлежащем оформлении первичных документов.

Ситуация

Предприниматель-единщик, который занимается ресторанным бизнесом, приобретает товар у юрлиц, других предпринимателей и просто граждан. Его интересует, обязательно ли ему иметь документы, подтверждающие приобретение товаров (и зачем). Ответим на этот вопрос как можно подробнее.

Документы на товар – источник информации

Если вы купили товар, вам необходимо иметь документы, подтверждающие такую покупку. Объясним, зачем.

Учет

Плательщики единого налога третьей и пятой групп, которые являются плательщиками НДС, ведут Книгу учета доходов и расходов (далее – Книга). Формы Книги и Порядок ее ведения утверждены приказом Минфина от 15.12.11 г. № 1637 (далее – Порядок № 1637).

Книга состоит из двух разделов: І «Доходы» и ІІ «Расходы». Причем ведение именно такой Книги, для учета как доходов, так и расходов, предусмот­рено пп. 296.1.2 Налогового кодекса (далее – НК).

В разд. ІІ «Расходы» (графы 2 и 3) вносят информацию о расходах на приобретение товаров (работ, услуг). Откуда берут такую информацию?

Напомним, что данные Книги используются для заполнения налоговой декларации плательщика единого налога, форма которой утверждена приказом Минфина от 21.12.11 г. № 1688 (п. 7 Порядка № 1637).

А согласно п. 44.1 НК для целей налогообложения плательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством. Запрещается формировать показатели налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных документами, определенными абзацем первым данного пункта.

Как видим, записи в Книге следует делать на основании первичных документов (то же см. в письме Минфина от 29.02.12 г. № 31-08160-10-21/5129).

Единщики первой или второй группы или единщики третьей, пятой групп – неплательщики НДС ведут только Книгу учета доходов, форма которой также утверждена Порядком № 1637. Информация о расходах в эту Книгу не вносится. То есть для заполнения этой Книги первичные документы на приобретенный товар указанным единщикам не нужны. Но есть другие причины, по которым такие документы следует иметь и им также, – об этом читайте дальше.

Безвозмездно полученные товары

Стоимость безвозмездно полученных плательщиком единого налога товаров (работ, услуг) включается в его доход (п. 292.3 НК). Таким образом, если плательщик использует в собственной деятельности товары, на которые нет документов, подтверждающих их приобретение, есть основания считать такие товары безвозмездно полученными. Следовательно, работники органа Миндоходов при проверке могут выявить такие товары и включить их стоимость в состав налоговых доходов предпринимателя-единщика. Правда, здесь возникает вопрос: имеют ли они на это право?

Представьте себе, да. В соответствии с пп. 20.1.6 и 20.1.8 НК работники налоговых органов имеют право требовать у единщика информацию об источниках происхождения товара. Ведь такая информация влияет на правильность определения дохода, то есть является налоговой информацией. В свою очередь, налогоплательщики обязаны предоставлять налоговикам в том числе документы по учету доходов (пп. 16.1.5 НК).

Хотя здесь есть интересный нюанс. Из содержания п. 292.3, 292.6 НК, которые регламентируют налоговый учет безвозмездно полученного имущества, вытекает, что безвозмездное получение должно подтверждаться письменным договором и актом на получение. Отсюда можно сделать вывод, что если письменного договора и акта нет, то вроде бы нет оснований считать имущество полученным безвозмездно.

С точки зрения автора, если дело дойдет до суда, имеется большая вероятность, что суд признает безвозмездное получение, даже если отсутствуют письменные договоры. Ведь суд исходит из фактических обстоятельств дела, а не из формальных оснований. А фактически у нас есть товары, но отсутствует доказательство их приобретения за компенсацию.

Значит, чтобы не иметь проблем с безвозмездным получением, следует иметь документы на приобретенный товар. Такой вот каламбур.

Просроченная кредиторская задолженность

В сумму дохода за отчетный период плательщика единого налога третьей и пятой групп, который является плательщиком НДС, также включается сумма кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности (п. 292.3 НК).

Но на основании каких документов можно установить, что кредиторская задолженность за товары (работы, услуги) является просроченной? Только на основании первичных документов на получение товаров, работ или услуг (накладных, актов) и на основании письменного договора с поставщиком или счета-фактуры, в котором указан срок оплаты.

Удержание НДФЛ из выплат физическим лицам

Приобретаете товары (работы, услуги) у физических лиц? Тогда согласно общему правилу нужно удержать из выплаченного им дохода НДФЛ по ставке 15 % (17 %). Плюс к этому удержать
и начислить ЕСВ, если приобретались работы или услуги.

Однако НДФЛ не удерживается, если физическое лицо – продавец является предпринимателем и представит вам копию выписки, извлечения из ЕГР или Свидетельства о госрегистрации, чтобы подтвердить свой статус. При этом ЕСВ не удерживается, если в копии извлечения из ЕГР указаны именно те виды работ, услуг, за которые выплачивается доход.

Таким образом, в целях соблюдения норм законодательства по НДФЛ и ЕСВ покупателю следует иметь первичные документы на приобретенные товары (работы, услуги) и копии документов, подтверждающих предпринимательский статус продавцов.

Если указанных документов не будет, контролирующий орган при проверке может на стоимость приобретенных товаров (работ, услуг) начислить НДФЛ, который придется уплатить покупателю, то есть вам. Хотя это не совсем правомерно: ведь у предпринимателя-покупателя, скорее всего, не будет вообще никаких данных о конкретных физических лицах, у которых приобретались товары (работы, услуги). Ну тогда у проверяющих будут основания включить стоимость таких товаров (работ, услуг) в налоговые доходы как безвозмездно полученных. В любом случае хлопот не избежать. Поэтому документы лучше иметь.

Какие именно первичные документы должны быть по каждой группе продавцов

Сразу заметим, что законодательно установленного перечня документов, подтверждающих приобретение товаров предпринимателем-единщиком, нет. Это такие же документы, которые обычно используют любые субъекты хозяйствования.

Документы на получение товара одинаковы для каждой группы продавцов. Передача товара оформляется накладной, товарно-транспортной накладной (ТТН) или другим подобным документом.

А относительно оплаты, здесь есть нюансы, которые рассмотрим ниже.

Если товар приобретен у юридических лиц

Операция перечисления средств со счета предпринимателя на счет юрлица подтверждается выпиской банка. Если предприниматель передает наличные в кассу банка для зачисления на счет юрлица, ему выдадут квитанцию, которая подтверждает получение от него наличности.

В случае наличной оплаты подтверждающим документом будет, например, чек РРО или квитанция к Приходному кассовому ордеру типовой формы № КО-1, приведенной в приложении 2 к Положению, утвержденному постановлением Правления НБУ от 15.12.04 г. № 637 (далее – Положение № 637), которые юрлицо должно выдать предпринимателю.

Если товар приобретен у физических лиц – предпринимателей

Здесь то же, что и в случае с продавцами-юрлицами. Кроме наличной оплаты, если продавец не использует РРО. Предприниматели не ведут кассовую книгу (п. 4.2 Положения № 637), приходные кассовые ордера также не применяют (п. 3.3 Положения № 637). Поэтому предприниматель-продавец не может выдать вам квитанцию к приходному кассовому ордеру. Другие обязательные формы документов, которые должны подтверждать получение предпринимателем наличного платежа, законодательством не установлены. Таким образом, стороны самостоятельно решают, каким документом они это оформят. Например, продавец может по собственному желанию применять формы приходного кассового ордера. Тогда покупатель получит квитанцию. Это может быть товарный чек в произвольной форме и т. п.

Если товар приобретен у физических лиц, не являющихся предпринимателями

При безналичной оплате документом будет выписка банка. При наличной может быть закупочный акт по форме, приведенной в приложении 5 к п. 2.1 Методических рекомендаций, утвержденных приказом Минэкономики от 17.06.03 г. № 157, или другой аналогичный документ.

Нужно ли хранить первичные документы

В п. 44.3 НК ясно сказано – первичные документы следует хранить не менее 1 095 дней со дня представления налоговой отчетности, для составления которой использовались указанные документы, а в случае ее непредставления – с последнего дня срока, предусмотренного НК для подачи такой отчетности. Другие аспекты хранения документов установлены п. 44.4–44.7 НК.

В каких случаях органы Миндоходов могут истребовать первичные документы

Случаев, когда придется представить первичные документы по требованию налоговиков, несколько.

Запрос налоговой

Органы Миндоходов имеют право отсылать плательщикам письменный запрос о представлении соответствующей налоговой информации и ее документального подтверждения (пп. 20.1.3, 20.1.6, 72.1.1.3, 72.1.6 НК). Основания и процедура направления запроса регламентированы ст. 73 НК. А плательщик, в свою очередь, обязан ответить на такой запрос и представить копии документов, если они запрашивались (пп. 16.1.5, 16.1.7 НК).

Налоговая проверка

Органы Миндоходов вправе изучать первичные документы во время проведения проверок (см. пп. 20.1.6 НК). А плательщики обязаны предоставлять такие документы для изучения (п. 85.2 НК). Во время проверок органы Миндоходов даже имеют право получать надлежащим образом заверенные копии документов (п. 85.4 НК). Причем изымать оригиналы запрещается, за исключением случаев, предусмотренных уголовным процессуальным законодательством (п. 85.5 НК).

Встречная сверка

Органы Миндоходов вправе проверять первичные документы во время встречной сверки (п. 73.5 НК). Такие сверки не являются проверками.

1. Предприниматель-единщик (независимо от группы), который приобретает товары для использования в собственной предпринимательской деятельности, обязан иметь первичные документы, подтверждающие оприходование и оплату товаров.

2. Первичные документы могут быть составлены на бланках типовой или произвольной формы, но в любом случае должны иметь обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV и п. 2.4 Положения, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.