Як виправляти помилки в податкових накладних

Акценти цієї статті:

• як виправити помилки, які були допущені постачальником в обов'язкових та необов'язкових реквізитах податкової накладної (далі – ПН);
• коли постачальник відображає податкові зобов'язання, а покупець має право відобразити податковий кредит на підставі ПН, виписаних із помилкою.

Загальні положення

Припустимо, ви – продавець. На дату першої події виписали та зареєстрували ПН, а потім виявили в ній помилку. І тепер думаєте: як виправити помилку, коли показати в обліку податкові зобов'язання з ПДВ і коли покупець зможе відобразити податковий кредит за такою ПН? Ми підкажемо вам відповіді на всі ці запитання.

Із 1 січня 2016 року в Податковому кодексі (далі – ПК) з'явилася норма (п. 201.10), яка дозволяє відображати податковий кредит на підставі ПН, складеної з помилками. Причому навіть якщо помилки допущені в обов'язкових реквізитах, передбачених п. 201.1 ПК (крім коду товару згідно з УКТЗЕД). Якщо ці помилки не заважають ідентифікувати операцію, її зміст, період, сторони та суму податкових зобов'язань, така ПН надає право покупцю на податковий кредит (п. 201.10 ПК).

Але ж на ту саму помилку (заважає чи не заважає отримати інформацію) можуть по-різному дивитися продавець, покупець і податківці. Тому помилки, допущені в обов'язкових реквізитах ПН, краще все-таки виправити. Адже в покупця, згідно з п. 201.10 ПК, є право поскаржитися на продавця, який виписав ПН із помилками в обов'язкових реквізитах ПН. Із цією метою він подає додаток 8 до декларації. І тоді продавцю може загрожувати перевірка та нарахування штрафних санкцій у розмірі 170 грн. – за умови виправлення помилок.

А якщо помилки не будуть виправлені після закінчення строку узгодження податкового повідомлення-рішення? Тоді продавцю нарахують штрафні санкції – у відсотках від суми ПДВ, зазначеної в складеній із помилками ПН. Розмір штрафу залежить від кількості календарних днів (далі – к. д.), протягом яких продавець буде тягнути з виправленням помилки, а саме:

• 10 % – при затримці в 15 к. д.;
• 20 % – від 16 до 30 к. д.;
• 30 % – від 31 до 60 к. д.;
• 40 % – від 61 до 90 к. д.;
• 50 % – від 91 до 120 к. д.;
• 60 % – від 121 до 150 к. д.;
• 70 % – від 151 до 180 к. д.;
• 100 % – після закінчення 181 к. д. (п. 120¹.4 ПК).

Помилки в ПН виправляються шляхом складання розрахунку коригування (далі – РК) (п. 192.1 ПК; п. 21 Порядку, затвердженого наказом Мінфіну від 31.12.15 р. № 1307, далі – Порядок № 1307). РК складається на дату виявлення помилки. Далі розглянемо, які бувають помилки та як їх можна виправити.

Помилка в шапці ПН

Наприклад, при заповненні ПН:

• неправильно вказано тип причини, з якої ПН не видається покупцю;
• проставлено зайву відмітку «Х» у верхньому полі (припустимо, при заповненні «звичайної» ПН випадково зроблено відмітку «Х» у графі «Зведена ПН»).

У принципі такі помилки можна не виправляти, тому що поля шапки не є обов'язковими реквізитами ПН. Крім того, вони не заважають ідентифікувати операції. Але якщо такі помилки були допущені при виписуванні ПН на покупця – платника ПДВ і він просить виправити їх, тоді продавці часто йдуть назустріч своїм клієнтам і виконують їх прохання.

Виправити таку помилку можна за допомогою виписування «нульового» РК (РК називають нульовим, коли в результаті його виписування суми ПДВ не змінюються):

• у його шапці проставляються правильні дані;
• заповнюється заголовна частина (дані постачальника, покупця, їх ІПН);
• у графі 2 табличної частини розділу Б як причина коригування вказується «Виправлення помилки»;
• інші графи розділу Б (графи 1, 3–13) і розділ А не заповнюються (залишаються пустими).

Потім постачальник реєструє такий РК у Єдиному реєстрі податкових накладних (далі – ЄРПН). Оскільки реквізити ПН, які виправляються, не є обов'язковими, покупець може відобразити податковий кредит за ПН, що виправляється, не чекаючи появи РК. «Нульовий» РК у звітності не відображається.

Помилка в заголовній частині ПН

Покажемо, як виправити помилки, допущені в різних реквізитах заголовної частини.

Дата та порядковий номер

Вносити виправлення в номер і дату ПН – не можна (п. 21 Порядку № 1307).

Не може бути двох ПН з однаковими номерами та однією датою виписування, номер ПН не може починатися на «0» (п. 6 Порядку № 1307). Тому ЄРПН просто не пропустить такі ПН.

Але якщо ви все-таки припустилися помилки в даті, то це найчастіше означає, що вами виписана зайва повторна ПН. Що тоді робити? Обнулити «помилкову» ПН.

Для того щоб обнулити «помилкову» ПН, постачальник складає РК, де в графі 2 указує причину коригування «Виправлення помилки». Даний РК (зменшувальний) реєструє в ЄРПН покупець (ЗІР, категорія 101.07). При цьому в платників немає підстав для відображення помилкової ПН та РК, що її обнулює, у звітності. А якщо помилкова ПН все-таки була відображена у звітності з ПДВ у продавця та/або в покупця, тоді потрібно подати уточнюючий розрахунок.

Зверніть увагу: правильна ПН повинна бути складена на дату виникнення першої події в опе­рації.

ІПН

Виписуванням одного тільки РК виправити помилку в ІПН не вийде. Програма не пропустить РК із ІПН, який відрізняється від зазначеного в ПН. Тому помилку в ІПН потрібно виправляти у два етапи:

• спочатку обнулити «помилкову» ПН шляхом складання РК (причина коригування «Виправлення помилки в індивідуальному податковому номері покупця»). Такий РК буде «зменшувальним», тому реєструвати його буде покупець, чий ІПН вказано в ПН;
• потім скласти та зареєструвати в ЄРПН нову ПН (датою виникнення податкових зобов'язань) із правильним ІПН (ЗІР, категорія 101.17).

Постачальник відображає податкові зобов'язання в періоді їх виникнення (тобто на дату першої події в операції). Реальний покупець, який буде зазначений у новій ПН, зможе відобразити податковий кредит у періоді:

• складання ПН (у разі її своєчасної реєстрації в ЄРПН);
• реєстрації ПН (у разі її несвоєчасної реєстрації в ЄРПН).

«Уявний» покупець (той, ІПН якого помилково потрапив до ПН) у податковому кредиті та в декларації нічого в себе не відображає (адже така ПН для нього не податковий документ), але зареєструвати «зменшувальний» РК від постачальника він зобов'язаний. У противному разі в постачальника є право поскаржитися на нього (п. 201.10 ПК) і тоді йому загрожує перевірка (пп. 78.1.9 ПК) та нарахування штрафних санкцій за несвоєчасну реєстрацію РК (згідно з п. 120¹.1, 120¹.2 ПК).

Якщо так вийшло, що «помилкова» ПН була складена на неплатника ПДВ, а «реальний» покупець виявився платником, то порядок дій такий самий, як описано вище. Єдиною відмінністю буде те, що «обнулюючий» РК у цьому випадку реєструє сам постачальник.

Назва покупця/постачальника

Постачальник відображає податкові зобов'язання в періоді їх виникнення (на дату виписування ПН). Як правило, неточності в назві не заважають ідентифікувати проведену операцію (адже ІПН указано правильно). Тому ми вважаємо, що покупець може відобразити податковий кредит у періоді складання такої ПН (у разі її своєчасної реєстрації) або в періоді її реєстрації (при її несвоєчасній реєстрації). Але, як ми писали вище, у покупця є право поскаржитися на продавця, який допустив помилку в обов'язкових реквізитах ПН. А реквізит «назва» є обов'язковим.

Тому виправити помилку потрібно так. Постачальник складає РК, у якому заповнює тільки заголовну частину, при цьому всі правильно заповнені реквізити повторює, а реквізит, у якому допущено помилку, указує правильний. У графі 2 табличної частини розділу Б як причину коригування слід указати «Виправлення помилки», інші графи розділу Б (графи 1, 3–13) і розділ А не заповнюються (ЗІР, категорія 101.17). Даний РК (нульовий) реєструє постачальник.

Номер філії

Якщо номер філії не вказано або вказано неправильно (при цьому ІПН зазначено правильно), то порядок виправлення цієї помилки такий самий, як для помилки в назві.

Помилка в табличній частині ПН

Номенклатура товарів/послуг

Помилка в номенклатурі виправляється шляхом виписування РК, де в графі 7 «Зміна кількості, обсягу» вказується:

• в одному рядку – неправильна номенклатура зі знаком «–»;
• другому рядку – правильна номенклатура зі знаком «+».

Причина коригування: «Виправлення помилки в номенклатурі». Реєструє такий РК постачальник.

Код УКТЗЕД

Код УКТЗЕД – це обов'язковий реквізит ПН. Якщо тут допущено помилку, покупець не зможе відобразити на підставі такої ПН податковий кредит (п. 201.10 ПК). Помилкою вважається як відсутність коду, так і неправильно вказаний код.

Зміна коду УКТЗЕД фактично є зміною номенклатури. Тому виправляється така помилка так само, як і помилка в номенклатурі. Зверніть увагу: покупець отримує право на податковий кредит у тому періоді, коли постачальник випише виправляючий РК (у разі його своєчасної реєстрації) або коли постачальник зареєструє виправляючий РК (у разі його несвоєчасної реєстрації). Якщо помилка в коді УКТЗЕД була допущена в ПН, яка не видається покупцю, тоді постачальнику не загрожують штрафні санкції, навіть якщо він не виправить помилку.

Приклад
Постачальник 21.03.16 р. відвантажив покупцю імпортний товар (фарбу марки Pinotex) на суму 24 000 грн. (у т. ч. ПДВ – 4 000 грн.), відразу виписав ПН і своєчасно зареєстрував її в ЄРПН (див. фрагмент 1 у кінці консультації). 29.04.16 р. постачальник виявив, що в ПН він забув указати код товару згідно з УКТЗЕД (3209100000). Для виправлення помилки він виписав і своєчасно зареєстрував РК (див. фрагмент 2 у кінці консультації).

У нашому прикладі покупець має право включити суму ПДВ до податкового кредиту у квітні (за датою виписування «виправляючого» РК).

Одиниця виміру

Це необов'язковий реквізит ПН, тому в принципі помилку можна і не виправляти (лист ДФС від 15.10.15 р. № 23354/10/28-10-06-11).

Кількість, ціна постачання

Для виправлення кількості товару та його ціни складається РК, де як причина коригування вказується «Виправлення помилки».

Якщо виправлення помилки привело до збільшення податкових зобов'язань у постачальника та податкового кредиту в покупця, то реєструє такий РК постачальник. При цьому якщо постачальник виявив помилку після подання декларації за період виписування «помилкової» ПН, то для її виправлення він подає уточнюючий розрахунок (далі – УР). Покупець же відображає податковий кредит таким чином: відображає суму податку з першої ПН (складеної на меншу суму ПДВ), а потім після виписування продавцем виправляючого РК відображає суму із цього РК – на дату його виписування (у разі своєчасної реєстрації РК) або на дату реєстрації (у разі несвоєчасної реєстрації РК).

Якщо виправлення помилки обернулося зменшенням податкових зобов'язань постачальника та податкового кредиту покупця, тоді РК реєструє покупець. Якщо постачальник виявив помилку після подання декларації за період виписування «помилкової» ПН, то для її виправлення він подає уточнюючий розрахунок. У випадку коли покупець відносить «помилкову» ПН до податкового кредиту, для виправлення помилки він теж подає УР.

Код ставки, код пільги

Якщо помилка в кодах ставки та пільги не вплинула на вартісні показники ПН, то її можна не виправляти. Якщо вплинула – тоді виправляти так само, як помилки в кількості, ціні постачання. Згідно з роз'ясненнями податківців при виправленні реквізиту «Код пільги» у РК вказуються тільки правильні дані (тобто в гр. 12 розділу Б ставиться правильний код пільги), а інші графи не заповнюються (див. лист ДФС від 12.04.16 р. № 8684/10/26-15-12-01-18).

Підписи укладача ПН та ЕЦП не збігаються

Згідно з останніми роз'ясненнями податківців невідповідність ЕЦП, що накладається на ПН при реєстрації в ЄРПН, ініціалам і прізвищу особи, яка склала ПН, не може бути єдиною основою для невизнання податкового кредиту за такою ПН (лист ДФС від 04.02.16 р. № 2363/6/99-99-19-03-02-15).

Висновки

1. Помилки в ПН виправляються шляхом складання РК.

2. РК складаються на дату виявлення помилки.

3. При виправленні помилок в обов'язкових реквізитах можна орієнтуватися на правила п. 201.10 ПК, які дозволяють відображати податковий кредит на підставі ПН із помилками, якщо ці помилки не заважають ідентифікувати операцію, її зміст, період, сторони та суму податкових зобов'язань. Однак на ту саму помилку можуть по-різному дивитися продавець, покупець і податківці. Тому помилки, допущені в обов'язкових реквізитах ПН, краще все-таки виправити.