Перевірте свої первинні документи!

Первинні документи – це основа обліку. А неправильно складений первинний документ або його відсутність можуть призвести до великих проблем у відносинах із контролюючими органами або з контрагентами в разі виникнення спору. Зараз, коли для більшості підприємств діє мораторій на податкові перевірки, у бухгалтерів є запас часу, що дозволяє завчасно перевірити наявність і правильність складених документів за неперевірений період. Адже мораторій скоро закінчується, а на 2017 рік його можуть і не продовжити.

Чому ми радимо перевірити саме первинку? Річ у тому, що бухоблік багатьох операцій досить складний, і щоб перевірити правильність дій бухгалтера, контролер повинен бути хорошим фахівцем у цій сфері. Зовсім інша справа – первинка. Тут усе набагато простіше. Відсутність обов'язкового реквізиту, сумнівний підпис – і ось документ уже не визнаний первинним. І як наслідок – із підприємства знято витрати, податковий кредит або операція взагалі визнана недійсною. Податківці добре знають, де найчастіше помиляються бухгалтери, куди дивитися в первинному документі в першу чергу.

Давайте й ми подивимося на первинку очима перевіряючих, проаналізуємо кожний реквізит, перевіримо всі поля і зробимо наші документи такими, щоб до них неможливо було прискіпатися. Звичайно, усе перевірити надзвичайно складно, але почніть із найбільш штрафонебезпечного: касових документів, ТТН, накладних, актів виконаних робіт (наданих послуг), авансових звітів. Перевіряти документи потрібно щомісячно, звіряючи з оборотно-сальдовими відомостями. І так весь неперевірений період. Як показує досвід, у численних сегрегаторах практично в кожного бухгалтера знаходяться і ксерокопії замість оригіналів документів, і документи без підписів. А то й узагалі документ відсутній, і про це всі забули. Зараз ще не пізно все перевірити і виправити, щоб спокійно працювати далі.

Отже, приступимо до перевірки. Спершу нагадаємо основні правила складання первинних документів.

Мета складання документа. Первинним є документ, який містить відомості про господарську операцію і підтверджує її здійснення (ст. 1 Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV, далі – Закон № 996). Первинним є документ, створений у письмовій або електронній формі, який фіксує і підтверджує господарські операції, включаючи розпорядження і дозволи адміністрації (власника) на їх проведення (п. 2.1 Положення, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88, далі – Положення № 88). Первинний документ складається в момент здійснення господарської операції або відразу після її закінчення.

Мова. У п. 1.3 Положення № 88 сказано, що первинні документи повинні складатися українською мовою. Поряд із цим разом з українською може застосовуватися й інша мова – у порядку, установленому Законом від 03.07.12 р. № 5029-VI (далі – Закон № 5029). Згідно зі ст. 6 цього Закону державною мовою в Україні є українська. При цьому регіональна мова або мова (мови) нацменшин використовується на відповідній території України в роботі місцевих органів державної влади, органів АР Крим та органів місцевого самоврядування, застосовується і вивчається в державних і комунальних навчальних закладах, а також використовується в інших сферах громадського життя (ч. 6 ст. 7 Закону № 5029). Отже, на територіях, де використовується регіональна мова або мова нацменшини, первинні документи можуть складатися цими мовами (див. також роз'яснення Мінфіну в листі від 05.04.13 р. № 31-08410-07-27/10841. Зверніть увагу: деякі документи повинні складатися тільки українською мовою, якщо це прямо передбачено спеціальним законодавством, що регламентує порядок їх оформлення.

Обов'язкові реквізити. До обов'язкових належать такі реквізити первинних документів:

• назва, дата і місце складання документа (форми);
• назва підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції;
• одиниця виміру операції (повинна бути виражена в натуральному та/або вартісному вираженні);
• посади осіб, відповідальних за здійснення операції та правильність її оформлення;
• підпис (особистий; електронний, якщо документ складено в електронній формі; у деяких випадках допустимим є факсимільний) або інші дані, що дають можливість ідентифікувати особу, яка брала участь в операції (ч. 2 ст. 9 Закону № 996, п. 2.4 Положення № 88).

Через відсутність обов'язкового реквізиту (наприклад, місця складання) документ можуть не визнати первинним, і тоді можливий судовий спір із контролюючим органом. Водночас дрібні помилки в реквізитах, які не заважають ідентифікувати операцію, не повинні призводити до таких наслідків. У таких випадках суди, як правило, вирішують спір на користь підприємства (ухвала ВАСУ від 19.07.16 р. № К/800/50811/15). Водночас треба пам'ятати, що документи мають силу первинних тільки в разі фактичного здійснення господарської операції (постанова Дніпропетровського апеляційного адміністративного суду від 14.07.16 р. № 804/15960/15).

Первинні документи можуть містити також додаткові реквізити, наприклад ідентифікаційний код підприємства, номер документа, підставу для здійснення операції, дані про документ, який засвідчує особу отримувача, тощо.

Бланки. Первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Документування господарських операцій може здійснюватись із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов'язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм відповідно до норм Закону № 996 і Положення № 88 (лист Мінфіну від 15.01.15 р. № 31-11410-08-10/871).

Спосіб заповнення. Документи заповнюються чорнилом, кульковою ручкою, на принтері або іншими способами, що забезпечують збереження цих записів протягом установленого строку зберігання документів.

Печатка. Печатка не є обов'язковим реквізитом первинного документа. Документ повинен бути підписаний особисто, а підпис може скріплятися печаткою (п. 2.5 Положення № 88).

Роль бухгалтера. Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів і невірогідність відображених у них даних несуть особи, які склали і підписали такі документи. Бухгалтер зобов'язаний перевіряти первинні документи в межах своєї компетенції. Якщо документи не відповідають вимогам законодавства у сфері бухобліку, їх слід передати керівникові підприємства і потім прийняти до обліку тільки на підставі його письмового рішення (п. 2.16 Положення № 88).

Виправлення. Якщо в документах виявлено помилки, їх виправляють коректурним способом. Неправильний текст або цифри закреслюють так, щоб їх можна було прочитати, а над ними пишуться правильні дані, слово «виправлено» і ставиться дата і підпис посадової особи (п. 4.2, 4.4 Положення № 88). Заборонено вносити виправлення до документів, якими оформлені касові, банківські операції та операції з цінними паперами. У цьому випадку документ необхідно заповнити заново (п. 4.5 Положення № 88).

Строки зберігання. У загальному випадку первинні документи, що підтверджують доходи, витрати, треба зберігати протягом 1 095 днів із дня подання податкової звітності, для складання якої вони були використані. А якщо звітність не була подана вчасно – протягом 1 095 днів, що настають після закінчення строку, установленого для її подання (п. 44.3 ПК). Порушення строків зберігання загрожує штрафом у розмірі 510 грн., а при повторному порушенні протягом року – 1 020 грн. (п. 121.1 ПК). Також слід керуватися п. 336 Переліку, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.12 р. № 578, згідно з яким строк зберігання первинних документів становить 3 роки за умови завершення податкової перевірки за цей період, а для підприємств, підконтрольних Держфінінспекції, – за умови завершення перевірки цим органом.

У разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів слід письмово повідомити про це контролюючі органи протягом 5 днів. Утрачені документи повинні бути відновлені протягом 90 днів із дня направлення такого повідомлення.