Проверьте свои первичные документы!

Первичные документы – это основа учета. А неправильно составленный первичный документ или его отсутствие могут привести к большим проблемам в отношениях с контролирующим органами или с контрагентами в случае возникновения спора. Сейчас, когда для большинства предприятий действует мораторий на налоговые проверки, у бухгалтеров есть запас времени, позволяющий заблаговременно проверить наличие и правильность составленных документов за непроверенный период. Ведь мораторий скоро заканчивается, а на 2017 год его могут и не продлить.

Почему мы советуем проверить именно первичку? Дело в том, что бухучет многих операций довольно сложный, и чтобы проверить правильность действий бухгалтера, контролер должен быть хорошим специалистом в этой сфере. Совсем другое дело – первичка. Здесь все гораздо проще. Отсутствие обязательного реквизита, сомнительная подпись – и вот документ уже не признан первичным. И как следствие – с предприятия сняты расходы, налоговый кредит или сделка вообще признана недействительной. Налоговики хорошо знают, где чаще всего ошибаются бухгалтеры, куда смотреть в первичном документе в первую очередь.

Давайте и мы посмотрим на первичку глазами проверяющих, проанализируем каждый реквизит, проверим все поля и сделаем наши документы такими, чтобы к ним невозможно было придраться. Конечно, все проверить чрезвычайно сложно, но начните с самого штрафоопасного: кассовых документов, ТТН, накладных, актов выполненных работ (оказанных услуг), авансовых отчетов. Проверять документы надо помесячно, сверяясь с оборотно-сальдовыми ведомостями. И так весь непроверенный период. Как показывает опыт, в многочисленных сегрегаторах практически у каждого бухгалтера находятся и ксерокопии вместо оригиналов документов, и документы без подписей. А то и вообще документ отсутствует, и об этом все забыли. Сейчас еще не поздно все проверить и исправить, чтобы спокойно работать дальше.

Итак, приступим к проверке. Для начала напомним основные правила составления первичных документов.

Цель составления документа. Первичным является документ, который содержит сведения о хозяйственной операции и подтверждает ее осуществление (ст. 1 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV, далее – Закон № 996). Первичным является документ, созданный в письменной или электронной форме, который фиксирует и подтверждает хозяйственные операции, включая распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение (п. 2.1 Положения, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88, далее – Положение № 88). Первичный документ составляется в момент осуществления хозяйственной операции или сразу после ее окончания.

Язык. В п. 1.3 Положения № 88 сказано, что первичные документы должны составляться на украинском языке. Вместе с тем наряду с украинским может применяться и другой язык – в порядке, установленном Законом от 03.07.12 г. № 5029-VI (далее – Закон № 5029). Согласно ст. 6 данного Закона, государственным языком в Украине является украинский. При этом региональный язык или язык (языки) нацменьшинств используется на соответствующей территории Украины в работе местных органов государственной власти, органов АР Крым и органов местного самоуправления, применяется и изучается в государственных и коммунальных учебных заведениях, а также используется в других сферах общественной жизни (ч. 6 ст. 7 Закона № 5029). Следовательно, на территориях, где используется региональный язык или язык нацменьшинства, первичные документы могут составляться на этих языках (см. также разъяснение Минфина в письме от 05.04.13 г. № 31-08410-07-27/10841. Обратите внимание: некоторые документы должны составляться только на украинском языке, если это прямо предусмотрено специальным законодательством, регламентирующим порядок их оформления.

Обязательные реквизиты. К обязательным относятся следующие реквизиты первичных документов:

• название, дата и место составления документа (формы);
• название предприятия, от имени которого составлен документ;
• содержание и объем хозяйственной операции;
• единица измерения операции (должна быть выражена в натуральном и/или стоимостном выражении);
• должности лиц, ответственных за осуществление операции и правильность ее оформления;
• подпись (личная; электронная, если документ составлен в электронной форме; в некоторых случаях допустима факсимильная) или другие данные, дающие возможность идентифицировать лицо, которое участвовало в операции (ч. 2 ст. 9 Закона № 996, п. 2.4 Положения № 88).

Из-за отсутствия обязательного реквизита (например, места составления) документ могут не признать первичным, и тогда возможен судебный спор с контролирующим органом. В то же время мелкие ошибки в реквизитах, которые не мешают идентифицировать операцию, не должны приводить к таким последствиям. В таких случаях суды, как правило, решают спор в пользу предприятия (определение ВАСУ от 19.07.16 г. № К/800/50811/15). В то же время надо помнить, что документы имеют силу первичных только в случае фактического осуществления хозяйственной операции (постановление Днепропетровского апелляционного административного суда от 14.07.16 г. № 804/15960/15).

Первичные документы могут содержать также дополнительные реквизиты, например идентификационный код предприятия, номер документа, основание для осуществления операции, данные о документе, который удостоверяет личность получателя, и т. п.

Бланки. Первичные документы составляются на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти. Документирование хозяйственных операций может осуществляться с использованием изготовленных самостоятельно бланков, которые должны содержать обязательные реквизиты или реквизиты типовых или специализированных форм в соответствии с нормами Закона № 996 и Положения № 88 (письмо Минфина от 15.01.15 г. № 31-11410-0810/871).

Способ заполнения. Документы заполняются чернилами, шариковой ручкой, на принтере или другими способами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение установленного срока хранения документов.

Печать. Печать не является обязательным реквизитом первичного документа. Документ должен быть подписан лично, а подпись может быть скреплена печатью (п. 2.5 Положения № 88).

Роль бухгалтера. Ответственность за несвоевременное составление первичных документов и недостоверность отраженных в них данных несут лица, которые составили и подписали такие документы. Бухгалтер обязан проверять первичные документы в пределах своей компетенции. Если документы не отвечают требованиям законодательства в сфере бухучета, их следует передать руководителю предприятия и затем принять к учету только на основании его письменного решения (п. 2.16 Положения № 88).

Исправления. Если в документах выявлены ошибки, их исправляют корректурным способом. Неправильный текст или цифры зачеркивают таким образом, чтобы их можно было прочитать, а над ними пишутся правильные данные, слово «исправлено» и ставится дата и подпись должностного лица (п. 4.2, 4.4 Положения № 88). Запрещено вносить исправления в документы, которыми оформлены кассовые, банковские операции и операции с ценными бумагами. В этом случае документ необходимо заполнить заново (п. 4.5 Положения № 88).

Сроки хранения. В общем случае первичные документы, подтверждающие доходы, расходы, надо хранить в течение 1 095 дней со дня подачи налоговой отчетности, для составления которой они были использованы. А если отчетность не была подана вовремя – в течение 1 095 дней, следующих после окончания срока, установленного для ее подачи (п. 44.3 НК). Нарушение сроков хранения грозит штрафом в размере 510 грн., а при повторном нарушении в течение года – 1 020 грн. (п. 121.1 НК). Также следует руководствоваться п. 336 Перечня, утвержденного приказом Минюста от 12.04.12 г. № 578, согласно которому срок хранения первичных документов составляет 3 года при условии завершения налоговой проверки за этот период, а для предприятий, подконтрольных Госфининспекции, – при условии завершения проверки этим органом.

В случае потери, повреждения или досрочного уничтожения документов следует письменно уведомить об этом контролирующие органы в течение 5 дней. Утраченные документы должны быть восстановлены в течение 90 дней со дня направления такого уведомления.