Порядок проведення інвентаризації

Інвентаризація – один зі способів забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності. Її мета – не тільки встановити фактичну наявність майна підприємства, але й визначити залежалі активи, перевірити розрахунки з контрагентами, нараховані зобов'язання та ін. У консультації розглянемо порядок проведення інвентаризацій, а також наведемо зразок наказу про проведення інвентаризації.

Види інвентаризації

Інвентаризація може бути обов'язковою або добровільною. Основна відмінність між ними полягає в тому, що порядок проведення обов'яз­кової інвентаризації (зокрема, строки та випадки її проведення, охоплення) передбачено нормативним актом – Положенням № 879, а от порядок проведення добровільної інвентаризації встановлюється керівником підприємства або уповноваженим органом.

Також інвентаризація буває плановою і раптовою. Планова передбачається розпорядчими документами керівника та нормативними актами, раптова проводиться у випадку виявлення крадіжки, факту неврахованої продукції та інших порушень.

Крім того, інвентаризація може різнитися за охопленням інвентаризовуваних активів, а саме:

• вибіркова торкається тільки частини майна (зобов'язань) підприємства. Наприклад, при встановленні факту крадіжки майна інвентаризація є обов'язковою, але обсяг охоплених перевіркою активів визначає керівник;
• суцільна має на увазі повну інвентаризацію всіх активів підприємства, розрахунків, зобов'язань, наприклад, перед складанням річної фінзвітності.

Коли проводиться обов'язкова інвентаризація

Випадки, коли інвентаризація проводиться в обов'язковому порядку, установлено п. 7, 9 Положення № 879 (див. таблицю).

Строки проведення річної інвентаризації

Згідно з п. 10 Положення № 879 інвентаризація проводиться:

1. До дати балансу в період трьох місяців (починаючи з 1 жовтня):

• необоротних активів (крім незавершених капітальних інвестицій, об'єктів основних засобів, що знаходяться на момент проведення інвентаризації за межами підприємства, наприклад, транспорт, що знаходиться в тривалих рейсах);
• запасів (крім незавершеного виробництва, напівфабрикатів і ТМЦ, що знаходяться за межами підприємства);
• поточних біологічних активів;
• дебіторської та кредиторської заборгованості;
• витрат і доходів майбутніх періодів;
• зобов'язань (крім невикористаних забезпечень, розрахунків із бюджетом і відрахувань на соціальне страхування).

2. До дати балансу в період двох місяців (починаючи з 1 листопада):

• незавершених капітальних інвестицій;
• незавершеного виробництва, напівфабрикатів;
• фінансових інвестицій;
• коштів;
• засобів цільового фінансування;
• зобов'язань у частині невикористаних забезпечень;
• розрахунків із бюджетом і відрахувань на соціальне страхування.

3. До тимчасового вибуття з підприємства:

• об'єктів основних засобів (зокрема, транспорту, що знаходиться в далеких рейсах);
• інших матеріальних цінностей, що знаходяться під час інвентаризації за межами підприємства.

Терміни проведення інвентаризації та охоплення активів, що інвентаризуються, затверджуються наказом по підприємству (див. зразок у кінці консультації).

Зверніть увагу на деякі особливості, установлені Положенням № 879:

• інвентаризація земельних ділянок, будівель, споруд та інших об'єктів нерухомості може проводитися раз на три роки (крім нерухомого майна держпідприємств);
• інвентаризація інструментів, приладів, інвентарю, меблів може проводитися щорічно в обсязі не менше 30 % таких об'єктів за умови повного охоплення всіх цих об'єктів за 3 роки;
• інвентаризації підлягають і дорогоцінні метали, що містяться в приладах, обладнанні та інших виробах. Вони інвентаризуються одночасно із цими активами.

Особливості проведення інвентаризації в зоні АТО

Порядок проведення інвентаризації підприємствами, майно яких перебуває на тимчасово окупованій території та в зоні проведення АТО, регламентується п. 8 Положення № 879.

Обов'язкову інвентаризацію (у випадках, визначених даним положенням та іншими законами) підприємства проводять, коли в них з'являється безпечний доступ до активів, первинних документів і регістрів бухобліку, що знаходяться на зазначених вище територіях. Ці підприємства проводять інвентаризацію станом на 1-ше число місяця, що настає за тим, у якому з'явився такий доступ. У цьому ж періоді дані інвентаризації повинні бути відображені в бухгалтерському обліку.

Порядок проведення інвентаризації, а також документального оформлення її результатів такий самий, як і для інших підприємств, що працюють на території України (див. нижче і консультацію «Документальне оформлення інвентаризації: всі форми»).

Порядок проведення інвентаризації

Процедуру інвентаризації можна поділити на декілька етапів. Розглянемо докладніше кожний із них.

Етап 1. Створення інвентаризаційної комісії

Відповідно до п. 1 розд. ІІ Положення № 879 інвентаризаційна комісія створюється розпорядчим документом керівника підприємства (зазвичай – наказом). До складу цієї комісії входять:

• представники апарата управління підприємством;
• бухгалтери (фахівці аудиторської фірми, фізособа-підприємець, якщо бухоблік на підприємстві ведеться не штатними бухгалтерами);
• фахівці підприємства, компетентні в проведенні інвентаризації тих або інших видів активів (інженери, технологи, механіки, товарознавці, маркетологи, економісти).

Головою комісії є керівник підприємства або уповноважений ним керівник структурного підрозділу. Якщо бухоблік на підприємстві ведеться самим керівником, то очолює її тільки він.

Якщо на підприємстві створена служба внутрішнього аудиту або ревізійна комісія, то за рішенням керівника представники таких служб також можуть бути включені до складу інвентаризаційної комісії.

У випадках коли інвентаризація проводиться згідно з рішенням суду або документу органа, який має право вимагати проведення інвентаризації, посадові особи таких органів можуть бути присутніми при її проведенні.

Важливо! Інвентаризація проводиться в присутності матеріально відповідальної особи та повним складом інвентаризаційної комісії.

Однак якщо на підприємстві великий обсяг робіт, то одна комісія може не забезпечити проведення інвентаризації вчасно та повною мірою. Тому керівник такого підприємства може видати наказ про створення декількох робочих інвентаризаційних комісій для проведення інвентаризацій у різних місцях зберігання активів і виробництва. До їх складу включаються ті самі фахівці, що й до основної інвентаризаційної комісії. Крім цього, ті самі члени комісій можуть входити і до основної, і до робочої комісії. Голови таких комісій та їх склад також затверджуються розпорядчим документом керівника.

Зверніть увагу на дві важливі заборони, що стосуються створення інвентаризаційних комісій:

1. Не можна призначати головою робочої інвентаризаційної комісії одну й ту саму людину в одних і тих самих матеріально відповідальних осіб протягом двох років підряд.

2. Не можна включати матеріально відповідальних осіб до складу робочої інвентаризаційної комісії для перевірки активів, які знаходяться в таких осіб на відповідальному зберіганні.

У випадку створення робочих комісій інвентаризаційна комісія здійснює такі функції:

• організує проведення інвентаризацій, здійснює інструктаж членів робочих комісій;
• проводить контрольні перевірки, а також вибіркові інвентаризації за рішенням керівника підприємства;
• перевіряє правильність визначення інвентаризаційних різниць, обґрунтованість зарахування пересортиці;
• при виявленні грубих порушень при проведенні інвентаризації проводить повторну інвентаризацію (за рішенням керівника);
• з'ясовує причини виявлених недостач, втрат від псування активів, а також вносить пропозиції щодо їх запобігання з відображенням відповідної інформації в протоколі.

Функції робочих інвентаризаційних комісій такі (п. 2.5 розд. ІІ Положення № 879):

• перевіряють наявність активів у місцях зберігання та виробництва;
• разом із бухгалтерською службою беруть участь у визначенні результатів інвентаризації, розробляють і вносять пропозиції щодо зарахування пересортиці, запобігання недостач і втрат від псування;
• оформляють протокол з інформацією, необхідною для складання протоколу інвентаризаційною комісією.

Етап 2. Підготовчий

До початку інвентаризації виконуються такі дії (п. 5 розд. ІІ Положення № 879):

• перевіряється справність усіх ваговимірювальних приладів;
• завершується опрацювання всіх документів про рух активів і формуються останні на момент інвентаризації реєстри прибуткових і видаткових документів або звіти про рух активів;
• установлюються залишки на дату інвентаризації;
• групуються, сортуються та розкладаються активи за назвами, сортами, розмірами в порядку, зручному для підрахунку. Якщо інвентаризація раптова, то це робиться у присутності робочої інвентаризаційної комісії.

Після виконання цих дій голова інвентаризаційної комісії візує всі прибуткові та видаткові документи з позначкою «До інвентаризації на ____ (дата)». Такі документи є для бухгалтерії підставою для визначення залишків на початок інвентаризації.

Матеріально відповідальні особи в інвентаризаційних описах дають розписки в тому, що до початку інвентаризації всі прибуткові та видаткові документи на активи здано до бухгалтерії, усі цінності, що знаходяться у них на відповідальному зберіганні, оприбутковано, а вибулі – списано.

Етап 3. Перевірочний

На даному етапі проводяться підрахунки, виміри, зважування активів. У ході перевірки складаються інвентаризаційні описи, акти інвентаризації (див. «Документальне оформлення інвентаризації: всі форми»).

Положенням № 879 визначено ряд правил проведення інвентаризації:

1. Зважування, обміри, підрахунки проводяться в приміщенні, де такі активи зберігаються. Якщо матеріали зберігаються навалом, то підрахунки можна здійснювати на підставі технічних розрахунків та обмірів. Акти обмірів і розрахунки додаються до інвентаризаційних описів.

2. Якщо інвентаризація активів у приміщенні не закінчена за один день, її необхідно завершити на наступний робочий день. У цьому випадку після закінчення перевірки голова комісії пломбує приміщення.

3. Під час перерви в інвентаризації описи повинні зберігатися в закритому приміщенні, де проводиться інвентаризація.

4. Якщо в матеріально відповідальної особи перевіряється декілька ізольованих одне від одного приміщень, то члени комісії повинні проводити інвентаризацію послідовно в місцях зберігання активів.

Якщо після закінчення перевірки матеріально відповідальні особи виявляють помилки в інвентаризаційних описах, вони повинні негайно повідомити про це комісію. Після перевірки даного факту комісія вносить необхідні виправлення.

Після завершення інвентаризації в матеріально відповідальної особи може бути проведена контрольна перевірка. Її мета – підтвердити наявність найбільш істотних за вартістю активів підприємства і тих, які користуються найбільшим попитом.

Етап 4. Заключний

Закінчення інвентаризації підтверджується оформленням звіряльних відомостей (при виявленні розбіжностей між фактичними та обліковими даними) і протоколу інвентаризаційної комісії.

У протоколі фіксуються результати інвентаризації. Протокол затверджується керівником підприємства, а зазначені в ньому результати відображаються в бухгалтерському обліку та фінансовій звітності.
 

Висновки

Залежно від вимог законодавства та виявлених порушень інвентаризація буває: обов'язковою та добровільною, плановою та раптовою, вибірковою та суцільною.

Обов'язковою є інвентаризація, проведення якої передбачене нормативними актами. Добровільна інвентаризація проводиться за розпорядженням керівника підприємства, її порядок затверджується розпорядчими документами підприємства.

Планова інвентаризація здійснюється в строки, установлені внутрішніми документами підприємства та законодавчими актами, раптова – у випадку виявлення фактів крадіжки, неврахованих активів, обману покупців.

Вибіркова інвентаризація проводиться, коли потрібно підтвердити наявність певних видів активів (наприклад, при виявленні недостачі), суцільна – наприклад, перед складанням річної фінансової звітності та в інших установлених законодавством випадках.

Порядок проведення таких інвентаризацій установлений або Положенням № 879, або розпорядчим документом підприємства.