Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация – один из способов обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности. Ее цель – не только установить фактическое наличие имущества предприятия, но и определить залежалые активы, проверить расчеты с контрагентами, начисленные обязательства и пр. В консультации рассмотрим порядок проведения инвентаризаций, а также приведем образец приказа о проведении инвентаризации.

Виды инвентаризации

Инвентаризация может быть обязательной или добровольной. Основное различие между ними состоит в том, что порядок проведения обязательной инвентаризации (в частности, сроки и случаи ее проведения, охват) предусмотрен нормативным актом – Положением № 879, а вот порядок проведения добровольной инвентаризации устанавливается руководителем предприятия или уполномоченным органом.

Также инвентаризация бывает плановой и внезапной. Плановая предусматривается распорядительными документами руководителя и нормативными актами, внезапная проводится в случае выявления кражи, факта неучтенной продукции и прочих нарушений.

Кроме того, инвентаризация может различаться по охвату инвентаризуемых активов, а именно:

• выборочная затрагивает только часть имущества (обязательств) предприятия. Например, при установлении факта кражи имущества инвентаризация является обязательной, но объем охваченных проверкой активов определяет руководитель;
• сплошная подразумевает полную инвентаризацию всех активов предприятия, расчетов, обязательств, к примеру, перед составлением годовой финотчетности.

Когда проводится обязательная инвентаризация

Случаи, когда инвентаризация проводится в обязательном порядке, установлены п. 7, 9 Положения № 879 (см. таблицу).

Сроки проведения годовой инвентаризации

Согласно п. 10 Положения № 879 инвентаризация проводится:

1. До даты баланса в период трех месяцев (начиная с 1 октября):

• необоротных активов (кроме незавершенных капитальных инвестиций, объектов основных средств, находящихся на момент проведения инвентаризации за пределами предприятия, например, транспорт, находящийся в длительных рейсах);
• запасов (кроме незавершенного производства, полуфабрикатов и ТМЦ, находящихся за пределами предприятия);
• текущих биологических активов;
• дебиторской и кредиторской задолженности;
• расходов и доходов будущих периодов;
• обязательств (кроме неиспользованных обеспечений, расчетов с бюджетом и отчислений на социальное страхование).

2. До даты баланса в период двух месяцев (начиная с 1 ноября):

• незавершенных капитальных инвестиций;
• незавершенного производства, полуфабрикатов;
• финансовых инвестиций;
• денежных средств;
• средств целевого финансирования;
• обязательств в части неиспользованных обеспечений;
• расчетов с бюджетом и отчислений на социальное страхование.

3. До временного выбытия с предприятия:

• объектов основных средств (в частности, транспорта, находящегося в дальних рейсах);
• других материальных ценностей, находящихся во время инвентаризации за пределами предприятия.

Сроки проведения инвентаризации и охват инвентаризуемых активов утверждаются приказом по предприятию (см. образец в конце консультации).

Обратите внимание на некоторые особенности, установленные Положением № 879:

• инвентаризация земельных участков, зданий, сооружений и других объектов недвижимости может проводиться раз в три года (кроме недвижимого имущества госпредприятий);
• инвентаризация инструментов, приборов, инвентаря, мебели может проводиться ежегодно в объеме не менее 30 % таких объектов при условии полного охвата всех этих объектов за 3 года;
• инвентаризации подлежат и драгметаллы, содержащиеся в приборах, оборудовании и других изделиях. Они инвентаризуются одновременно с этими активами.

Особенности проведения инвентаризации в зоне АТО

Порядок проведения инвентаризации предприятиями, имущество которых находится на временно оккупированной территории и в зоне проведения АТО, регламентируется п. 8 Положения № 879.

Обязательную инвентаризацию (в случаях, определенных данным положением и другими законами) предприятия проводят, когда у них появляется безопасный доступ к активам, первичным документам и регистрам бухучета, находящимся на указанных выше территориях. Эти предприятия проводят инвентаризацию по состоянию на 1-е число месяца, следующего за тем, в котором появился такой доступ. В этом же периоде данные инвентаризации должны быть отражены в бухгалтерском учете.

Порядок проведения инвентаризации, а также документального оформления ее результатов такой же, как и для других предприятий, работающих на территории Украины (см. ниже и консультацию «Документальное оформление инвентаризации: все формы»).

Порядок проведения инвентаризации

Процедуру инвентаризации можно разделить на несколько этапов. Рассмотрим подробнее каждый из них.

Этап 1. Создание инвентаризационной комиссии

В соответствии с п. 1 разд. ІІ Положения № 879 инвентаризационная комиссия создается распорядительным документом руководителя предприятия (обычно – приказом). В состав этой комиссии входят:

• представители аппарата управления предприятием;
• бухгалтеры (специалисты аудиторской фирмы, физлицо-предприниматель, если бухучет на предприятии ведется не штатными бухгалтерами);
• специалисты предприятия, компетентные в проведении инвентаризации тех или иных видов активов (инженеры, технологи, механики, товароведы, маркетологи, экономисты).

Председателем комиссии является руководитель предприятия или уполномоченный им руководитель структурного подразделения. Если бухучет на предприятии ведется самим руководителем, то возглавляет ее только он.

Если на предприятии создана служба внутреннего аудита или ревизионная комиссия, то по решению руководителя представители таких служб также могут быть включены в состав инвентаризационной комиссии.

В случаях, когда инвентаризация проводится согласно решению суда или документу органа, имеющего право требовать проведения инвентаризации, должностные лица таких органов могут присутствовать при ее проведении.

Важно! Инвентаризация проводится в присутствии материально ответственного лица и полным составом инвентаризационной комиссии.

Однако если на предприятии большой объем работ, то одна комиссия может не обеспечить проведение инвентаризации вовремя и в полной мере. Поэтому руководитель такого предприятия может издать приказ о создании нескольких рабочих инвентаризационных комиссий для проведения инвентаризаций в разных местах хранения активов и производства. В их состав включаются те же специалисты, что и в основную инвентаризационную комиссию. Помимо этого, одни и те же члены комиссий могут входить и в основную, и в рабочую комиссию. Председатели таких комиссий и их состав также утверждаются распорядительным документом руководителя.

Обратите внимание на два важных запрета, касающихся создания инвентаризационных комиссий:

1. Нельзя назначать председателем рабочей инвентаризационной комиссии одного и того же человека у одних и тех же материально ответственных лиц в течение двух лет подряд.

2. Нельзя включать материально ответственных лиц в состав рабочей инвентаризационной комиссии для проверки активов, которые находятся у таких лиц на ответственном хранении.

В случае создания рабочих комиссий инвентаризационная комиссия осуществляет такие функции:

• организует проведение инвентаризаций, осуществляет инструктаж членов рабочих комиссий;
• проводит контрольные проверки, а также выборочные инвентаризации по решению руководителя предприятия;
• проверяет правильность определения инвентаризационных разниц, обоснованность зачета пересортицы;
• при выявлении грубых нарушений при проведении инвентаризации проводит повторную инвентаризацию (по решению руководителя);
• выясняет причины выявленных недостач, потерь от порчи активов, а также вносит предложения по их предотвращению с отражением соответствующей информации в протоколе.

Функции рабочих инвентаризационных комиссий таковы (п. 2.5 разд. ІІ Положения № 879):

• проверяют наличие активов в местах хранения и производства;
• совместно с бухгалтерской службой участвуют в определении результатов инвентаризации, разрабатывают и вносят предложения о зачете пересортицы, предотвращении недостач и потерь от порчи;
• оформляют протокол с информацией, необходимой для составления протокола инвентаризационной комиссией.

Этап 2. Подготовительный

До начала инвентаризации выполняются такие действия (п. 5 разд. ІІ Положения № 879):

• проверяется исправность всех весоизмерительных приборов;
• завершается обработка всех документов о движении активов и формируются последние на момент инвентаризации реестры приходных и расходных документов или отчеты о движении активов;
• устанавливаются остатки на дату инвентаризации;
• группируются, сортируются и раскладываются активы по названиям, сортам, размерам в порядке, удобном для подсчета. Если инвентаризация внезапная, то это делается в присутствии рабочей инвентаризационной комиссии.

После выполнения этих действий председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы с пометкой «До инвентаризации на ____ (дата)». Такие документы являются для бухгалтерии основанием для определения остатков на начало инвентаризации.

Материально ответственные лица в инвентаризационных описях дают расписки в том, что до начала инвентаризации все приходные и расходные документы на активы сданы в бухгалтерию, все ценности, находящиеся у них на ответственном хранении, оприходованы, а выбывшие – списаны.

Этап 3. Проверочный

На данном этапе проводятся подсчеты, замеры, взвешивание активов. В ходе проверки составляются инвентаризационные описи, акты инвентаризации (см. «Документальное оформление инвентаризации: все формы»).

Положением № 879 определен ряд правил проведения инвентаризации:

1. Взвешивание, обмеры, подсчеты проводятся в помещении, где такие активы хранятся. Если материалы хранятся навалом, то подсчеты можно осуществлять на основании технических расчетов и обмеров. Акты обмеров и расчеты прилагаются к инвентаризационным описям.

2. Если инвентаризация активов в помещении не закончена за один день, ее необходимо завершить на следующий рабочий день. В этом случае после окончания проверки председатель комиссии пломбирует помещение.

3. Во время перерыва в инвентаризации описи должны храниться в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

4. Если у материально ответственного лица проверяется несколько изолированных друг от друга помещений, то члены комиссии должны проводить инвентаризацию последовательно в местах хранения активов.

Если после окончания проверки материально ответственные лица выявляют ошибки в инвентаризационных описях, они должны немедленно сообщить об этом комиссии. После проверки данного факта комиссия вносит необходимые исправления.

После завершения инвентаризации у материально ответственного лица может быть проведена контрольная проверка. Ее цель – подтвердить наличие наиболее существенных по стоимости активов предприятия и тех, которые пользуются наибольшим спросом.

Этап 4. Заключительный

Окончание инвентаризации подтверждается оформлением сличительных ведомостей (при выявлении расхождений между фактическими и учетными данными) и протокола инвентаризационной комиссии.

В протоколе фиксируются результаты инвентаризации. Протокол утверждается руководителем предприятия, а указанные в нем результаты отражаются в бухгалтерском учете и финансовой отчетности.

Выводы

В зависимости от требований законодательства и выявленных нарушений инвентаризация бывает: обязательной и добровольной, плановой и внезапной, выборочной и сплошной.

Обязательной является инвентаризация, проведение которой предусмотрено нормативными актами. Добровольная инвентаризация проводится по распоряжению руководителя предприятия, ее порядок утверждается распорядительными документами предприятия.

Плановая инвентаризация осуществляется в сроки, установленные внутренними документами пред-приятия и законодательными актами, внезапная – в случае выявления фактов кражи, неучтенных акти-вов, обмана покупателей.

Выборочная инвентаризация проводится, когда нужно подтвердить наличие определенных видов ак-тивов (например, при выявлении недостачи), сплошная – например, перед составлением годовой фи-нансовой отчетности и в других установленных законодательством случаях.

Порядок проведения таких инвентаризаций установлен либо Положением № 879, либо распоряди-тельным документом предприятия.