Первинні документи при транспортуванні вантажів

24.11.2014 28078 0 0

Акценти цієї статті:

наведено зразки актів наданих транспортно-експедиторських послуг при перевезенні вантажів автомобільним і залізничним транспортом;
зазначено, якими обов'язковими документами слід підтверджувати факт перевезення різних вантажів різним транспортом.

Вимоги до первинних документів

Незалежно від виду діяльності всі записи в облікових регістрах виконуються лише на підставі первинних документів. Ці документи містять відомості про суть господарської операції та підтверджують факт її здійснення (ст. 1, 9 Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV, далі – Закон № 996; п. 2 Положення, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88, далі – Положення № 88).

Будь-який первинний документ повинен мати обов'язкові реквізити (ст. 9 Закону № 996), без яких він може бути визнаний недійсним:

назву документа;
дату і місце складання;
назву підприємства, від імені якого складено документ;
зміст та обсяг господарської операції;
одиницю виміру господарської операції;
посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у господарській операції.

Проте цей перелік не є вичерпним. Первинний документ може містити й інші реквізити, обов'язкові для заповнення (п. 2.4 Положення № 88). Наприклад: ідентифікаційний код підприємства, номер документа, підстави для здійснення операції, дані про документ, який засвідчує особу-отримувача тощо.

Підприємство може використовувати типові форми первинних документів, затверджені галузевими стандартами. А там, де типові форми не передбачено, підприємство може розробити свої форми. Якщо в «саморобних» формах є всі обов'язкові реквізити первинного документа, ними можна користуватися нарівні з типо-вими.

Документи у перевізників та експедиторів

Розглянемо, які первинні документи необхідно складати підприємствам, що займаються транспортуванням вантажів клієнта самостійно (перевізники) або організовують таке перевезення (експедитори).

1. Письмовий договір (перевезення чи транспортного експедирування). Про необхідність укладення такого договору ми говорили на с. 31 цього номера.

2. Заявка-замовлення на перевезення вантажів. Як правило, подається клієнтом експедитору (перевізникові) на кожне перевезення. Оформлення такої заявки має бути передбачено договором.

3. Акт виконаних робіт (акт на надання транспортно-експедиторських послуг, звіт комі-сіонера). Цей первинний документ підтверджує факт отримання доходу від наданої послуги. У разі укладення посередницького договору на перевезення таким первинним документом може бути і звіт комісіонера.

Приклад 1

Між підприємствами ТОВ «Каскад» (експедитор) та ТОВ «Мінко» (клієнт) укладено договір транспортного експедирування на перевезення вантажів автомобільним транспортом. Згідно з умовами договору:

клієнт перераховує експедиторові перед-оплату в розмірі 100 % вартості послуг із перевезення;
винагорода експедитору становить 5 % від вартості послуг, нараховується за фактом надання послуг та утримується ним самостійно з отриманої передоплати;
акт наданих транспортно-експедиторських послуг складається експедитором на кожне перевезення вантажу клієнта;
витрати експедитора підтверджуються первинними документами (рахунки, товарно-транспортні накладні, акти виконаних робіт). Копії цих документів мають бути додані до акта.

Згідно з договором 2 вересня 2014 року ТОВ «Каскад» виконано послуги з організації перевезення продукції клієнта, що підтверджено актом наданих транспортно-експедиторських послуг (форму акта розроблено підприємством самостійно – див. зразок 1).

Акт № 1

наданих транспортно-експедиторських послугдо договору від 20.02.14 р. № 304

м. Запоріжжя 02.09.14 р.

ТОВ «Каскад», іменоване далі – Експедитор, в особі директора Кривко І. Н., який діє на підставі Статуту, з одного боку, і ТОВ «Мінко», іменоване далі – Клієнт в особі директора Четкіної І. В., яка діє на підставі Статуту, з іншого боку, склали цей акт про нижченаведене:

2 вересня 2014 року Експедитором надано транспортно-експедиторські послуги з перевезення вантажів Замовника маршрутом м. Запоріжжя – м. Мелітополь на суму 6 000 грн., у т. ч. ПДВ – 1 000 грн.

Вартість послуг експедитора становить 300 грн., у т. ч. ПДВ – 50 грн.

Додатки до акта на 4 листах (копії ТТН, актів виконаних робіт із навантаження та розвантаження вантажу, акта виконаних робіт з охорони вантажу в дорозі).

Експедитор
(підпис) Кривко І. Н.

Клієнт
(підпис) Четкіна І. В.

Приклад 2

Між контрагентами ТОВ «Сингапур» (експедитор) та ТОВ «Новик» (клієнт) укладено договір ТЕО на перевезення вантажів залізничним транспортом. Згідно з умовами договору:

передоплата в розмірі 100 % узгодженого місячного обсягу перевезень перераховується на поточний рахунок експедитора до 5-го числа поточного місяця;
до авансових платежів включається сума, яка має бути перерахована експедитором залізниці, плата за користування вагонами і плата експедитору;
плата експедитору становить 1,5 % від вартості перевезення, нараховується за фактом надання послуг та утримується ним самостійно з отриманої передоплати;
акт наданих транспортно-експедиторських послуг складається експедитором щомісячно за фактично надані в поточному місяці послуги та подається клієнту не пізніше 3-го числа наступного місяця;
до акта має додаватися реєстр перевезень (маршрутів проходження вантажів) і копії документів, що підтверджують понесені експедитором витрати.

Наведемо зразок акта експедитора (форму акта розроблено підприємством самостійно) (див. зразок 2).

Акт № 8

наданих транспортно-експедиторських послугдо договору від 09.01.14 р. № 26/17

м. Дніпропетровськ 31.10.14 р.

ТОВ «Сингапур», іменоване далі – Експедитор, в особі директора Мирного П. І., який діє на підставі Статуту, з одного боку, і ТОВ «Новик», іменоване далі – Клієнт, в особі директора Петро-ва Н. Е., який діє на підставі Статуту, з іншого боку, склали цей акт про нижченаведене:

1. У жовтні 2014 року Експедитором надано Клієнту транспортно-експедиторські послуги з перевезення вантажів:

вартість послуг, наданих на території України: 980 000 грн.

ПДВ 20 %: 196 000 грн.

Разом із ПДВ: 1 176 000 грн.

Плата експедитора: 17 640 грн., у т. ч. ПДВ – 2 940 грн.

2. Стан розрахунків між сторонами:

на 01.10.14 р. сума отриманої від Клієнта передоплати становить: 300 000 грн.

у жовтні отримано від Клієнта: 900 000 грн.

на 01.11.14 р. сума отриманої від Клієнта передоплати становить 6 360 грн. (300 000 грн. + + 900 000 грн. – 1 176 000 грн. – 17 640 грн.).

Додатки до акта (реєстр перевезень, документи, що підтверджують витрати Експедитора у процесі виконання договору) – на 21 аркуші.

Експедитор
(підпис) Мирний І. П.

Клієнт
(підпис) Петров Н. Е.

Зазначимо, що складений подібним чином первинний документ може бути названо не актом наданих транспортно-експедиторських послуг, а звітом про виконану роботу (за аналогією зі звітом комісіонера). При цьому суть його не зміниться.

4. Додаткові документи, передбачені галузевими стандартами, законодавчими актами.

Для вантажних перевезень може бути використано авіаційний, автомобільний, залізничний і водний транспорт. І тоді тільки акта виконаних робіт (звіту комісіонера) для підтвердження факту надання послуг – недостатньо. Галузевими стандартами, законами України, іншими нормативними актами передбачено цілий ряд обов'язкових для застосування та заповнення типових форм.

Автоперевезення. Наприклад, для всіх учасників транспортного процесу при перевезенні вантажів автомобільним транспортом на території України основний документ – товарно-транспортна накладна (ТТН). Лише за наявності ТТН відбувається списання ТМЦ у постачальника, оприбуткування ТМЦ у покупця, складається акт виконаних робіт у перевізника (розд. 1 Правил, затверджених наказом Мінтрансу від 14.10.97 р. № 363, далі – Правила № 363).

Зверніть увагу, що Правила № 363 не поширюються на перевезення небезпечних, важких і великогабаритних вантажів, пошти і перевезення вантажів у міжнародному сполученні.

У міжнародних автоперевезеннях використовують інший первинний документ – товарно-транспортну накладну CMR.

Для перевезення окремих вантажів застосовуються спеціальні ТТН. Наприклад, для обліку перевезення хліба – форма № 1-ТТН (хліб), затверджена наказом Мінагрополітики від 06.06.01 р. № 153.

Залізничні перевезення. Порядок оформлення перевізних документів при залізничних перевезеннях установлено Правилами, затвердженими наказом Мінтрансу від 21.11.2000 р. № 644. При цьому для залізничних перевезень також передбачено окремі єдині перевізні документи, наприклад при міжнародних залізничних перевезеннях застосовується накладна СМГС.

Авіаперевезення. Документом, який підтверджує перевезення авіатранспортом, є авіаційна вантажна накладна (у тому числі її електронний аналог) (Air Waybill). Єдиним міжнародним перевізним документом для таких перевезень є Генеральна декларація, складання якої передбачено Конвенцією про міжнародну цивільну авіацію.

Водні перевезення. Основним документом, який використовується при перевезеннях вантажів водним транспортом, є коносамент (Bill of Lading) (згідно з листом ДПС від 23.12.11 р. № 10304/7/15-3417-14).

Тому відобразити витрати на перевезення вантажів у бухгалтерському і податковому обліку можна лише за наявності відповідних первинних документів. А саме тих, що застосовуються в різних галузях господарювання для обліку транспортної роботи з перевезення різних видів вантажів як на території України, так і в міжнародному сполученні.

Зазначимо, що мати необхідну і правильно заповнену транспортну документацію важливо не тільки для підтвердження витрат суб'єкта господарювання. Це обов'язково і для правильного визначення ставки ПДВ.

Дуже часто на практиці виникає запитання:

Хто повинен виписати ТТН при перевезенні вантажів автомобільним транспортом за договорами ТЕО і в кого з учасників процесу мають залишитися оригінали ТТН?

Звернемося до Правил № 363. Там сказано, що ТТН має бути виписана в кількості не менше 4 примірників (п. 11.4 Правил № 363) замовником (вантажовідправником). Але якщо замовник і вантажовідправник – різні особи: замовник послуг із перевезення – експедитор, а вантажовідправник – клієнт експедитора за договором ТЕО? Хто тоді конкретно має виписати ТТН?

Відповідь на це запитання знаходимо в п. 11.5 і 11.6 Правил № 363. Згідно з п. 11.5 водій (експедитор) приймає вантаж за ТТН і підписує всі її примірники. Вантажовідправник перший примірник ТТН залишає в себе, решту передає експедитору. Експедитор другий примірник ТТН передає вантажоодержувачу. Вантажоодержувач засвідчує решту примірників ТТН і віддає перевізнику. Замовником послуг перевізника є експедитор, якому й направляється один із цих примірників ТТН для проведення розрахунків. Таким чином, виписати ТТН у цьому випадку має вантажовідправник – клієнт експедитора.

Для документального підтвердження своїх витрат експедитор повинен подати клієнту (замовникові транспортно-експедиторських послуг) або копію ТТН, або її оригінал, підписаний вантажоодержувачем (у цьому випадку вантажовідправник випише 5 примірників ТТН, а один із примірників, підписаних вантажоодержувачем, експедитор передасть клієнту). Цю умову сторонам із самого початку необхідно передбачити в договорі транспортного експедирування.

бухоблік транспорт