Первичные документы при транспортировке грузов

Акценты этой статьи:

• приведены образцы актов оказанных транспортно-экспедиторских услуг при перевозке грузов автомобильным и железнодорожным транспортом;
• указано, какими обязательными документами следует подтверждать факт перевозки различных грузов различным транспортом.

Требования к первичным документам

Независимо от вида деятельности все записи в учетных регистрах выполняются только на основании первичных документов. Эти документы содержат сведения о сути хозяйственной операции и подтверждают факт ее осуществления (ст. 1, 9 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV, далее – Закон № 996; п. 2 Положения, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88, далее – Положение № 88).

Любой первичный документ должен иметь обязательные реквизиты (ст. 9 Закона № 996), без которых он может быть признан недействительным:

• название документа;
• дата и место составления;
• название предприятия, от имени которого составлен документ;
• содержание и объем хозяйственной операции;
• единица измерения хозяйственной операции;
• должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в хозяйственной операции.

Однако этот перечень не является исчерпывающим. Первичный документ может содержать и другие реквизиты, обязательные для заполнения (п. 2.4 Положения № 88). Например: идентификационный код предприятия, номер документа, основания для осуществления операции, данные о документе, удостоверяющем лицо-получателя и пр.

Предприятие может использовать типовые формы первичных документов, утвержденные отраслевыми стандартами. А там, где типовые формы не предусмотрены, предприятие может разработать свои формы. Если в «самодельных» формах имеются все обязательные реквизиты первичного документа, ими можно пользоваться наравне с типовыми.

Документы у перевозчиков и экспедиторов

Рассмотрим, какие первичные документы необходимо составлять предприятиям, которые занимаются транспортировкой грузов клиента самостоятельно (перевозчики) или организуют такую перевозку (экспедиторы).

1. Письменный договор (перевозки или транспортного экспедирования). О необходимости заключения такого договора мы говорили на с. 31 этого номера.

2. Заявка-заказ на перевозку грузов. Как правило, подается клиентом экспедитору (перевозчику) на каждую перевозку. Оформление такой заявки должно быть предусмотрено договором.

3. Акт выполненных работ (акт на оказание транспортно-экспедиторских услуг, отчет комиссионера). Этот первичный документ подтверждает факт получения дохода от оказанной услуги. В случае заключения посреднического договора на перевозку таким первичным документом может быть и отчет комиссионера.

Пример 1

Между предприятиями ООО «Каскад» (экспедитор) и ООО «Минко» (клиент) заключен договор транспортного экспедирования на перевозку грузов автомобильным транспортом. Согласно условиям договора:

• клиент перечисляет экспедитору предоплату в размере 100 % стоимости услуг по перевозке;
• вознаграждение экспедитору составляет 5 % от стоимости услуг, начисляется по факту оказания услуг и удерживается им самосто-ятельно из полученной предоплаты;
• акт оказанных транспортно-экспедиторских услуг составляется экспедитором на каждую перевозку груза клиента;
• затраты экспедитора подтверждаются первичными документами (счета, товарно-транспортные накладные, акты выполненных работ). Копии этих документов должны быть приложены к акту.

Согласно договору 2 сентября 2014 года ООО «Каскад» выполнены услуги по организации перевозки продукции клиента, что подтверждено актом оказанных транспортно-экспедиторских услуг (форма акта разработана предприятием самостоятельно – см. образец 1).

Акт № 1

оказанных транспортно-экспедиторских услугк договору от 20.02.14 г. № 304

г. Запорожье 02.09.14 г.

ООО «Каскад», именуемое в дальнейшем – Экспедитор, в лице директора Кривко И. Н., действующего на основании Устава, с одной стороны, и ООО «Минко», именуемое в дальнейшем – Клиент в лице директора Четкиной И. В., действующего на основании Устава, с другой стороны, составили настоящий акт о нижеследующем:

2 сентября 2014 года Экспедитором оказаны транспортно-экспедиторские услуги по перевозке грузов Заказчика по маршруту г. Запорожье – г. Мелитополь на сумму 6 000 грн., в т. ч. НДС – 1 000 грн.

Стоимость услуг экспедитора составляет 300 грн., в т. ч. НДС – 50 грн.

Приложения к акту на 4 листах (копии ТТН, актов выполненных работ по погрузке и разгрузке груза, акта выполненных работ по охране груза в пути).

Экспедитор
(подпись) Кривко И.

Клиент
(подпись) Четкина И. В.

Пример 2

Между контрагентами ООО «Сингапур» (экспедитор) и ООО «Новик» (клиент) заключен договор ТЭО на перевозку грузов железнодорожным транспортом. Согласно условиям договора:

• предоплата в размере 100 % согласованного месячного объема перевозок перечисляется на текущий счет экспедитора до 5-го числа текущего месяца;
• в авансовые платежи включается сумма, которая должна быть перечислена экспедитором железной дороге, плата за пользование вагонами и плата экспедитору;
• плата экспедитору составляет 1,5 % от стоимости перевозки, начисляется по факту оказания услуг и удерживается им самостоятельно из полученной предоплаты;
• акт оказанных транспортно-экспедиторских услуг составляется экспедитором ежемесячно за фактически оказанные в текущем месяце услуги и подается клиенту не позднее 3-го числа следующего месяца;
• к акту должен прилагаться реестр перевозок (маршрутов следования грузов) и копии документов, подтверждающие понесенные экспедитором затраты.

Приведем образец акта экспедитора (форма ак-та разработана предприятием самостоятельно) (см. образец 2).

Акт № 8

оказанных транспортно-экспедиторских услугк договору от 09.01.14 г. № 26/17

г. Днепропетровск 31.10.14 г.

ООО «Сингапур», именуемое в дальнейшем – Экспедитор, в лице директора Мирного П. И., действующего на основании Устава, с одной стороны, и ООО «Новик», именуемое в дальнейшем – Клиент, в лице директора Петрова Н. Е., действующего на основании Устава, с другой стороны, составили настоящий акт о нижеследующем:

1. В октябре 2014 года Экспедитором оказаны Клиенту транспортно-экспедиторские услуги по перевозке грузов:

стоимость услуг, оказанных на территории Украины: 980 000 грн.

НДС 20 %: 196 000 грн.

Итого с НДС: 1 176 000 грн.

Плата экспедитора: 17 640 грн., в т. ч. НДС – 2 940 грн.

2. Состояние расчетов между сторонами:

на 01.10.14 г. сумма полученной от Клиента предоплаты составляет: 300 000 грн.,

в октябре получено от Клиента: 900 000 грн.

на 01.11.14 г. сумма полученной от Клиента предоплаты составляет 6 360 грн. (300 000 грн. + + 900 000 грн. – 1 176 000 грн. – 17 640 грн.).

Приложения к акту (реестр перевозок, документы, подтверждающие расходы Экспедитора в процессе выполнения договора) – на 21 листе.

Экспедитор
(подпись) Мирный И. П.

Клиент
(подпись) Петров Н. Е.

Отметим, что составленный подобным образом первичный документ может быть назван не актом оказанных транспортно-экспедиторских услуг, а отчетом о выполненной работе (по аналогии с отчетом комиссионера). При этом суть его не изменится.

4. Дополнительные документы, предусмот-ренные отраслевыми стандартами, законо-дательными актами.

Для грузовых перевозок может быть использован авиационный, автомобильный, железнодорожный и водный транспорт. И тогда только акта выполненных работ (отчета комиссионера) для подтверждения факта оказания услуг – недостаточно. Отраслевыми стандартами, законами Украины, прочими нормативными актами предусмотрен целый ряд обязательных для применения и за-полнения типовых форм.

Автоперевозки. Например, для всех участников транспортного процесса при перевозке грузов автомобильным транспортом на территории Украины основной документ – товарно-транспортная накладная (ТТН). Только при наличии ТТН происходит списание ТМЦ у поставщика, оприходование ТМЦ у покупателя, составляется акт выполненных работ у перевозчика (разд. 1 Правил, утвержденных приказом Минтранса от 14.10.97 г. № 363, далее – Правила № 363).

Обратите внимание, что Правила № 363 не распространяются на перевозку опасных, тяжелых и крупногабаритных грузов, почты и перевозки грузов в международном сообщении.

В международных автоперевозках используют другой первичный документ – товарно-транспорт-ную накладную СMR.

Для перевозки отдельных грузов применяются специальные ТТН. Например, для учета перевозки хлеба – форма № 1-ТТН (хліб), утвержденная приказом Минагрополитики от 06.06.01 г. № 153.

Железнодорожные перевозки. Порядок оформления перевозочных документов при железнодорожных перевозках установлен Правилами, утвержденными приказом Минтранса от 21.11.2000 г. № 644. При этом для железнодорожных перевозок также предусмотрены отдельные единые перево-зочные документы, например при международных железнодорожных перевозках применяется накладная СМГС.

Авиаперевозки. Документом, подтверждающим перевозку авиатранспортом, является авиационная грузовая накладная (в том числе ее электронный аналог) (Air Waybill). Единым международным перевозочным документом для таких перевозок является Генеральная декларация, составление которой предусмотрено Конвенцией о международной гражданской авиации.

Водные перевозки. Основным документом, ко-торый используется при перевозках грузов вод-ным транспортом, является коносамент (Bill of Lading) (согласно письму ГНС от 23.12.11 г. № 10304/7/15-3417-14).

Поэтому отразить расходы на перевозку грузов в бухгалтерском и налоговом учете можно только при наличии соответствующих первичных документов. А именно тех, что применяются в различных отраслях хозяйствования для учета транспортной работы по перевозке различных видов грузов как на территории Украины, так и в международном сообщении.

Отметим, что иметь необходимую и правильно заполненную транспортную документацию важно не только для подтверждения расходов субъекта хозяйствования. Это обязательно и для правильного определения ставки НДС.

Очень часто на практике возникает вопрос:

Кто должен выписать ТТН при перевозке грузов автомобильным транспортом по договорам ТЭО и у кого из участников процесса должны остаться оригиналы ТТН?

Обратимся к Правилам № 363. Там сказано, что ТТН должна быть выписана в количестве не менее 4 экземпляров (п. 11.4 Правил № 363) заказчиком (грузоотправителем). Но если заказчик и грузоотправитель – разные лица: заказчик услуг по перевозке – экспедитор, а грузоотправитель – клиент экспедитора по договору ТЭО? Кто тогда конкретно должен выписать ТТН?

Ответ на этот вопрос находим в п. 11.5 и 11.6 Правил № 363. Согласно п. 11.5 водитель (экспедитор) принимает груз по ТТН и подписывает все ее экземпляры. Грузоотправитель первый экземпляр ТТН оставляет у себя, остальные передает экспедитору. Экспедитор второй экземпляр ТТН передает грузополучателю. Грузополучатель заверяет остальные экземпляры ТТН и отдает перевозчику. Заказчиком услуг перевозчика является экспедитор, которому и направляется один из этих экземпляров ТТН для проведения расчетов. Таким образом, выписать ТТН в этом случае должен грузоотправитель – клиент экспедитора.

Для документального подтверждения своих расходов экспедитор должен представить клиенту (заказчику транспортно-экспедиторских услуг) или копию ТТН, или ее оригинал, подписанный грузополучателем (в этом случае грузоотправитель выпишет 5 экземпляров ТТН, а один из экземпляров, подписанных грузополучателем, экспедитор передаст клиенту). Это условие сторонам изначально необходимо предусмотреть в договоре транспортного экспедирования.