Нестачі запасів при транспортуванні

У момент оприбуткування запасів на склад отримувача можуть виявитися розбіжності між фактично отриманою номенклатурою запасів, їх якістю, кількістю і даними, зазначеними в первинних документах, наданих постачальником.

Нагадаємо, що до первісної вартості запасів не включаються наднормативні втрати і нестачі запасів, що виникли під час їх транспортування. Ці втрати належать до витрат того періоду, у якому їх було виявлено або віднесено на винних осіб.

Якими документами встановлено правила приймання запасів?

Строки та правила приймання запасів:

• за кількістю – наведено в Інструкції про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного споживання за кількістю, затвердженій постановою Держ-арбітражу СРСР від 15.06.65 р. № П-6 (далі – Інструкція № П-6);
• за якістю – в Інструкції про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного споживання за якістю, затвердженій постановою Держарбітражу СРСР від 25.04.66 р. № П-7.

Але в договорі постачання запасів сторони можуть зазначити інші строки та правила приймання.

Як учинити, якщо під час приймання запасів отримувач виявив невідповідність їх якості або нестачу?

У такому разі отримувач зобов'язаний призупинити подальше приймання запасів, повідомити про «сюрприз» постачальнику, викликати його представника і до приїзду представника постачальника забезпечити схоронність поставлених запасів, а також ужити заходів, щоб ці запаси не змішалися з іншими однорідними запасами.

Викликати представника постачальника потрібно за допомогою телеграми чи телефонограми (п. 17 Інструкції № П-6) або іншим способом, передбаченим у договорі постачання.

Яким документом оформляється нестача?

За фактом нестачі у присутності представника постачальника складається акт типової форми № М-7, затверджений наказом Мінстату від 21.06.96 р. № 193 (далі – Наказ № 193). Акт складається у двох примірниках за підписами осіб, які проводили приймання запасів.

У який строк зобов'язаний прибути представник постачальника?

Якщо в постачальника є представник у тому самому населеному пункті, то він має прибути не пізніше наступного дня після отримання виклику (якщо в ньому не зазначено іншого строку явки), а для запасів, які швидко псуються, – протягом чотирьох годин після отримання виклику.

Для іногородніх постачальників представник зобов'язаний з'явитися не пізніше ніж у триденний строк після отримання виклику, не рахуючи час, необхідний для проїзду (якщо іншого строку не передбачено в договорі). Неотримання відповіді на виклик у строк, зазначений у повідомленні, дає право отримувачу здійснити приймання до закінчення встановленого строку для явки іногороднього представника.

Якщо представник постачальника не прибув, тоді приймання запасів можна здійснити за участю представника іншого підприємства або за участю представника підприємства-отримувача, призначеного із числа осіб, затверджених рішенням місцевого комітету профспілки (за його наявності на підприємстві). Або запаси в односторонньому порядку може прийняти підприємство-отримувач, якщо постачальник дав згоду на одностороннє приймання запасів (п. 20 Інструкції № П-6).

Бухгалтерський облік нестачі

Нестачі можуть бути виявлені:

• у межах норм природних втрат. У цьому випадку отримувач оприбутковує фактично отриману кількість запасів на всю суму, зазначену в супровідних документах, тобто збільшує облікову вартість одиниці запасів. зауважимо, що нестача може виникнути через відносну погрішнісь вимірювань у разі зважування (тарування) запасів постачальником та отримувачем на різних типах вагів. Тоді для встановлення факту нестачі слід керуватися допустимою похибкою вагів із більш високою найбільшою межею точності зважування;
• понад норми природних втрат. Якщо постачальник або перевізник визнає нестачу, то сума нестачі відображається за Дт 374 «Розрахунки з відшкодування заподіяних збитків», а якщо не визнає – тоді за Дт 947 «Нестачі та втрати від псування цінностей» з одночасним відображенням на позабалансовому рахунку 072 «Невідшкодовані нестачі та втрати від псування цінностей».

Важливий момент! Для деяких видів запасів норм природних втрат не затверджено, тому будь-які втрати від їх нестачі слід уважати понаднормативними.

Наведемо частковий перелік нормативних документів (чинних на сьогодні), у яких установлено норми природних втрат:

Норми природних втрат продовольчих товарів у торгівлі, затверджені наказом Мінторгу СРСР від 02.04.87 р. № 88;

Норми втрат (бою) електроарматурного і лампового скла, електроустановних виробів, електроламп при транспортуванні, зберіганні та реалізації, затверджені наказом Мінторгу СРСР від 02.12.88 р. № 196;

Норми втрат (бою) товарів побутової хімії у дрібній розфасовці при транспортуванні, зберіганні та реалізації, затверджені наказом Мінторгу СРСР від 24.09.91 р. № 68;

Норми втрат (бою) ялинкових скляних прикрас при транспортуванні, зберіганні та реалізації, затверджені Наказом Мінторгу СРСР від 27.12.85 р. № 307;

Норми природних втрат окремих видів продукції виробничо-технічного призначення при перевезенні залізничним транспортом, затверджені постановою Держпостачу СРСР від 19.10.89 р. № 64;

Норми втрат (бою) фарфоро-фаянсових майолікових і гончарних товарів, посуди скляної сортової, господарської, кухонної з жаростійкого скла і колб для термосів при транспортуванні, зберіганні та реалізації, затверджені наказом Мінторгу СРСР від 04.01.88 р. № 2;

Норми втрат (бою) виробів із пластмас (господарських, галантерейних і культтоварів) при транспортуванні, зберіганні та реалізації, затверджені наказом Мінторгу СРСР від 27.11.91 р. № 94;

Норми природних втрат будівельних матеріалів при перевезеннях автомобільним транспортом, затверджені постановою Держпостачу СРСР від 08.06.87 р. № 78 (далі – Постанова № 78).

Приклад

26.05.15 р. ТОВ «Будинок» (м. Запоріжжя) за договором постачання від 01.03.15 р. № 05/2015 отримало від ПАТ «Будсервіс» (м. Київ) цемент марки ПЦ 400 у кількості 150 мішків по 50 кг кожен за ціною 51 грн. за мішок (у т. ч. ПДВ – 8,50 грн.). Доставка цементу здійснювалася постачальником. Під час отримання товару на складі покупця в м. Запоріжжя було виявлено, що 2 мішки намокли та один з них надірвано.

Для обліку нестачі товару під час його транспортування заповнимо типову форму № М-7 (див. фрагмент 1). Згідно з Постановою № 78 норма природних втрат цементу при перевезеннях автомобільним транспортом для цього постачання становить 30 кг (7 500 кг х 0,4 %).

Відобразимо операцію в бухгалтерському обліку.

(грн.)

ТОВ «Будинок» Типова форма № М-7

підприємство, організація

<...>

Місце складання акта м. Запоріжжя, пр. Миру, 10

Початок прийняття 10 год. 00 хв. Закінчення прийняття 10 год. 45 хв.

Прийнято та оглянуто вантаж, що прибув за рахунком № 1052 «22» травня 2015 р.

Посвідчення про якість (сертифікат) № __________ із станції (пристані) ____________________________

за супровідним транспортним документом № 157 «25» травня 2015 р.

у вагонах № ________________________

Відправник ПАТ «Будсервіс», м. Київ, вул. Будівників, 25

найменування та адреса

Одержувач ТОВ «Будинок», м. Запоріжжя, пр. Миру, 10

найменування та адреса

Постачальник ПАТ «Будсервіс», м. Київ, вул. Будівників, 25

найменування та адреса

Дата відправлення продукції зі станції (пристані, порту) чи зі складу відправника «25» травня 2015 р.

Договір № 05/2015 від «01» березня 2015 р. на поставку продукції.

Дата та номер телефонограми чи телеграми про виклик відправника (заготівельника) ___________

За супровідними транспортними документами значилося:

Дата та час (год., хв.)

Формат 2а4

2-га сторінка типової форми № М-7

Умови зберігання продукції на складі одержувача

Відповідають нормам зберігання будівельних сухих сумішів

Стан тари та упаковки на момент огляду продукції

2 мішки намокли, у тому числі цілісність 1 мішка порушена

Кількість продукції, що не вистачає, визначено За допомогою огляду

Цемент марки ПЦ 400, 2 мішки

зважуванням, рахунком місць, обміром та ін.

<...>

3-тя сторінка типової форми № М-7