Як підтвердити витрати на проїзд залізничним транспортом у відрядженні

Питання про документальне підтвердження витрат підприємства на проїзд співробітників залізничним транспортом новим назвати не можна. При цьому, якщо до 1 січня 2015 року такі витрати удостоювалися пильної уваги контролюючих органів – у цілях обкладення податком на прибуток, то із цієї дати податківці ставлять під сумнів їх – у цілях обкладення ПДФО.

А у всьому винен технічний прогрес. Адже після того, як у пасажирів з’явилася можливість придбавати електронні залізничні квитки через Інтернет, у платників податків виникли проблеми з визнанням паперових копій таких квитків як документів, що підтверджують витрати на проїзд.

Нагадаємо, іще в 2013 році Міндоходів і Мінінфраструктури спільним наказом від 30.05.13 р. № 331/137 затвердили Порядок оформлення розрахункових і звітних документів при здійсненні продажу проїзних і перевізних документів на залізничному транспорті (далі – Порядок № 331). Передбачалося, що після затвердження цього документа настане повна ясність у питанні визнання витрат на проїзд на підставі електронного залізничного квитка. Так, згідно з п. 5.2 та 5.6 Порядку № 331 візуальною формою електронного проїзного документа названо посадочний документ, який роздруковується на паперовому носії та є розрахунковим документом. Саме такий документ після оплати електронного залізничного квитка підприємство може самостійно роздрукувати на принтері і, наприклад, видати працівникові, направленому у відрядження. А також визнати на підставі такого документа витрати в бухобліку (див. лист Мінфіну від 19.12.13 р. № 31-07230-16-10/36949).

Здавалося б, паперової копії електронного залізничного квитка, роздрукованої підприємством, достатньо і для підтвердження податкових витрат. Але не все так просто.

Наприклад, у 2015 році для підтвердження витрат на проїзд ДФС вимагала від платників податків роздрукований електронний квиток на відповідному бланку проїзного документа (тобто оригінал залізничного квитка), або квиток, сформований в електронному вигляді. А на додаток до того чи іншого – документ про оплату такого квитка (виписку за поточним рахунком підприємства, засвідчену банківською печаткою, або квитанцію платіжного терміналу в разі оплати платіжною карткою) (див. лист від 17.09.15 р. № 21961/10/28-10-06-11).

Лист № 12975 продовжує тему визнання ДФС витрат на проїзд залізничим транспортом. Тільки вже як витрати на відрядження. Посилаючись на норми Закону від 06.07.95 р. № 265/95-ВР та Порядку № 331, ДФС дійшла висновку, що підтвердженням витрат відрядженого працівника на проїзд служитиме електронний квиток:

• або роздрукований на відповідному бланку проїзного документа;
• або сформований в електронному вигляді.

Як бачимо, документ про оплату вже не потрібний.

Таким чином, підприємству, щоб задовольнити контролюючий орган, потрібно:

• або, як раніше, отримувати оплачений електронний квиток у залізничній касі на «оригінальному» бланку;
• або при перевірці показати перевіряючим «картинку» такого квитка (наприклад, у смартфоні відрядженого працівника). А ще краще мати в електронній пошті підприємства лист від електронного сервісу продажу квитків із вкладенням електронного квитка. Такий лист працівник може переслати підприємству зі свого гаджета або відразу зазначити електронну адресу підприємства при замовленні квитків, коли є час і можливість. Адже, згідно з п. 5.2 Порядку № 331 електронним квитком є сукупність електронних даних на мобільному телефоні, смартфоні, планшеті, компактному персональному комп’ютері, чіп-карті тощо.