Как подтвердить расходы на проезд железнодорожным транспортом в командировке

Вопрос о документальном подтверждении расходов предприятия на проезд сотрудников железнодорожным транспортом новым назвать нельзя. При этом, если до 1 января 2015 года такие расходы удостаивались пристального внимания контролирующих органов – в целях обложения налогом на прибыль, то с этой даты налоговики подвергают их сомнению – в целях обложения НДФЛ.

А во всем виноват технический прогресс. Ведь после того, как у пассажиров появилась возможность приобретать электронные ж/д билеты через Интернет, у налогоплательщиков возникли проблемы с признанием бумажных копий таких билетов в качестве документов, подтверждающих расходы на проезд.

Напомним, еще в 2013 году Миндоходов и Мининфраструктуры совместным приказом от 30.05.13 г. № 331/137 утвердили Порядок оформления расчетных и отчетных документов при осуществлении продажи проездных и перевозочных документов на железнодорожном транспорте (далее – Порядок № 331). Предполагалось, что после утверждения данного документа наступит полная ясность в вопросе признания расходов на проезд на основании электронного ж/д билета. Так, согласно п. 5.2 и 5.6 Порядка № 331, визуальной формой электронного проездного документа назван посадочный документ, который распечатывается на бумажном носителе и является расчетным документом. Именно такой документ после оплаты электронного ж/д билета предприятие может самостоятельно распечатать на принтере и, например, выдать работнику, направленному в командировку. А также признать на основании такого документа расходы в бухучете (см. письмо Минфина от 19.12.13 г. № 31-07230-16-10/36949).

Казалось бы, бумажной копии электронного ж/д билета, распечатанной предприятием, достаточно и для подтверждения налоговых расходов. Но не все так просто.

Например, в 2015 году для подтверждения расходов на проезд ГФС требовала от налогоплательщиков распечатанный электронный билет на соответствующем бланке проездного документа (т. е. оригинал ж/д билета), или билет, сформированный в электронном виде. А в дополнение к тому или другому – документ об оплате такого билета (выписку по текущему счету предприятия, удостоверенную банковской печатью, либо квитанцию платежного терминала в случае оплаты платежной карточкой) (см. письмо от 17.09.15 г. № 21961/10/28-10-06-11).

Письмо № 12975 продолжает тему признания ГФС расходов на проезд ж/д транспортом. Только уже в качестве командировочных расходов. Ссылаясь на нормы Закона от 06.07.95 г. № 265/ 95-ВР и Порядка № 331, ГФС пришла к выводу, что подтверждением расходов командированного работника на проезд будет служить электронный билет:

• либо распечатанный на соответствующем бланке проездного документа;
• либо сформированный в электронном виде.

Как видим, документ об оплате уже не требуется.

Таким образом, предприятию, чтобы удовлетворить контролирующий орган, нужно:

• либо, как прежде, получать оплаченный электронный билет в ж/д кассе на «оригинальном» бланке;
• либо при проверке показать проверяющим «картинку» такого билета (например, в смартфоне командированного работника). А еще лучше иметь в электронной почте предприятия письмо от электронного сервиса продажи билетов с вложением электронного билета. Такое письмо работник может переслать предприятию со своего гаджета либо сразу указать электронный адрес предприятия при заказе билетов, когда есть время и возможность. Ведь, согласно п. 5.2 Порядка № 331 электронный билет представляет собой совокупность электронных данных на мобильном телефоне, смартфоне, планшете, компактном персональном компьютере, чип-карте и т. п.