Документальне оформлення відпустки

Акценти цієї статті:

• повідомлення працівника про заплановану дату відпустки;
• документальне оформлення відпустки.

Чому важливо сповістити працівника про заплановану дату його відпустки?

Відпустки працівникам не надають хаотично – хто коли захотів, тоді і пішов у відпустку. Як правило, черговість надання відпусток установлена графіком відпусток, затвердженим керівником підприємства або підприємцем, узгодженим із профспілковим комітетом або уповноваженим представником трудового колективу (за наявності таких).

У графіку зазначається конкретний період, коли працівникові буде надана відпустка. Час відпустки узгоджується між працівником і підприємством з огляду на інтереси як роботодавця, так і працівника (ч. 10, 11 ст. 10 Закону від 15.11.96 р. № 504/96-ВР, далі – Закон № 504).

Як правило, графік відпусток складається на початку року. Із цим графіком повинні бути ознайомлені всі працівники. Але з наближенням відпустки кожному працівникові краще нагадати, що наближається його черга.

Про заплановану дату початку відпустки роботодавець зобов'язаний сповістити працівника не пізніше ніж за 2 тижні до строку, установленого графіком відпусток (ч. 11 ст. 10 Закону № 504).

Виконати цю вимогу закону роботодавець може:

• передбачивши у графіку відпусток графу «Ознайомлений», у якій працівник поставить особистий підпис. Він може розписатися там відразу у момент ознайомлення із графіком. Адже в законі названо крайній строк: «не пізніше ніж за 2 тижні до запланованої дати». А якщо це буде зроблено, наприклад, за півроку до початку відпустки, то формально вимогу закону роботодавець не порушить. Але ми все ж таки радимо за два тижні до відпустки кожному працівникові нагадати, що підходить його черга;
• вручивши працівникові письмове повідомлення. Форма такого повідомлення законодавчо не встановлена, тому ви можете скласти повідомлення самостійно в довільній формі або скористатися нашим зразком (див. зразок 1 у кінці консультації).

Надалі запланований період відпустки може бути змінений за ініціативою працівника, роботодавця або за підставами, передбаченими законодавством (докладніше див. у наступній консультації цього номера). Конкретний період відпустки краще додатково узгоджувати із працівником.

Як документально оформити надання відпустки?

Підставою для надання відпустки є заява працівника, де він зазначить дату, з якої хоче піти у відпустку, а також бажану тривалість відпустки. Наприклад, графіком відпусток передбачено, що працівник піде у відпустку тривалістю 24 календарних дні, а сам працівник бажає узяти відпустку тривалістю 14 календарних днів.

Таку заяву можна скласти в довільній формі або за нашим зразком (див. зразок 2 у кінці консультації).

Заява працівника і графік відпусток будуть підставою для роботодавця видати наказ (розпорядження) про надання працівникові відпустки. При виданні такого наказу можна скористатися типовою формою № П-3, затвердженою наказом Держкомстату від 05.12.08 р. № 489, або нашим зразком (див. зразок 3 у кінці консультації). З наказом (розпорядженням) про надання відпустки працівника потрібно ознайомити під підпис.