Документальное оформление отпуска

Акценты этой статьи:

• извещение работника о запланированной дате отпуска;
• документальное оформление отпуска.

Почему важно известить работника о запланированной дате его отпуска?

Отпуска работникам не предоставляют хаотично – кто когда захотел, тогда и пошел в отпуск. Как правило, очередность предоставления отпусков установлена графиком отпусков, утвержденным руководителем предприятия либо предпринимателем, согласованным с профсоюзным комитетом или уполномоченным представителем трудового коллектива (при наличии таковых).

В графике указывается конкретный период, когда работнику будет предоставлен отпуск. Время отпуска согласовывается между работником и предприятием с учетом интересов как работодателя, так и работника (ч. 10, 11 ст. 10 Закона от 15.11.96 г. № 504/96-ВР, далее – Закон № 504).

Как правило, график отпусков составляется в начале года. С этим графиком должны быть ознакомлены все работники. Но с приближением отпуска каждому работнику лучше напомнить, что приближается его очередь.

О запланированной дате начала отпуска работодатель обязан известить работника не позднее чем за 2 недели до срока, установленного графиком отпусков (ч. 11 ст. 10 Закона № 504).

Выполнить это требование Закона работодатель может:

• предусмотрев в графике отпусков графу «Ознакомлен», в которой работник поставит личную подпись. Он может расписаться там сразу в момент ознакомления с графиком. Ведь в Законе назван крайний срок: «не позднее чем за 2 недели до запланированной даты». А если это будет сделано, например, за полгода до начала отпуска, то формально требование Закона работодатель не нарушит. Но мы все же советуем за две недели до отпуска каждому работнику напомнить, что подходит его очередь;
• вручив работнику письменное уведомление. Форма такого уведомления законодательно не установлена, поэтому вы можете составить уведомление самостоятельно в произвольной форме либо воспользоваться нашим образцом (см. образец 1 в конце консультации).

В дальнейшем запланированный период отпуска может быть изменен по инициативе работника, работодателя либо по основаниям, предусмотренным законодательством (подробнее см. в следующей консультации этого номера). Конкретный период отпуска лучше дополнительно согласовать с работником.

Как документально оформить предоставление отпуска?

Основанием для предоставления отпуска является заявление работника, где он укажет дату, с которой хочет уйти в отпуск, а также желаемую продолжительность отпуска. Например, графиком отпусков предусмотрено, что работник уйдет в отпуск продолжительностью 24 календарных дня, а сам работник желает взять отпуск продолжительностью 14 календарных дня.

Такое заявление можно составить в произвольной форме либо по нашему образцу (см. образец 2 в конце консультации).

Заявление работника и график отпусков будут основанием для работодателя издать приказ (распоряжение) о предоставлении работнику отпуска. При издании такого приказа можно воспользоваться типовой формой № П-3, утвержденной приказом Госкомстата от 05.12.08 г. № 489, либо нашим образцом (см. образец 3 в конце консультации). С приказом (распоряжением) о предоставлении отпуска работника нужно ознакомить под подпись.