Рахунок-фактура: для чого потрібен та як оформити

Серія Бібліотека «Баланс» Спецтема «Первинні документи: вимоги до оформлення, зміни у реквізитах, судова практика»

Із 01.04.2026 змінилися правила оформлення деяких первинних документів, якими підтверджується факт здійснення господарських операцій. Зокрема, зараз у суб’єктів господарювання виникає чимало запитань щодо оформлення такого документа, як рахунок-фактура. У статті розглянемо, яку роль виконує цей документ, чи можна ним замінити письмовий договір або акт виконаних робіт, які реквізити варто включити в рахунок-фактуру тощо.

Зміни в правилах оформлення первинки, що діють з 01.04.2026

Коротко розповімо, що саме змінилося у правилах оформлення первинних документів з 01.04.2026.

З цієї дати набрав чинності Закон від 24.02.2026 № 4791-IX «Про внесення зміни до статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» щодо спрощення оформлення первинних документів з надання послуг» (далі – Закон № 4791).

Як бачите, Законом № 4791 внесено зміни в добре знайому всім бухгалтерам ст. 9 Закону від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996). Тепер цією статтею передбачено, що у первинному документі можуть бути відсутні такі реквізити, як посада, прізвище і підпис уповноваженої особи замовника послуг (робіт) або наймача (орендаря). Проте такий спрощений порядок документування господарських операцій має бути передбачено договором, укладеним у письмовій формі.

Фактично це означає, що акти (інші первинні документи), складені на підтвердження виконання робіт, надання послуг, а також передачі майна в оренду можуть мати тільки реквізити та підпис виконавця (орендодавця), а отже, їх дозволено складати в односторонньому порядку. Звісно, за дотримання певних умов, передбачених законом. Також є винятки, коли таке одностороннє оформлення первинних документів не допускається.

Докладний аналіз цих змін ви можете знайти у статті «Зміни в документуванні послуг та робіт з 01.04.2026: теоретичний аналіз і реальна користь».

Зазначені зміни в правилах документування господарських операцій наштовхують суб’єктів господарювання на думку, що замість актів виконаних робіт, наданих послуг, оренди у певних випадках можна скласти інший документ, наприклад рахунок-фактуру. Тому далі поговоримо докладніше про оформлення саме рахунка-фактури.

Чим передбачено складання рахунка-фактури?

Ніде у законодавстві не зазначено на обов’язковість складання такого документа, як рахунок-фактура, а отже, немає й правил його застосування. Проте, як ми знаємо, на практиці цей документ використовується сторонами доволі часто, наприклад коли це передбачено умовами договору.

Згадка про рахунок-фактуру (інвойс) є тільки у ст. 53 Митного кодексу України, де сказано, що це один з документів, що підтверджують митну вартість товарів. Але в цьому випадку йдеться про зовнішньоекономічний контракт. Ми же у цій статті будемо розглядати оформлення рахунка-фактури тільки у відносинах між резидентами.

Отже, виходячи з практики рахунок-фактура – це документ, який інформує покупця про суму, яку потрібно сплатити за переданий товар, виконану роботу чи надану послугу. Зазвичай такий документ не є первинним бухгалтерським документом та не фіксує сам факт передачі товару, роботи чи послуги. Тобто, по суті, це інформаційний документ, за допомогою якого продавець (виконавець, надавач) пропонує покупцю оплатити фактично отримані товари (роботи, послуги).

Тут може виникнути запитання:

У чому різниця між звичайним рахунком на оплату та рахунком-фактурою?

Оскільки не існує законодавчо встановлених правил оформлення рахунків та рахунків-фактур, оперувати будемо поняттями, які склалися на практиці.

Зазвичай рахунок виставляють для здійснення попередньої оплати, коли відвантаження товару чи надання послуги, виконання роботи ще не відбулося. А рахунок-фактуру оформлюють, коли один з цих фактів уже відбувся (товари було відвантажено, послугу надано, роботу виконано). Тобто можна сказати, що в даному випадку слово «фактура» походить від слова «факт». Водночас на практиці рахунок-фактуру складають також для здійснення попередньої оплати, а не за фактом отримання покупцем товарів, робіт, послуг. І це також не є помилкою, оскільки, повторимо ще раз, правила складання рахунків  та рахунка-фактури законодавством не встановлено. Навіть суди часто ототожнюють ці поняття. Так, у постанові Центрального апеляційного господарського суду від 09.03.2026 у справі № 908/1457/25, ЄДРСР, реєстр. № 134648779 зазначено: «рахунок або рахунок-фактура, що за своїми функціями є тотожними документами».

Чи є рахунок-фактура первинним документом?

Звернемося до визначення поняття «первинний документ». Первинний документ – це документ, створений у паперовій або в електронній формі, який містить відомості про господарську операцію (ст. 1 Закону № 996; п. 1.2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88, далі – Положення № 88). Первинні документи є підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій (ч. 1 ст. 9 Закону № 996).

Вище ми з вами з’ясували, що рахунок-фактура зазвичай не містить відомостей про господарську операцію, а має тільки інформаційний характер – це «сигнал» для оплати покупцем уже отриманого товару (роботи, послуги). Такий висновок підтверджується також судовою практикою.

Наприклад, див. постанову Центрального апеляційного господарського суду від 09.03.2026, ЄДРСР, реєстр. № 134648779. Суд зазначає, що рахунок (рахунок-фактура) за своїм призначенням має лише інформаційний характер. Рахунок на оплату є документом, який містить тільки платіжні реквізити, на які потрібно перерахувати кошти для  оплати переданого товару або наданих послуг, і за своїм призначенням не відповідає ознакам первинного документа, встановленим у ст. 9 Закону № 996, оскільки рахунком не фіксується господарська операція чи дозвіл на її проведення.

Проте за виконання певних умов рахунок-фактура може мати статус первинного документа. Роз’яснення Мінфіну з цього питання наведено в листі від 24.03.2023 № 41010-06-5/7983. У цьому листі Мінфін зазначає, що для цілей бухгалтерського обліку оформлений з дотриманням вимог законодавства рахунок-фактура (інвойс) може бути підставою для відображення в бухгалтерському обліку господарської операції з постачання товарів, робіт (послуг) без складання акта приймання-передачі тільки в разі оплати такого рахунка-фактури (інвойсу), що підтверджується відповідними документами (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера тощо).

Це роз’яснення було надано Мінфіном ще до набрання чинності законодавчими змінами, про які ми сказали на початку статті. А починаючи з 01.04.2026 рахунок-фактура може використовуватися як один з первинних документів, що містить відомості про господарську операцію (замість акта наданих послуг, виконаних робіт, передачі майна в оренду).

За яких умов рахунок-фактура матиме статус первинного бухгалтерського документа?

Використовувати рахунок-фактуру як первинний документ можна в разі виконання трьох умов, а саме:

1. Порядок документування господарських операцій за допомогою рахунка-фактури має бути передбачено договором, укладеним у письмовій формі. Якщо договір не містить таку умову, сторонам варто скласти та підписати додаткову угоду.

2. Сторонам договору необхідно розробити та узгодити форму рахунка-фактури, виходячи із вимог до оформлення первинних документів, передбачених ч. 2 ст. 9 Закону № 996 та п. 2.3 Положення № 88.

3. Не можна використовувати рахунок-фактуру, підписаний тільки виконавцем (орендодавцем), у разі, якщо:

• оплата робіт (послуг) здійснюється за публічні кошти;
• господарські операції здійснюються на виконання договорів найму (оренди) державного або комунального майна; договорів будівельного підряду, проєктно-вишукувальних робіт; договорів про пожертву, благодійну або гуманітарну допомогу.

У таких випадках для підтвердження здійснення господарської операції необхідно оформити двосторонній документ (акт приймання-передачі виконаних робіт, наданих послуг, тощо).

Які реквізити варто включити до рахунка-фактури для того, щоб можна було оформити його в односторонньому порядку та використовувати як первинний бухгалтерський документ?

Якщо ви хочете використовувати рахунок-фактуру замість акта виконаних робіт (наданих послуг), включіть в нього такі обов’язкові реквізити, передбачені законодавством для первинних документів, як:

• назва документа;
• дата складання;
• назва підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції (у грошовому та за можливості у натуральних вимірниках);
• посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Для вашої зручності наприкінці консультації ми навели зразок рахунка-фактури, який можна використовувати як первинний документ замість акта приймання-передачі.

Чи можна скласти рахунок-фактуру замість договору?

Вимоги щодо форми договору визначено ст. 205–210 Цивільного кодексу України (далі – ЦКУ).

Так, відповідно до ст. 205 ЦКУ правочин може вчинятися усно або в письмовій (електронній) формі. Сторони мають право обирати форму правочину, якщо інше не встановлено законом.

У письмовій формі належить вчиняти правочини (ст. 208 ЦКУ):

• між юридичними особами;
• між фізичною та юридичною особою, крім правочинів, передбачених ч. 1 ст. 206 ЦКУ (це правочини, які повністю виконуються сторонами у момент їх вчинення, за винятком правочинів, які підлягають нотаріальному посвідченню та(або) державній реєстрації, а також правочинів, для яких недодержання письмової форми призводить до їх недійсності);
• фізосіб між собою на суму, що перевищує у двадцять і більше разів розмір 1 НМДГ, крім правочинів, передбачених ч. 1 ст. 206 ЦКУ;
• для яких законом встановлено письмову форму.

На практиці суб’єкти господарювання переважно укладають договори у письмовій формі. Проте досить часто застосовують, так званий спрощений спосіб: шляхом обміну письмовими документами (листами). Саме тому і виникає запитання, чи може рахунок-фактура замінити договір?

Можливість укладення договору у спрощений спосіб передбачено ч. 1 ст. 207 ЦКУ. Там сказано, що правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо його зміст зафіксований в одному або кількох документах (у тому числі електронних), у листах, телеграмах, якими обмінялися сторони або які надсилалися ними до інформаційно-комунікаційної системи, що використовується сторонами.

Крім того, відповідно до ч. 2 ст. 207 ЦКУ правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо він підписаний його стороною (сторонами). Правочин, який вчиняє юридична особа, підписується особами, уповноваженими на це її установчими документами, довіреністю, законом або іншими актами цивільного законодавства.

Також слід врахувати, що договір є укладеним, якщо сторони досягли згоди з усіх істотних умов договору (ч. 1 ст. 638 ЦКУ). У свою чергу, істотними є умови про предмет договору, умови, що визначені законом як істотні або є необхідними для договорів даного виду, а також усі ті умови, щодо яких за заявою хоча б однієї із сторін має бути досягнуто згоди.

Отже, для того щоб можна було скористатися спрощеним способом укладення договору:

• сторонам потрібно обмінятися письмовими документами, які стосуються договору;
• ці документи мають бути підписані уповноваженими представниками сторін договору;
• документи, якими обмінялися сторони, мають містити істотні умови договору.

Як бачимо, із вищенаведених норм ЦКУ випливає, що рахунок-фактура не може замінити письмову форму договору, оскільки цей документ зазвичай підписується тільки однією стороною: виконавцем, орендодавцем тощо.

А для того щоб договір вважався укладеним у письмовій формі, потрібно не тільки скласти рахунок-фактуру, а й отримати від іншої сторони письмовий документ на підтвердження укладення цього договору. Це може бути, наприклад, заявка на отримання товару (роботи, послуги), лист, що містить необхідні відомості, довіреність, видана представнику підприємства на отримання товару з посиланням на реквізити рахунка-фактури, платіжна інструкція (платіжне доручення на оплату товару, роботи, послуги) тощо.

Якої позиції із цих питань дотримуються суди?

Підтвердження можливості укладення договору у спрощений спосіб, у тому числі із застосуванням рахунка-фактури, знаходимо і в судовій практиці, див., наприклад:

• рішення господарського суду Дніпропетровської області від 07.01.2026, ЄГРСР, реєстр. № 133138298;
• рішення господарського суду міста Києва від 27.01.2026, ЄГРСР, реєстр. № 133587256.

Висновки

1. Рахунок-фактура не є обов’язковим документом, правила його складання законодавством не встановлено, проте на практиці суб’єкти господарювання складають цей документ для зручності ведення обліку та інформування контрагента про суму, яку потрібно сплатити за переданий товар, виконану роботу чи надану послугу.
2. Зазвичай рахунок-фактура не має статусу первинного документа. Проте в разі дотримання певних умов та включення в нього необхідних реквізитів рахунок-фактура може замінити первинний документ, зокрема акт виконаних робіт, наданих послуг. Така можливість з’явилася з 01.04.2026 завдяки внесенню змін у ст. 9 Закону № 996.
3. Рахунок-фактура не може замінити письмовий договір, але рахунок-фактуру можна використовувати в разі укладення договору у спрощений спосіб – шляхом обміну з контрагентом письмовими документами (за умови дотримання відповідних правил, установлених законодавством).

Зразок рахунка-фактури на оплату наданих послуг