Счет-фактура: для чего нужен и как оформить

Серия Библиотека «Баланс» Спецтема «Первичные документы: требования к оформлению, изменения в реквизитах, судебная практика»

С 01.04.2026 изменились правила оформления некоторых первичных документов, которыми подтверждается факт осуществления хозяйственных операций. В частности, сейчас у субъектов хозяйствования возникает немало вопросов относительно оформления такого документа, как счет-фактура. В статье рассмотрим, какую роль выполняет этот документ, можно ли им заменить письменный договор или акт выполненных работ, какие реквизиты следует включить в счет-фактуру и т. п.

Изменения в правилах оформления первички, которые действуют с 01.04.2026

Вкратце расскажем, что изменилось в правилах оформления первичных документов с 01.04.2026.

С этой даты вступил в силу Закон от 24.02.2026 № 4791-IX «О внесении изменения в статью 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» относительно упрощения оформления первичных документов по предоставлению услуг» (далее – Закон № 4791).

Как видите, Законом № 4791 внесены изменения в хорошо знакомую всем бухгалтерам ст. 9 Закона от 16.07.1999 № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее – Закон № 996). Теперь данной статьей предусмотрено, что в первичном документе могут отсутствовать такие реквизиты, как должность, фамилия и подпись уполномоченного лица заказчика услуг (работ) или нанимателя (арендатора). Однако такой упрощенный порядок документирования хозяйственных операций должен быть предусмотрен договором, заключенным в письменной форме.

Фактически это означает, что акты (другие первичные документы), составленные для подтверждения выполнения работ, предоставления услуг, а также передачи имущества в аренду, могут иметь только реквизиты и подпись исполнителя (арендодателя), а значит, их разрешено составлять в одностороннем порядке. Естественно, при соблюдении определенных условий, предусмотренных законом. Также есть исключения, когда такое одностороннее оформление первичных документов не допускается.

Подробный анализ этих изменений вы можете найти в статье «Изменения в документировании услуг и работ с 01.04.2026: теоретический анализ и реальная польза».

Указанные изменения в правилах документирования хозяйственных операций наталкивают субъектов хозяйствования на мысль, что вместо актов выполненных работ, предоставленных услуг, аренды в определенных случаях можно составить другой документ, например счет-фактуру. Поэтому дальше поговорим подробнее об оформлении именно счета-фактуры.

Чем предусмотрено составление счета-фактуры?

Нигде в законодательстве не указана обязательность составления такого документа, как счет-фактура, а значит, нет и правил его применения. Однако, как мы знаем, на практике этот документ используется сторонами довольно часто, например, когда это предусмотрено условиями договора.

Упоминание о счете-фактуре (инвойсе) имеется только в ст. 53 Таможенного кодекса Украины, где сказано, что это один из документов, подтверждающих таможенную стоимость товаров. Но в этом случае речь идет о внешнеэкономическом контракте. Мы же в этой статье будем рассматривать оформление счета-фактуры только в отношениях между резидентами.

Итак, исходя из практики счет-фактура – это документ, информирующий покупателя о сумме, которую нужно уплатить за переданный товар, выполненную работу или оказанную услугу. Обычно такой документ не является первичным бухгалтерским документом и не фиксирует факт передачи товара, работы или услуги. То есть, по сути, это информационный документ, с помощью которого продавец (исполнитель, предоставитель) предлагает покупателю оплатить фактически полученные товары (работы, услуги).

Здесь может возникнуть вопрос:

В чем разница между обычным счетом на оплату и счетом-фактурой?

Поскольку не существует законодательно установленных правил оформления счетов и счетов-фактур, оперировать будем понятиями, сложившимися на практике.

Обычно счет выставляют для осуществления предварительной оплаты, когда отгрузка товара или оказание услуги, выполнение работы еще не произошло. А счет-фактуру оформляют, когда один из этих фактов уже состоялся (товары были отгружены, услуга предоставлена, работа выполнена). То есть можно сказать, что в данном случае слово «фактура» происходит от слова «факт». В то же время, на практике счет-фактуру составляют также для осуществления предварительной оплаты, а не по факту получения покупателем товаров, работ, услуг. И это также не ошибка, поскольку, повторим еще раз, правила составления счетов и счетов-фактур законодательством не установлены. Даже суды часто отождествляют эти понятия. Так, в постановлении Центрального апелляционного хозяйственного суда от 09.03.2026 по делу № 908/1457/25, ЕГРСР, рег. № 134648779 указано: «счет или счет-фактура, по своим функциям являющиеся тождественными документами».

Является ли счет-фактура первичным документом?

Обратимся к определению понятия «первичный документ». Первичный документ – это документ, созданный в бумажной или в электронной форме, который содержит сведения о хозяйственной операции (ст. 1 Закона № 996; п. 1.2 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.1995 № 88, далее – Положение № 88). Первичные документы являются основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций (ч. 1 ст. 9 Закона № 996).

Выше мы с вами выяснили, что счет-фактура обычно не содержит сведений о хозяйственной операции, а носит только информационный характер – это «сигнал» для оплаты покупателем уже полученного товара (работы, услуги). Такой вывод подтверждается также судебной практикой.

Например, см. постановление Центрального апелляционного хозяйственного суда от 09.03.2026, ЕГРСР, рег. № 134648779. Суд отмечает, что счет (счет-фактура) по своему назначению носит лишь информационный характер. Счет на оплату является документом, содержащим только платежные реквизиты, на которые нужно перечислить денежные средства для оплаты переданного товара или предоставленных услуг, и по своему назначению не соответствует признакам первичного документа, установленным в ст. 9 Закона № 996, поскольку счетом не фиксируется хозяйственная операция или разрешение на ее проведение.

Однако при выполнении определенных условий счет-фактура может иметь статус первичного документа. Разъяснение Минфина по этому вопросу приведено в письме от 24.03.2023 № 41010-06-5/7983. В этом письме Минфин указывает, что для целей бухгалтерского учета оформленный с соблюдением требований законодательства счет-фактура (инвойс) может быть основанием для отражения в бухгалтерском учете хозяйственной операции по поставке товаров, работ (услуг) без составления акта приемки-передачи только в случае оплаты такого счета-фактуры (инвойса), которая подтверждается соответстующими документами (платежное поручение, рсчетный чек, кассовый чек, расчетная квитанция, выписка с карточного счета, квитанция к приходному кассовому ордеру и т. д.).

Это разъяснение было предоставлено Минфином еще до вступления в силу законодательных изменений, о которых мы сказали в начале статьи. А начиная с 01.04.2026 счет-фактура может использоваться как один из первичных документов, который содержит сведения о хозяйственной операции (вместо акта предоставленных услуг, выполненных работ, передачи имущества в аренду).

При каких условиях счет-фактура будет иметь статус первичного бухгалтерского документа?

Использовать счет-фактуру в качестве первичного документа можно в случае выполнения трех условий, а именно:

1 . Порядок документирования хозяйственных операций посредством счета-фактуры должен быть предусмотрен договором, заключенным в письменной форме. Если договор не содержит такого условия, сторонам следует составить и подписать дополнительное соглашение.

2. Сторонам договора необходимо разработать и согласовать форму счета-фактуры, исходя из требований к оформлению первичных документов, предусмотренных ч. 2 ст. 9 Закона № 996 и п. 2.3 Положения № 88.

3 . Нельзя использовать счет-фактуру, подписанный только исполнителем (арендодателем), в случае, если:

• оплата работ (услуг) производится за публичные средства;
• хозяйственные операции осуществляются во исполнение договоров найма (аренды) государственного или коммунального имущества; договоров строительного подряда, проектно-изыскательских работ; договоров о пожертвовании, благотворительной или гуманитарной помощи.

В таких случаях для подтверждения осуществления хозяйственной операции необходимо оформить двусторонний документ (акт приемки-передачи выполненных работ, оказанных услуг и т. п.).

Какие реквизиты следует включить в счет-фактуру для того, чтобы можно было оформить его в одностороннем порядке и использовать как первичный бухгалтерский документ?

Если вы хотите использовать счет-фактуру вместо акта выполненных работ (оказанных услуг), включите в него такие обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством для первичных документов, как:

• название документа;
• дата составления;
• название предприятия, от имени которого составлен документ;
• содержание и объем хозяйственной операции, единица измерения хозяйственной операции (в денежном и по возможности в натуральных измерителях);
• должности и фамилии лиц, ответственных за проведение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, которое принимало участие в осуществлении хозяйственной операции.

Для вашего удобства в конце консультации мы привели образец счета-фактуры, который можно использовать в качестве первичного документа вместо акта приемки-передачи.

Можно ли составить счет-фактуру вместо договора?

Требования относительно формы договора определены ст. 205–210 Гражданского кодекса Украины (далее – ГКУ).

Так, согласно ст. 205 ГКУ сделка может совершаться устно или в письменной (электронной) форме. Стороны имеют право выбирать форму сделки, если иное не установлено законом.

В письменной форме следует совершать сделки (ст. 208 ГКУ):

• между юридическими лицами;
• между физическим и юридическим лицом, кроме сделок, предусмотренных ч. 1 ст. 206 ГКУ (это сделки, которые полностью выполняются сторонами в момент их совершения, за исключением сделок, подлежащих нотариальному удостоверению и(или) государственной регистрации, а также сделок, для которых несоблюдение письменной формы приводит к их недействительности);
• физлиц между собой на сумму, превышающую в двадцать и более раз размер 1 НМДГ, кроме сделок, предусмотренных ч. 1 ст. 206 ГКУ;
• для которых законом установлена письменная форма.

На практике субъекты хозяйствования преимущественно заключают договоры в письменной форме. Однако довольно часто применяют так называемый упрощенный способ: путем обмена письменными документами (письмами). Именно поэтому и возникает вопрос, может ли счет-фактура заменить договор?

Возможность заключения договора упрощенным способом предусмотрена ч. 1 ст. 207 ГКУ. Там сказано, что сделка считается совершенной в письменной форме, если ее содержание зафиксировано в одном или нескольких документах (в т. ч. электронных), в письмах, телеграммах, которыми обменялись стороны или которые направлялись ими в информационно-коммуникационную систему, которая используется сторонами.

Кроме того, согласно ч. 2 ст. 207 ГКУ сделка считается совершенной в письменной форме, если она подписана ее стороной (сторонами). Сделка, совершаемая юридическим лицом, подписывается лицами, уполномоченными на это его учредительными документами, доверенностью, законом или другими актами гражданского законодательства.

Также следует учесть, что договор является заключенным, если стороны достигли согласия по всем существенным условиям договора (ч. 1 ст. 638 ГКУ). В свою очередь, существенными являются условия о предмете договора, условия, которые определены законом как существенные или являются необходимыми для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению хотя бы одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.

Итак, для того чтобы можно было воспользоваться упрощенным способом заключения договора:

• сторонам следует обменяться письменными документами, касающимися договора;
• эти документы должны быть подписаны уполномоченными представителями сторон;
• документы, которыми обменялись стороны, должны содержать существенные условия договора.

Как видим, из вышеприведенных норм ГКУ вытекает, что счет-фактура не может заменить письменную форму договора, поскольку этот документ обычно подписывается только одной стороной: исполнителем, арендодателем и т. д.

А чтобы договор считался заключенным в письменной форме, нужно не только составить счет-фактуру, но и получить от другой стороны письменный документ в подтверждение заключения этого договора. Это может быть, например, заявка на получение товара (работы, услуги), письмо, содержащее необходимые сведения, доверенность, выданная представителю предприятия на получение товара со ссылкой на реквизиты счета-фактуры, платежная инструкция (платежное поручение на оплату товара, работы, услуги) и т. д.

Какой позиции по этим вопросам придерживаются суды?

Подтверждение возможности заключения договора упрощенным способом, в том числе с применением счета-фактуры, находим и в судебной практике, см., например:

• решение хозяйственного суда Днепропетровской области от 07.01.2026, ЕГРСР, рег. № 133138298;
• решение хозяйственного суда в Киеве от 27.01.2026, ЕГРСР, рег. № 133587256.

Выводы

1. Счет-фактура не является обязательным документом, правила его составления законодательством не установлены, однако на практике предприятия составляют этот документ для удобства ведения учета и информирования контрагента о сумме, которую нужно уплатить за переданный товар, выполненную работу или предоставленную услугу.
2. Обычно счет-фактура не имеет статуса первичного документа. Однако при соблюдении определенных условий и включении в него необходимых реквизитов счет-фактура может заменить первичный документ, в частности акт выполненных работ, предоставленных услуг. Такая возможность появилась с 01.04.2026 благодаря внесению изменений в ст. 9 Закона № 996.
3. Счет-фактура не может заменить письменный договор, но счет-фактуру можно использовать в случае заключения договора упрощенным способом – путем обмена с контрагентом письменными документами (при условии соблюдения соответствующих правил, установленных законодательством).

Образец счета-фактуры на оплату предоставленных услуг