Роль печатки на паперових та електронних первинних документах: коли реально допомагає її наявність?

Серія Бібліотека «Баланс» Спецтема «Первинні документи: вимоги до оформлення, зміни у реквізитах, судова практика»

Печатка – не обов’язкова, і це знає як юрист, так і бухгалтер. То чому ж ми так часто хочемо бачити печатку на документі? Тільки заради спокою? Чи все ж відтиск печатки може допомогти у спірних ситуаціях? Тож поглянемо на це питання глибше та проаналізуємо судові рішення. Поряд з цим, з’ясуємо:

• Чи можемо вимагати, щоб контрагент робив відтиск печатки на первинних документах, якщо в нього вона є?
• Чи обов’язково проставляти на електронних документах електронну печатку разом із КЕП?
• Якщо є фізична печатка, чи обов’язково отримувати й електронну?
• Якщо немає підпису, чи може допомогти наявність печатки?

Обов’язкові та додаткові реквізити первинного документа

Перелік обов’язкових реквізитів первинних документів перелічено у ст. 9 Закону від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996) та п. 2.3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88 (далі – Положення № 88). Серед цих реквізитів немає печатки (див. табл. 1).

Зауважимо, що такі реквізити вимагаються як у паперових, так і в електронних первинних документах.

Таблиця 1. Обов’язкові реквізити первинного документа

Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть (!) бути включені додаткові реквізити. Додаткові реквізити – за бажанням (для зручності обробки, введення тощо). От якраз серед переліку додаткових реквізитів і знаходимо печатку підприємства (див. табл. 2).

Таблиця 2. Додаткові реквізити первинного документа

Підкреслимо: додаткові реквізити не є обов’язковими, підприємство їх використовує за бажанням. Без них документ не втрачає своєї юридичної сили і статусу первинного. Тобто головне – щоб у первинному документі були всі обов’язкові реквізити.

Роль печатки на первинному документі

Нагадаймо, що документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг (п. 2.4 Положення № 88).

Це ще одне підтвердження, що печатка не обов’язкова. Вона може скріплювати підпис, а це додаткова гарантія того, що працівник цього підприємства, який підписав документ, має доступ до печатки, тобто є уповноваженою особою.

Підтверджує це і судова практика. У постанові ВГСУ від 23.12.2014 у справі № 910/6242/14 (ЄДРСР, реєстр. № 42148375) звучить чіткий висновок: «відтиск печатки на первинному документі не визначено як обов’язковий реквізит первинного документа».

Якщо печатка використовується, «відтиск печатки підприємства, наявний зокрема на первинних документах, є свідченням участі такого підприємства, як юридичної особи, у здійсненні певної господарської операції» (постанова ВГСУ від 09.04.2013 у справі № 5023/5085/12, ЄДРСР, реєстр. № 30568093).

До того ж, з 19.07.2017 використання суб’єктом господарювання печатки не є обов’язковим (Закон від 23.03.2017 № 1982-VIII). Знають про це і податківці (ІПК ДФС від 11.06.2019 № 2658/6/99-99-15-02-02-15/ІПК).

Усе вищесказане стосується й електронної печатки.

Пригадаймо: електронна печатка – електронні дані, що додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються й використовуються для забезпечення достовірності походження пов’язаних електронних даних, або для засвідчення електронних підписів підписувачів на електронних документах, або для засвідчення відповідності копій документів оригіналам та виявлення порушення цілісності (п. 12 ч. 1 ст. 1 Закону від 05.10.2017 № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги»). Для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис. Для підтвердження достовірності походження та цілісності електронного документа може (!) використовуватися електронна печатка (ст. 6 Закону від 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг»).

Серед бухгалтерів побутує міф: якщо є печатка, то її треба ставити, якщо немає, то тільки тоді можна не переживати за відсутність відтиску на папері. Та це не так. Жоден нормативний документ такої залежності (вимоги) не висуває.

Чи потрібно суб’єкту господарювання, який використовує у своїй діяльності печатку (для проставлення відбитка на документах, створених у паперовій формі), обов’язково отримувати кваліфіковану електронну печатку для накладання її на електронний документ?

Ні, не потрібно. Кваліфіковану електронну печатку суб’єкт господарювання має право отримати за власним бажанням. Таку відповідь надають податківці у ЗІР (категорія 129.03).

Коли печатка на первинному документі може стати у пригоді?

Печатка на документі може допомогти, якщо є недоліки в оформленні реквізитів ідентифікації учасника операції (прізвища, посади, підпису). Але не завжди! Тобто печатка може підтвердити, що вповноважена особа підприємства брала участь у госпоперації.

Наведемо декілька ситуацій із практики.

Ситуація 1. Немає підпису на первинному документі

Усталена практика: без підпису документ не може підтверджувати факт здійснення господарської операції, тобто він не має юридичної сили (постанова ВГСУ від 13.04.2016 у справі № 906/1203/15, ЄДРСР, реєстр. № 57200224; ухвала ВАСУ від 12.07.2012 у справі № 2а-1405/10/2470, ЄДРСР, реєстр. № 25228677). Однак трапляються позитивні рішення: наявність посади, прізвища та ініціалів особи, яка брала участь у здійсненні господарської операції, є достатніми для ідентифікації. Отож, відсутність підпису посадової особи та печатки підприємства не може свідчити про наявність недоліків у заповненні первинних документів (постанова Другого апеляційного адміністративного суду від 19.02.2021 у справі № 520/10771/2020, ЄДРСР, реєстр. № 95004994). Та таке позитивне рішення суду – виняток із правил, а не норма. Тому не обнадіюємо, бо без підпису на електронному первинному документі чи інших даних, які дають змогу ідентифікувати особу, неможливо буде довести її участь у господарської операції, а відповідно, і факт здійснення такої операції. Та шанси збільшаться, якщо підпису немає, але є хоча б електронна печатка підприємства. Наголосимо: електронна печатка не є замінником електронного підпису! Це різні речі, печатка засвідчує підпис. Одначе, якщо підпису немає, але є печатка, з’являються шанси відстояти господарську операцію.

Ситуація 2. Немає прізвища і посади на первинному документі, але є підпис і печатка

Контрагент не визнає постачання товару, зокрема апелює до того, що на видаткових накладних немає прізвища та посади уповноваженої особи. На це суд зазначає: відсутність у видаткових накладних ПІБ та назви посади особи, яка отримала товар за цими накладними, за наявності її підпису на документах, який засвідчений відтиском печатки самої юрособи, не свідчить про те, що така особа є неуповноваженою чи що такі видаткові накладні є неналежними доказами у справі.

Відтиск печатки у видаткових накладних є свідченням участі підприємства, як юридичної особи, у здійсненні господарської операції за цими накладними (рішення Господарського суду Київської області від 22.06.2023 у справі № 911/938/23, ЄДРСР, реєстр. № 111971687). Схожа ситуація розглядалася й у постанові Верховного Суду від 10.04.2025 у cправі № 927/1187/23, ЄДРСР, реєстр. № 126534613. Щоправда, це більше стосується паперової первинки. Адже на електронних документах у підпис «зашито» і прізвище, і посаду. Та не нехтуйте і в електронних документах окремо зазначати прізвище та посаду! Бо електронний підпис (КЕП) – це саме реквізит підпису, і він не замінює реквізити «посада та прізвище» особи (див. табл. 1 вище). Звісно, у стінах суду ви доведете, що за електронним підписом без проблем можна ідентифікувати особу. Та нам відомі ситуації з практики, коли відсутність посади та прізвища на електронному документі стала проблемою під час розблокування податкових накладних (податківці не знайшли всіх обов’язкових реквізитів на первинному документі, і формально вони мають рацію).

Наприклад, у питанні розблокування податкової накладної суд не визнав належно оформленою видаткову накладну без посади та прізвища (див. рішення Полтавського окружного адміністратвного суду від 11.08.2023 у справі № 440/6486/23, ЄДРСР, реєстр. № 112785296). Та бувають і позитивні рішення, одне з яких – Житомирського окружного адміністративного суду від 01.03.2024 у справі № 240/25037/23 (ЄДРСР, реєстр. № 117410242).

Ситуація 3. Немає посади на первинному документі, але є підпис та прізвище

Контрагент не бажає оплачувати поставлений товар. При цьому він не заперечує сам факт отримання товару, а свої твердження зводяться до того, що видаткові накладні, як первинні документи господарської операції, складені з істотними недоліками, а саме не зазначено посади особи, що отримувала товар, а також відсутній відтиск печатки на таких видаткових накладних. Та наголошує, що особа, яка підписувала документ від покупця було вповноважено неналежними особами, оскільки довіреність була видана не директором, а головним бухгалтером та заступником директора, які не є органами управління або іншими особами, уповноваженими на це установчими документами. Та немає на видатковій накладній відтиску печатки покупця, що могло б свідчити про участь відповідача у господарській операції, навіть за умови допущених недоліків. Від себе відмітимо, що печатка покупця є на інших документах з отримання цього товару, а саме ТТН та довіреності.

Суд не погодився з такими доводами та зауважив, що підпис у видаткових накладних здійснено особою, яка діяла на підставі довіреності, посилання на яку міститься у оспорюваних накладних, разом з тим в самій довіреності зазначено, що особа займає посаду провідного економіста з матеріально-технічного забезпечення. При цьому, суд наголошує, що використання печатки підприємства не є обов’язковим. Натомість відтиск печатки покупця міститься на товарно-транспортних накладних та на довіреності, проте покупцем на зазначено про протиправне використання своєї печатки або ж не надано доказів її втрати (рішення Господарського суду Одеської області від 19.01.2022 у справі № 916/2147/21, ЄДРСР, реєстр. № 102913564).

Ситуація 4. Немає прізвища на первинному документі, але є посада, підпис та печатка

В акті відсутнє прізвище уповноваженої особи (директора) замовника, яка поставила свій підпис на акті. Водночас в акті вказано посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, є підписи уповноважених представників сторін, печатки підприємств – учасників господарської операції, а також розшифрування посади уповноваженої особи замовника – директор ТОВ «...».

У постанові від 20.12.2018 у справі № 910/19702/17 Верховний Суд дійшов висновку, що відсутність у видаткових накладних назви посади особи, яка отримала товар за цією накладною, за наявності підпису у цій накладній, засвідченого відтиском печатки покупця, не може свідчити про те, що такі видаткові накладні є неналежними доказами у справі. Відтиск печатки на видаткових накладних є свідченням участі особи у здійсненні господарської операції за цими накладними.

Тому відсутність в акті прізвища директора є неістотним недоліком, який не може бути належною та достатньою перешкодою для реєстрації податкової накладної (постанова Верховного Суду від 15.07.2025 у справі № 440/5003/23, ЄДРСР, реєстр. № 128864767).

У таких ситуаціях печатка дає додаткові аргументи щодо участі саме вповноваженої особи підприємства у здійсненні господарської операції. Та, як бачимо, це може допомогти хіба що в суді, і то не факт.

Чи можна вимагати у контрагента, щоб він проставляв печатку, а на електронних документах – відповідно електронну печатку разом з підписом?

Ні, вимагати заборонено. Адже печатка не є обов’язковою. Тому – хіба що добровільно за його згодою.

Чи можна вимагати візуалізації підпису та печатки на електронних документах?

Ні, не можна. Тут пояснимо, що візуалізація цих реквізитів під час відображення на екрані чи роздрукування на папері електронного документа зазвичай залежить від формату створення (як правило, PDF-формат дає змогу візуалізувати, а ось інші – не завжди, хоча сам підпис є і це чітко видно з файлу такого документа з відображенням позначки часу, просто «кружечки» різнокольорові на самому документі не «малюються»).

Заборону вимоги саме візуалізації підпису (печатки) містить п. 4 Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої постановою КМУ від 17.01.2018 № 55: до електронних документів, підписаних (погоджених) із застосуванням КЕП або засвідчених кваліфікованою електронною печаткою, вимагати відтворення візуального підпису або відбитка печатки незалежно від особливостей оформлення документів не допускається.