Роль печати на бумажных и электронных первичных документах: когда реально помогает ее наличие?

Серия Библиотека «Баланс» Спецтема «Первичные документы: требования к оформлению, изменения в реквизитах, судебная практика»

Печать – не обязательна, и это знает как юрист, так и бухгалтер. То почему же мы так часто хотим видеть печать на документе? Только ради спокойствия? Или все же оттиск печати может помочь в спорных ситуациях? Поэтому посмотрим на этот вопрос глубже и проанализируем судебные решения. Наряду с этим, выясним:

• Можем ли требовать, чтобы контрагент делал оттиск печати на первичных документах, если у него она есть?
• Обязательно ли ставить на электронных документах электронную печать вместе с КЭП?
• Если есть физическая печать, обязательно ли получать и электронную?
• Если нет подписи, может ли помочь наличие печати?

Обязанности и дополнительные реквизиты первичного документа

Перечень обязательных реквизитов первичных документов перечислен в ст. 9 Закона от 16.07.1999 № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее – Закон № 996) и п. 2.3 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.1995 № 88 (далее – Положение № 88). Среди этих реквизитов нет печати (см. табл. 1).

Заметим, что такие реквизиты требуются как в бумажных, так и в электронных первичных документах.

Таблица 1. Обязательные реквизиты первичного документа

В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут(!) быть включены дополнительные реквизиты. Дополнительные реквизиты – по желанию (для удобства обработки, ввода и т. п.). Вот как раз среди перечня дополнительных реквизитов и находим печать предприятия (см. табл. 2).

Таблица 2. Дополнительные реквизиты первичного документа

Подчеркнем: дополнительные реквизиты не являются обязательными, предприятие их использует по желанию. Без них документ не утрачивает свою юридическую силу и статус первичного. То есть главное – чтобы в первичном документе были все обязательные реквизиты.

Роль печати на первичном документе

Напомним, что документ должен быть подписан лично, а подпись может быть скреплена печатью. Электронная подпись налагается в соответствии с законодательством об электронных документах и электронном документообороте (п. 2.4 Положения № 88).

Это еще одно подтверждение, что печать не обязательна. Она может скреплять подпись, а это дополнительная гарантия, что работник этого предприятия, подписавший документ, имеет доступ к печати, т. е. является уполномоченным лицом.

Подтверждает это и судебная практика. В постановлении ВХСУ от 23.12.2014 по делу № 910/6242/14 (ЕГРСР, рег. № 42148375) звучит четкий вывод: «оттиск печати на первичном документе не определен как обязательный реквизит первичного документа».

Если печать используется, «оттиск печати предприятия, имеющийся в частности на первичных документах, является свидетельством участия такого предприятия как юридического лица в осуществлении определенной хозяйственной операции» (постановление ВХСУ от 09.04.2013 по делу № 5023/5085/12, ЕГРСР, рег. № 30568093).

Более того, с 19.07.2017 использование субъектом хозяйствования печати не обязательно (Закон от 23.03.2017 № 1982-VIII). Знают об этом и налоговики (ИНК ГФС от 11.06.2019 № 2658/6/99-99-15-02-02-15/ІПК).

Все вышеизложенное касается и электронной печати.

Вспомним: электронная печать – электронные данные, которые добавляются к другим электронным данным или логично с ними связываются и используются для обеспечения достоверности происхождения связанных электронных данных или для засвидетельствования электронных подписей подписывателей на электронных документах, или для засвидетельствования соответствия копий документов оригиналам и выявления нарушения целостности (п. 12 ч. 1 ст. 1 Закона от 05.10.2017 № 2155-VIII «Об электронной идентификации и электронных доверительных услугах»). Для идентификации автора электронного документа может использоваться электронная подпись. Для подтверждения достоверности происхождения и целостности электронного документа может (!) использоваться электронная печать (ст. 6 Закона от 22.05.2003 № 851-IV «Об электронных документах и электронном документообороте»).

Среди бухгалтеров бытует миф: если есть печать, то ее нужно ставить, если нет, то только тогда можно не переживать за отсутствие оттиска на бумаге. Но это не так. Ни один нормативный документ такой зависимости (требования) не выдвигает.

Нужно ли субъекту хозяйствования, который использует в своей деятельности печать (для проставления оттиска на документах, созданных в бумажной форме), обязательно получать квалифицированную электронную печать для наложения ее на электронный документ?

Нет, не нужно. Квалифицированную электронную печать субъект хозяйствования имеет право получить по собственному желанию. Такой ответ предоставляют налоговики в ОИР (категория 129.03).

Когда печать на первичном документе может пригодиться?

Печать на документе может помочь, если есть недостатки в оформлении реквизитов идентификации участника операции (фамилии, должности, подписи). Но не всегда! То есть печать может подтвердить, что уполномоченное лицо предприятия участвовало в хозяйственной операции.

Приведем несколько ситуаций из практики.

Ситуация 1. Нет подписи на первичном документе

Устоявшаяся практика: без подписи документ не может подтверждать факт осуществления хозяйственной операции, то есть он не имеет юридической силы (постановление ВХСУ от 13.04.2016 по делу № 906/1203/15, ЕГРСР, рег. № 57200224; определение ВАСУ от 12.07.2012 по делу № 2а-1405/10/2470, ЕГРСР, рег. № 25228677). Но встречаются положительные решения: наличия должности, фамилии и инициалов лица, которое участвовало в осуществлении хозяйственной операции, достаточно для идентификации. А значит, отсутствие подписи должностного лица и печати предприятия не может свидетельствовать о наличии недостатков в заполнении первичных документов (постановление Второго апелляционного административного суда от 19.02.2021 по делу № 520/10771/2020, ЕГРСР, рег. № 95004994). Но такое положительное решение суда – исключение из правил, а не норма. Поэтому не обнадеживаем, потому что без подписи на электронном первичном документе или других данных, которые дают возможность идентифицировать лицо, невозможно будет доказать его участие в хозяйственной операции, а значит, и факт осуществления такой операции. Но шансы увеличатся, если подписи нет, но есть хотя бы электронная печать предприятия. Подчеркиваем: электронная печать не является заменителем электронной подписи! Это разные вещи, печать удостоверяет подпись. Однако, если подписи нет, но есть печать, появляются шансы отстоять хозяйственную операцию.

Ситуация 2. Нет фамилии и должности на первичном документе, но есть подпись и печать

Контрагент не признает поставку товара, в частности апеллирует к тому, что на расходных накладных нет фамилии и должности уполномоченного лица. На это суд отмечает: отсутствие в расходных накладных Ф. И. О. и названия должности лица, которое получило товар по этим накладным, при наличии его подписи на документах, которая удостоверена оттиском печати самого юрлица, не свидетельствует о том, что такое лицо является неуполномоченным или что такие расходные накладные являются ненадлежащими доказательствами по делу.

Оттиск печати в расходных накладных свидетельствует об участии предприятия как юридического лица в осуществлении хозяйственной операции по этим накладным (решение Хозяйственного суда Киевской области от 22.06.2023 по делу № 911/938/23, ЕГРСР, рег. № 111971687). Похожая ситуация рассматривалась и в постановлении Верховного Суда от 10.04.2025 по делу № 927/1187/23, ЕГРСР, рег. № 126534613. Правда, это больше касается бумажной первички. Ведь на электронных документах в подпись «зашита» и фамилия, и должность. Но не пренебрегайте и в электронных документах отдельно указывать фамилию и должность! Потому что электронная подпись (КЭП) – это именно реквизит подписи, и он не заменяет реквизиты «должность и фамилия» лица (см. табл. 1 выше). Конечно, в стенах суда вы докажете, что по электронной подписи без проблем можно идентифицировать лицо. Но нам известны ситуации из практики, когда отсутствие должности и фамилии на электронном документе стало проблемой при разблокировании налоговых накладных (налоговики не нашли всех обязательных реквизитов на первичном документе, и формально они правы).

Например, в вопросе разблокирования налоговой накладной суд не признал надлежащим образом оформленной расходную накладную без должности и фамилии (см. решение Полтавского окружного администратвного суда от 11.08.2023 по делу № 440/6486/23, ЕГРСР, рег. № 112785296). Но бывают и положительные решения, одно из которых – Житомирского окружного административного суда от 01.03.2024 по делу № 240/25037/23 (ЕГРСР, рег. № 117410242).

Ситуация 3. Нет должности на первичном документе, но есть подпись и фамилия

Контрагент не хочет оплачивать поставленный товар. При этом он не отрицает сам факт получения товара, а свои утверждения сводятся к тому, что расходные накладные, как первичные документы хозяйственной операции, составлены с существенными недостатками, а именно не указаны должности лица, получавшего товар, а также отсутствие оттиска печати на таких расходных накладных. Но отмечает, что лицо, которое подписывало документ от покупателя, было уполномочено ненадлежащими лицами, поскольку доверенность была выдана не директором, а главным бухгалтером и заместителем директора, не являющимися органами управления или другими лицами, уполномоченными на это учредительными документами. И нет на расходной накладной оттиске печати покупателя, что могло бы свидетельствовать об участии ответчика в хозяйственной операции, даже при допущенных недостатках. От себя заметим, что печать покупателя есть на других документах по получению этого товара, а именно ТТН и доверенности.

Суд не согласился с такими доводами и отметил, что подпись в расходных накладных осуществлена лицом, действовавшим на основании доверенности, ссылка на которую содержится в оспариваемых накладных, вместе с тем в самой доверенности указано, что лицо занимает должность ведущего экономиста по материально-техническому обеспечению. При этом суд отмечает, что использование печати предприятия не является обязательным. Зато отпечаток печати покупателя содержится на товарно-транспортных накладных и на доверенности, однако покупателем не указано о противоправном использовании своей печати или же не предоставлено доказательств ее потери (решение Хозяйственного суда Одесской области от 19.01.2022 по делу № 916/2147/21, ЕГРСР, рег. № 102913564).

Ситуация 4. Нет фамилии на первичном документе, но есть должность и подпись и печать

В акте отсутствует фамилия уполномоченного лица (директора) заказчика, которое поставило свою подпись на акте. Вместе с тем в акте указаны должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления, есть подписи уполномоченных представителей сторон, печати предприятий – участников хозяйственной операции, а также расшифровка должности уполномоченного лица заказчика – директор ООО «...».

В постановлении от 20.12.2018 по делу № 910/19702/17 Верховный Суд пришел к выводу, что отсутствие в расходных накладных названия должности лица, получившего товар по этой накладной, при наличии подписи в этой накладной, заверенной оттиском печати покупателя, не может свидетельствовать по делу. Оттиск печати на расходных накладных является свидетельством участия лица в осуществлении хозяйственной операции по этим накладным.

Поэтому отсутствие в акте фамилии директора является несущественным недостатком, который не может быть надлежащим и достаточным препятствием для регистрации налоговой накладной (постановление Верховного Суда от 15.07.2025 по делу № 440/5003/23, ЕГРСР, рег. № 128864767).

В таких ситуациях печать дает дополнительные аргументы относительно участия именно уполномоченного лица в осуществлении хозяйственной операции. Но, как видим, это может помочь разве что в суде, и то не факт.

Можно ли требовать у контрагента, чтобы он проставлял печать, а на электронных документах – соответственно электронную печать вместе с подписью?

Нет, требовать запрещено. Ведь печать не обязательна. Поэтому разве что добровольно, по его согласию.

Можно ли требовать визуализации подписи и печати на электронных документах?

Нет, нельзя. Здесь объясним, что визуализация этих реквизитов при отображении на экране или распечатке на бумаге электронного документа обычно зависит от формата создания (как правило, PDF-формат позволяет визуализировать, а вот другие – не всегда, хотя сама подпись есть и это четко видно из файла такого документа с отражением отметки времени, просто «кружочки» разноцветные на самом документе не «рисуются»).

Запрет требования именно визуализации подписи (печати) содержит п. 4 Типовой инструкции по документированию управленческой информации в электронной форме и организации работы с электронными документами в делопроизводстве, электронному межведомственному обмену, утвержденной постановлением КМУ от 17.01.2018 № 55: к электронным документам, подписанным (согласованным) с применением КЭП или удостоверенным квалифицированной электронной печатью, требовать воспроизведения визуальной подписи или оттиска печати независимо от особенностей оформления документов не допускается.