Несуттєві помилки в реквізитах первинних документів: судові рішення, роз'яснення Мінфіну та ДПС

Звертаємо увагу! Первинний документ із помилками виключає дію презумпції правомірності дій платника податків.

Пам’ятайте! Ідеально оформлена первинка – це мінус один податковий ризик щодо підозри в нереальності через помилки (звісно, інші підстави залишаються, але принаймні одну виключено, що немало).

№
з/п

Суть
 помилки

Рішення суду, роз’яснення Мінфіну та ДПС

Висновки та ремарки

1

2

3

4

1

Помилка в назві первинного документа

Рішення Господарського суду м. Києва від 08.07.2013 у справі № 910/5717/13 (ЄДРСР, реєстр. № 32334674)

Документ під назвою «Видаткова накладна» не фіксує змісту й обсягу господарської операції з приймання-передачі товару, оскільки не містить граф «Передав» і «Прийняв». Окрім того, у документі під назвою «Видаткова накладна» було зазначено: «При оформленні довіреності необхідно зазначати найменування та кількість товару, рахунок дійсний до оплати до.., у разі закінчення строку для оплати фірма не несе відповідальності за наявність товару на складі та незмінність цін».

Тому суд дійшов висновку, що цей документ не є видатковою накладною – первинним обліковим документом, який підтверджує господарську операцію з приймання-передачі товару, а є лише рахунком на його оплату

2

Помилка в даті

Постанова Верховного Суду від 10.12.2020 у справі № 910/14900/19 (ЄДРСР, реєстр. № 93498733)

Закон не містить приписів щодо часу складання первинного документа, але водночас зобов’язує відобразити в обліку господарську операцію тільки в тому звітному періоді, у якому така операція була здійснена (ч. 5 ст. 9 Закону № 996)

3

Нерозкриття змісту (суті) господарської операції

Лист Мінфіну від 14.03.2012 № 31-08410-07/23-1994/1318

Міру деталізації змісту й обсягу господарської операції визначають особи, які відповідають за здійснення цієї операції і правильність її оформлення. Така деталізація має забезпечити розкриття змісту господарської операції та ідентифікацію пов’язаних із нею активів, зобов’язань, доходів або витрат

Індивідуальна податкова консультація (далі – ІПК) від 28.03.2019 № 1307/6/99-99-15-03-02-15/ІПК

Міру деталізації змісту та обсягу господарської операції в первинному документі визначають особи, які відповідають за здійснення цієї операції та правильність її оформлення. Така деталізація має забезпечити розкриття змісту операції та ідентифікацію виконаних робіт і наданих замовником послуг із метою правильного їх відображення в аналітичному обліку та регістрах бухобліку для узагальнення інформації, зокрема зобов’язань із ПДВ

Постанова Верховного Суду від 20.06.2018 у справі № 826/3952/13-а (ЄДРСР, реєстр. № 74870584)

Аналізуючи первинні документи, зокрема акти здачі-приймання робіт (надання послуг), з яких не видно, які саме послуги надавались контрагентом позивача, суди дійшли висновку про неналежність доказів

Постанова Верховного Суду від 25.06.2018 у справі № 826/20685/14 (ЄДРСР, реєстр. № 74988931)

Апеляційний суд виходив із того, що реальний характер поставки позивачу рекламних послуг від ТОВ і товарів від ПП не підтверджено. Такі висновки зроблено судом на підставі оцінки доказів, доданих позивачем до матеріалів справи, зокрема з посиланням на господарські операції:

– із ТОВ: актів наданих послуг, які не розкривають зміст та обсяг наданої послуги (не дозволяють ідентифікувати продукцію, яку було розміщено, вид рекламного матеріалу), відсутності певних медіа-планів, вимог до рекламного ролику, доказів розміщення в радіоефірах;

– із ПП: видаткових і податкових накладних, які не мають доказів зберігання цих товарів, відсутності доказів щодо фактичного приймання товару від цього постачальника, перевірки його якості та кількості, відсутності технічної документації на товар, що поставлявся

Постанова Верховного Суду від 10.05.2018 № 820/1763/16 (ЄДРСР, реєстр. № 73901901)

Ступінь деталізації опису господарської операції у первинному документі законодавством не встановлена. Умовою документального підтвердження операції є можливість на підставі наявних документів зробити висновок про те, що витрати фактично понесено. При цьому, виходячи зі специфіки послуги як предмета господарської операції, акт наданих послуг із зазначенням фактично поставленої послуги за напрямом, указаним у договорах, є достатнім доказом, що підтверджує факт виконання такої операції. Відсутність максимальної деталізації виду наданих послуг не є перешкодою для приймання цих документів до обліку та не свідчить про відсутність виконаних операцій

Постанова Верховного Суду від 02.04.2020 у справі № 160/93/19 (ЄДРСР, реєстр. № 88575619)

У постанові Верховного Суду від 12.02.2020 у справі № 813/3577/13-а зазначено, що ступінь деталізації опису господарської операції у первинному документі законодавством не встановлена. Незаповнення в первинних облікових документах окремих позицій, які не впливають на зміст господарської операції, відсутність максимальної деталізації виду наданих послуг, а так само відтворення в актах виконаних робіт (наданих послуг) такого самого переліку послуг, що зазначені в специфікаціях, не є перешкодою для приймання цих документів до обліку та не свідчить про відсутність виконаних господарських операцій. Умовою документального підтвердження операції є можливість на підставі наявних документів зробити висновок про те, що витрати фактично понесено

4

Помилка в одиниці виміру

ІПК ДПС від 05.10.2021 № 3717/ІПК/99-00-21-02-02-06

До переліку обов’язкових реквізитів, які повинні мати первинні документи згідно з п. 2.4 Положення № 88, віднесено, зокрема, зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції (у грошовому та за можливості у натуральних вимірниках)

Рішення Чернігівського окружного адміністративного суду від 14.03.2024 у справі № 620/637/24 (ЄДРСР, реєстр. № 117693147)

З аналізу наявних первинних документів убачається, що останні повною мірою підтверджують поставку товару між постачальником і покупцем, а наявність у документах двох одиниць виміру кількості товару («тонна» «кілограм» (маса), «літр» «дм³» (об’єм), ціна товару за 1 л з урахуванням ПДВ, яка відповідає ціні товару за 1 л без ПДВ у податкових накладних) дає підстави дійти висновку, що, оформлюючи податкові накладні на вищевказані операції, постачальник припустився технічної помилки в графі «Одиниця виміру», яка не заважає ідентифікувати здійснені господарські операції, їх зміст (кількість/обсяг товару, ціна за 1 л, вартість).

Отже, продавець зробив технічну помилку в реквізиті, а одиниці виміру та кількість (обсяг) зазначено в інших первинних документах (видатковій накладній, акцизній накладній, ТТН), які підтверджують реальне здійснення господарської операції та ідентифікують її. Тому позивач правомірно відніс суму ПДВ до податкового кредиту та відобразив його в декларації з ПДВ за травень 2021 року в загальній сумі 378 933,33 грн

Постанова Сьомого апеляційного адміністративного суду від 14.03.2023 у справі № 560/9332/22 (ЄДРСР, реєстр. № 109572086)

Одиниця виміру господарської операції зазначається у первинному документі в натуральних вимірниках за можливості –  залежно від властивостей, характеру/способу зберігання і витрачання/використання активів.

Основна особливість комунальних послуг –  наявність лічильників, на підставі показників яких визначається обсяг спожитих за місяць води, тепла, електроенергії, газу.

Тобто додані до матеріалів перевірки акти здачі-приймання робіт не містять обов’язкових реквізитів, які дають можливість ідентифікувати обсяг господарської операції та її вимірників щодо витрачання/використання активів.

Фактором достовірної оцінки наданих комунальних послуг можуть бути показники лічильників, які обліковують обсяг спожитих за місяць води, тепла, електроенергії, газу.

Отже, зазначені дії позивача не узгоджуються з приписам п. 6 НП(С)БУ 16 «Витрати», оскільки понесені витрати не можуть бути достовірно оцінені

5

Відсутність посади особи, яка брала участь у здійсненні госпоперації (підпис і прізвище є)

Постанова ВГСУ від 01.06.2011 у справі № 15/416 (ЄДРСР, реєстр. № 16460584)

Помилка несуттєва і не позбавляє первинний документ юридичної сили. За іншими даними можна ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні операції

Рішення Господарського суду Одеської області від 19.01.2022 у справі № 916/2147/21 (ЄДРСР, реєстр. № 102913564)

Підпис на видаткових накладних здійснено особою, що діяла на підставі довіреності, посилання на яку міститься у оспорюваних накладних. Водночас у самій довіреності зазначено, що особа обіймає посаду провідного економіста з матеріально-технічного забезпечення

6

Відсутність підпису на первинному документі

Постанова ВГСУ від 13.04.2016 у справі № 906/1203/15 (ЄДРСР, реєстр. № 57200224), ухвала ВАСУ від 12.07.2012 у справі № 2а-1405/10/2470 (ЄДРСР, реєстр. № 25228677)

Якщо немає підпису на первинному документі, то документ не може підтвердити факт здійснення господарської операції, тобто не має юридичної сили

Постанова Другого апеляційного адміністративного суду від 19.02.2021 у справі № 520/10771/2020 (ЄДРСР, реєстр. № 95004994)

Наявність посади, прізвища та ініціалів особи, яка брала участь у здійсненні господарської операції, є достатньою для ідентифікації. Тож відсутність підпису посадової особи та печатки підприємства не може свідчити про наявність недоліків у заповненні первинних документів

7

Відсутність прізвища особи, яка поставила підпис

Постанови ВГСУ від 07.06.2011 у справі № 17/91-9/107 (ЄДРСР, реєстр. № 16461324), від 14.08.2012 у справі № 5016/759/2011(17/38) (ЄДРСР, реєстр. № 25628634),
від 27.02.2013 у справі № 5008/567/2012 (ЄДРСР, реєстр. № 29718307), ухвала ВАСУ від 15.11.2012 у справі № 14/23 (К-21310/10) (ЄДРСР, реєстр. № 27947080)

Відсутність даних про особу, яка брала участь у здійсненні госпоперації (прізвища та ініціалів), в окремих випадках унеможливлює порядок її ідентифікації

Постанова Касаційного господарського суду Верховного Суду від 29.01.2020 № 916/922/19 (ЄДРСР, реєстр. № 87329918)

У наданих суду видаткових накладних № 8, № 9 від 12.03.2018 та № 33 від 04.04.2018 не зазначено посади та прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарських операцій. У них є лише підпис отримувача товару, але немає даних, що дозволяють ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Відповідно до вимог абзацу дев’ятого ч. 2 ст. 9 Закону № 996 ці видаткові накладні містили такі обов’язкові реквізити, як дата складання; назва підприємства, від імені якого складено документи та якому здійснюється поставка за цими накладними; зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції; особисті підписи в графі «Відвантажив» та «Отримав», та чи засвідчені ці дані печатками сторін

Постанова Верховного Суду від 15.07.2025 у справі № 440/5003/23 (ЄДРСР, реєстр. № 128864767)

Відсутність в акті прізвища директора є неістотним недоліком, який не може бути належною та достатньою перешкодою для реєстрації податкової накладної

8

Відсутність посади, прізвища та підпису

Постанова ВГСУ від 20.08.2015 у справі № 918/117/15 (ЄДРСР, реєстр. № 49043674), ухвала ВАСУ від 12.04.2016 К/800/7326/15 (ЄДРСР, реєстр. № 57133932)

Документ не є первинним, тобто не має юридичної сили. Причина – неможливо ідентифікувати, хто здійснював господарську операцію

9

Відсутність печатки*

ІПК ДФС від 11.06.2019 № 2658/6/99-99-15-02-02-15/ІПК

Використання суб’єктом господарювання печатки не є обов’язковим

Постанова ВГСУ від 23.12.2014 у справі № 910/6242/14 (ЄДРСР, реєстр. № 42148375)

Печатка не обов’язкова на первинному документі

Постанова ВГСУ від 09.04.2013 у справі № 5023/5085/12 (ЄДРСР, реєстр. № 30568093)

Якщо підприємство використовує печатку, то її відбиток, зокрема, на первинних документах є свідченням участі такого підприємства як юрособи у здійсненні певної господарської операції

Рішення Господарського суду Одеської області від 19.01.2022 у справі № 916/2147/21 (ЄДРСР, реєстр. № 102913564)

Суд наголошує, що використання печатки підприємства не є обов’язковим. Натомість відтиск печатки покупця міститься на товарно-транспортних накладних та на довіреності. Проте покупцем на заявлено про протиправне використання своєї печатки або ж не надано доказів її втрати

10

Первинний документ на бланку скасованої форми

Рішення Дніпропетровського окружного адміністративного суду від 11.07.2024 у справі № 160/9960/24 (ЄДРСР, реєстр. №120460281)

Платник податку може створювати власну форму первинного документа або може користуватися бланками скасованої типової форми

11

Немає перекладу первинного документа з іноземної мови

Постанова Восьмого апеляційного адміністративного суду від 03.04.2024 у справі № 308/19708/23 (ЄДРСР, реєстр. № 118432660)

Копію вказаного інвойсу українською мовою надано тільки до суду апеляційної інстанції, проте в суді першої інстанції позивачем було надано цей інвойс, складений іноземною мовою. Належного перекладу на українську мову не надавалося, що позбавляло суд можливості встановити, дослідити та перевірити його зміст.

Отже, колегія суддів вважає правильним те, що під час розгляду справи судом першої інстанції було не взято до уваги наданий позивачем інвойс № 1545163 від 01.09.2023, складений англійською мовою та не перекладений українською мовою.

При цьому щодо надання цього інвойсу …колегія суддів апеляційного суду зазначає, що позивач не називає жодних причин, з яких переклад українською цього інвойсу не було надано у суді першої інстанції

12

Не заповнено деякі реквізити

Ухвала Київського апеляційного адміністративного суду від 18.08.2016 № 826/13368/15 (ЄДРСР, реєстр. № 59880350)

У подорожньому листі не заповнено деякі реквізити, зокрема: у розділі «Витрати палива (літрів)» не було заповнено графи 32 «Витрати палива» і 33 «Витрати фактичні», у розділі «Пробіг, км» не заповнено графи 41, 42, 43.

Судді дійшли такого висновку: господарська операція може супроводжуватися складенням будь-якого первинного документа, який містить обов’язкові реквізити, визначені ст. 9 Закону № 996. При цьому не всі реквізити такого первинного документа, як подорожній лист, є обов’язковими. Тому якщо в документі не заповнено деякі реквізити, але заповнено обов’язкові реквізити, такий первинний документ не можна визнати недійсним

* З 19.07.2017 згідно із Законом від 23.03.2017 № 1982-VIII використання суб’єктом господарювання печатки не є обов’язковим. Печатка ніколи не згадувалася серед обов’язкових реквізитів первинного документа. Вона є додатковим (тобто використовується за бажанням) реквізитом.