Оренда: чи дійсно не обійтися без актів наданих послуг?

Серія Бібліотека «Баланс» Спецтема «Первинні документи: вимоги до оформлення, зміни у реквізитах, судова практика»

Закон від 24.02.2026 № 4791-IX «Про внесення зміни до статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» щодо спрощення оформлення первинних документів з надання послуг» (далі – Закон № 4791, набув чинності з 01.04.2026) підняв хвилю запитань, пов’язаних з оформленням первинних документів (докладніше див. статтю «Зміни в документуванні послуг та робіт з 01.04.2026: теоретичний аналіз і реальна користь»). У статті розглянемо, що змінилося для сторін договору оренди (найма) із набранням чинності Законом № 4791. Чи дійсно в разі найму (оренди) ніяк не обійтися без оформлення актів наданих послуг?

У чому проблема?

Згідно із Законом № 4791 ч. 2 ст. 9 Закону від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996) доповнено новим абзацом. Перше речення цього абзацу починається так: «Якщо первинний документ містить інформацію про дату (період) надання послуг, виконання робіт або найму (оренди)...».

Із цього формулювання випливає, що в розумінні законодавця орендна операція не є операцією з надання послуг – у всякому разі для цілей бухобліку.

Зазначимо, що з погляду Цивільного кодексу України (далі – ЦКУ) договір найму (оренди) теж не вважається договором про надання послуг. Адже оренда регулюється гл. 58 ЦКУ «Найм (оренда)», а послуги – гл. 63 ЦКУ. Водночас з позиції Податкового кодексу України (далі – ПКУ) операційна (оперативна) оренда підпадає під визначення продажу результатів робіт (послуг) та постачання послуг, наведені у пп. 14.1.185 та 14.1.203 ПКУ відповідно. Через це коли йдеться про документальне оформлення операцій з оренди (найму), між орендарями (наймачами) та орендодавцями (наймодавцями) трапляються непорозуміння.

Первинний документ без підпису орендаря: коли це можливо?

Із змін, що внесено Законом № 4791 до ч. 2 ст. 9 Закону № 996, виокремимо ті, що стосуються договору найму (оренди) (далі – оренда). Вони полягають у такому.

Пропонується спрощений порядок складання первинного документа щодо господарських операцій, здійснених на виконання договорів оренди, – у разі, якщо такий документ містить інформацію про дату (період) оренди (а точніше – про період надання орендних послуг).

У такому «спрощеному» первинному документі допускається відсутність окремих обов’язкових реквізитів орендаря, а саме:

• посад і прізвищ осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
• особистого підпису або інших даних, що дозволяють ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Тобто фактично йдеться про можливість оформлення орендодавцем первинного документа без підпису орендаря, але за умови, що:

• такий порядок документування господарських операцій передбачено договором, укладеним у письмовій формі;
• такі господарські операції відображаються у бухгалтерському обліку в періоді їх здійснення.

Про який первинний документ ідеться?

Виникає запитання: якого саме первинного документа стосується спрощений порядок оформлення?

Якщо взяти до уваги, що для ПКУ оренда – це послуга, то сторонам договору оренди потрібен документ, який підтвердив би надання послуги орендодавцем і отримання її орендарем.

Зрозуміло, що якщо орієнтуватися на ст. 901 ЦКУ, то договір оренди ≠ договору про надання послуг, а виконавець (замовник) ≠ орендодавець (орендар). Адже предметом договору оренди виступає майно, а предметом послуги є дії, які споживаються в процесі їх надання або здійснення діяльності. Протягом строку оренди орендар використовує майно, а не споживає послугу. А раз немає послуги, то й акт наданих «орендних послуг» можна не складати.

Ба більше, навіть якщо побачити у відносинах «орендодавець – орендар» орендну послугу, то факт надання такої послуги не повинен ставитися під сумнів, поки отримане орендарем згідно з договором і актом приймання-передачі майно не буде повернуто орендодавцю.

Тобто відсутність акта про надання орендних послуг жодних проблем для сторін не створює. Для підтвердження факту надання/отримання орендних послуг достатньо договору та акта приймання-передачі майна. Далі належне виконання договору забезпечується вимогою ч. 5 ст. 762 ЦКУ, де зазначено, що плата за найм (оренду) майна вноситься щомісячно, якщо інше не встановлено договором.

Оформлення акта наданих орендних послуг, з юридичної точки зору, може бути лише добровільним. На реальність/нереальність оренди відсутність актів наданих орендних послуг не впливає!

Але...

Але що на практиці?

На практиці із незначущого, з погляду юристів, документа акт орендних послуг для деяких суб’єктів господарювання перетворюється на камінь спотикання. І це спричинено передусім нормами податкового законодавства.

Розглянемо декілька запитань, що виникають на практиці у сторін договору оренди.

Який первинний документ дозволяється оформити орендодавцю у спрощеному порядку (без підпису орендаря) і який документ зобов’язаний підписувати орендар державного або комунального майна?

У ч. 1 ст. 20 Закону від 03.10.2019 № 157-IX «Про оренду державного та комунального майна» зазначено, що орендар наділяється правом користування майном на строк, визначений договором оренди, але не раніше підписання акта приймання-передачі відповідного майна. Підписання актів приймання-передачі здійснюється відповідно до Порядку передачі в оренду державного та комунального майна, затвердженого постановою КМУ від 03.06.2020 № 483.

Про інші документи (крім процедурних – тих, що передують підписанню договору оренди державного та комунального майна), які мають підтвердити операції, здійснені на виконання договору оренди, в «орендному законодавстві» не згадується.

Водночас на практиці виникає конфлікт інтересів, тому що:

• орендарі прагнуть отримати від орендодавця підписаний ним акт наданих орендних послуг, який, на їхню думку (див. вище), підтверджує реальність операції (факт користування майном за певний період). Але не всі орендодавці погоджуються на підписання акта – і це недивно, адже в «орендному законодавстві» про такий документ не згадується. Тим паче, що доходи і податкові зобов’язання з ПДВ орендодавці можуть нарахувати, не надто турбуючись про наявність підписаного орендарем акта;
• орендодавці, вид діяльності яких пов’язаний з орендою і у яких великий контингент «різношерстих» орендарів (юрособи, підприємці, зокрема платники єдиного податку, просто фізособи), відчувають проблеми з отриманням підпису від них. І якщо доходи можна відобразити, не надто переймаючись через відсутність оформленого належним чином акта, то пов’язані з доходами (див. далі) витрати мають бути належним чином задокументовані.

Яким документом сторони договору оренди можуть замінити акт?

У листі Мінфіну від 24.03.2023 № 41010-06-5/7983 зазначено, що для цілей бухобліку оформлений з дотриманням вимог законодавства рахунок-фактура (інвойс) може бути підставою для відображення в бухобліку господарської операції з постачання товарів, робіт (послуг) без складання акта приймання-передачі, з огляду на вимоги законодавства щодо питань, пов’язаних із виконанням договірних зобов’язань, а також належним чином оформлених договорів тільки в разі оплати такого рахунка-фактури (інвойсу), що підтверджується відповідними документами (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера тощо).

Як бачимо, в листі Мінфіну конкретно про оренду не сказано, а йдеться, імовірніше, про «класичні» послуги. Проте ми вважаємо, що сторони договору оренди також можуть наділити рахунок-фактуру (рахунок на оплату) функціями документа, яким підтверджується факт надання орендних послуг. Але при цьому в договорі оренди має бути зафіксовано, що підтвердженням надання орендних послуг є не акт, а саме рахунок на оплату (рахунок-фактура).

Отже, ми з’ясували, що для цілей бухобліку рахунок на оплату може бути первинним документом. Зокрема, первинним документом може бути рахунок на оплату орендних послуг, якщо:

• це передбачено договором оренди;
• орендодавець підпише рахунок, у якому будуть усі обов’язкові реквізити, але не буде посади, прізвища та підпису від орендаря;
• орендну «послугу» реально надано і в рахунку вказано період (дату) її надання (здійснення). Ця умова, як правило, виконується на практиці, адже рахунок зазвичай виставляється за підсумком місяця «за фактом надання орендних послуг».

Бухоблік доходів (витрат) від оренди

Правила відображення у бухобліку орендних операцій наведено в НП(С)БО 14.

Ось що зазначено у п. 5 розд. ІІ цього стандарту для орендаря.

Належна плата за користування об’єктом операційної оренди визнається витратами згідно з НП(С)БО 16 «Витрати» (тобто залежно від напрямку використання орендованого майна):

• або на прямолінійній основі протягом строку оренди;
• або з урахуванням способу отримання економічних вигід, пов’язаних із використанням об’єкта операційної оренди (див. далі).

А ось вимоги із п. 8 розд. ІІІ НП(С)БО 14 для орендодавця.

Дохід від операційної оренди (крім доходу від оренди об’єктів інвестиційної нерухомості, а також якщо діяльність зі здачі іншого майна в оренду не є основною – докладніше про це див. далі) визнається іншим операційним доходом відповідного звітного періоду і обліковується на субрахунку 713 «Дохід від операційної оренди активів»:

• або на прямолінійній основі протягом строку оренди;
• або з урахуванням способу одержання економічних вигід, пов’язаних з використанням об’єкта операційної оренди (див. далі).

При цьому витрати орендодавця включаються до складу інших операційних витрат, а не до собівартості майна.

Доходи від оренди об’єктів інвестиційної нерухомості або доходи від здачі іншого майна в оренду, що є основною діяльністю орендодавця, не відносяться до інших операційних доходів, а обліковуються на субрахунку 703 «Дохід від реалізації робіт і послуг» у тому самому порядку, що і за звичайними послугами. При визначенні орендного доходу в такому разі слід орієнтуватися на п. 12 НП(С)БО 15, де сказано: якщо послуги полягають у виконанні невизначеної кількості дій (операцій) за визначений період часу, то дохід визначають шляхом рівномірного його нарахування за цей період (крім випадків, коли інший метод краще визначає ступінь завершеності надання послуги).

Орендодавці інвестиційної нерухомості (іншого майна, якщо така діяльність є основною) формують собівартість послуг оренди на субрахунку 903 «Собівартість реалізованих робіт і послуг». У орендодавця вона складається з прямих витрат на утримання об’єкта та загальновиробничих витрат, пов’язаних з його експлуатацією. Основу собівартості зазвичай становить амортизація, комунальні платежі, витрати на ремонт, страхування та податки на землю (нерухомість).

Як розуміти одну із умов для застосування спрощеного порядку складання первинного документа – «господарські операції мають відображатися у бухгалтерському обліку в періоді їх здійснення»?

Те, що господарські операції слід відображати в облікових регістрах у тому звітному періоді, у якому вони були здійснені, зазначено в ч. 5 ст. 9 Закону № 996. І цього правила треба дотримуватися незалежно від того, на яку дату складається чи підписується первинний документ. Адже на практиці часто-густо буває, що сторони датують акти не датою здійснення господарської операції, а, наприклад, датою складання чи підписання акта. Тоді виникають сумніви, у якому періоді проводити операцію в обліку.

Отже, застереження-умова, наведене в новому абзаці ч. 2 ст. 9 Закону № 996, не є нововведенням чи окремою умовою, передбаченою спеціально для «спрощених» первинних документів. На наш погляд, це схоже на підказку від законодавця: мовляв, відображайте в бухобліку операцію в періоді її здійснення, і тоді ніхто не буде заперечувати проти документа, складеного у спрощеному порядку.

Податковий облік орендних послуг

Від бухгалтерського обліку орендних операцій перейдемо до податкового.

Податок на прибуток

Облік орендної плати для цілей визначення податку на прибуток як в орендодавця, так і в орендаря ведеться за правилами бухобліку: коригування фінрезультату на різниці нормами ПКУ не передбачено.

ПДВ

Для орендодавця датою виникнення податкових зобов’язань у разі постачання послуг є дата першої з подій (п. 187.1 ПКУ). А першою подією може бути:

• або отримання передоплати на розрахунковий рахунок виконавця;
• або оформлення документа, що підтверджує факт постачання послуги.

Орендар включає суми ПДВ, сплачені (нараховані) у складі орендної плати, до податкового кредиту за наявності зареєстрованої у ЄРПН податкової накладної (п. 198.6 ПКУ). Податковий кредит відображається на дату першої з подій (п. 198.2 ПКУ), якою може бути:

• або списання (перерахування) коштів орендодавцю;
• або отримання послуги.

Зазначимо, що тлумачення дати виникнення податкових зобов’язань як дати «оформлення документа, що підтверджує факт постачання послуги» (п. 187.1 ПКУ) давно визнано некоректним (якщо надання послуги є першою подією). Адже орендну послугу може бути надано, наприклад, у березні, а акт (рахунок) оформлено (як повноцінний документ з усіма обов’язковими реквізитами або як «спрощений» без підпису орендаря) – у квітні. Навряд чи найдеться багато сміливців, які вирішать нарахувати ПДВ-зобов’язання у квітні, тобто фактично із запізненням. Адже тоді це буде означати, що акт можна оформляти і в іншому більш «вигідному» періоді.

У цьому випадку правильною, як показує практика, є така логіка. Оскільки податкова звітність заснована на даних бухобліку, можна стверджувати, що як і в бухобліку (див. вище), для цілей ПДВ-обліку господарські операції слід відображати в тому звітному періоді, у якому їх здійснено. Тобто в нашому прикладі саме в березні мають відображати в обліку податкові зобов’язання – орендодавець і податковий кредит – орендар (за умови реєстрації податкової накладної в ЄРПН).

Висновки

Підсумуємо все вищесказане для того, щоб остаточно зрозуміти, яка є користь чи загроза від першоквітневих нововведень для сторін договору оренди.

1. Оренда – це не послуга з юридичної точки зору, але послуга (нехай і специфічна) – для цілей обліку. Зміни, внесені в ст. 9 Закону № 996 щодо спрощеного порядку оформлення первинного документа, яким підтверджується факт надання орендних послуг (без підпису орендаря), мають певні наслідки. Можна назвати, як мінімум, три моменти. Інші... виявить практика.

По-перше, на наш погляд, сумніви щодо того, чи потрібен окремий документ для підтвердження факта надання послуг оренди, потрібно відкинути. Потрібен. Законодавець сказав, що сторони договору оренди державного чи комунального майна мають оформляти повноцінний первинний документ (з усіма обов’язковими реквізитами), який підтверджує послугу з надання майна в оренду. В інших випадках достатньо «спрощеного» документа. Отже, з 01.04.2026 законодавці підвели логіку до того, що без акта наданих орендних послуг (назва документа може бути іншою) – «спрощеного» чи «повноцінного» – не обійтись.

По-друге, орендодавців, які не мають відношення до державного чи комунального майна або для яких оренда не є основним видом діяльності, тепер взагалі може не цікавити підпис орендаря на акті. Тому отримати від них акт наданих послуг орендарю (для нього акт підтверджує витрати) буде складніше. А орендодавці державного та комунального майна, навпаки, повинні тепер серйозніше ставитися до оформлення повноцінного акта наданих орендних послуг (іншого документа, що відіграватиме таку ж роль). Тобто вони є особами, зацікавленими у наявності підпису орендаря на первинному документі.

По-третє, орендодавці, вид діяльності яких пов’язаний з орендою, які мають проблеми з отриманням підпису від великої кількості різних орендарів, тепер зможуть оформляти акти, не залучаючи орендарів до цього процесу. Ті ж орендарі (передусім платники податку на прибуток і ПДВ), які зацікавлені в отриманні акта, зможуть звернутися до орендодавця і отримати «спрошений» акт. За бажання вони навіть можуть перетворити спрощений первинний документ на повноцінний, поставивши на ньому свій підпис. Вважаємо, що це не завадить.

2. Порядок обліку орендних операцій залишився незмінним. Законодавець тільки підсвітив, як прожектором, деякі облікові аспекти.