Хто може вести бухоблік на підприємстві

Бухгалтер на підприємстві

Питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належать до компетенції його власника (власників) або вповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів (ч. 2 ст. 8 Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996)).

Тобто власник або керівник підприємства повинен організувати бухоблік і забезпечити фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом установленого строку, але не менше трьох років. Відповідальність за це також покладається на них.

Для цього потрібно насамперед визначитися із формою організації обліку.

Форми організації бухобліку

Для ведення бухобліку підприємство самостійно обирає одну з чотирьох форм організації:

1. Введення до штату підприємства посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером.

2. Користування послугами спеціаліста з бухобліку, зареєстрованого як підприємець.

3. Ведення бухобліку на договірних засадах цент­ралізованою бухгалтерією або підприємством, суб’єктом підприємницької діяльності, самозайнятою особою, що провадять діяльність у сфері бухобліку та/або аудиторської діяльності.

4. Самостійне ведення бухобліку та складання звітності безпосередньо власником або керівником підприємства. Увага! Ця форма організації не може застосовуватися на підприємствах, звітність яких повинна оприлюднюватися, та в бюджетних установах.

Відповідно до ч. 7 ст. 8 Закону № 996 головний бухгалтер або особа, на яку покладено обов’язок ведення бухобліку на підприємстві, має:

• забезпечити дотримання установлених єдиних методологічних засад бухобліку, складання та подання у визначені строки фінзвітності;
• організувати контроль за відображенням на рахунках бухобліку всіх господарських операцій;
• брати участь в оформленні матеріалів, пов’я­заних із нестачею та відшкодуванням втрат від нестачі, крадіжки та псування активів підприємства;
• забезпечувати перевірку стану бухобліку у філіях, представництвах, відділеннях та інших відокремлених підрозділах підприємства.

Розглянемо кожну форму організації бухобліку докладніше.

Бухгалтер або бухгалтерська служба на чолі з головбухом

У такому випадку керівнику також доведеться вибирати з двох варіантів: створити бухгалтерську службу на чолі з головбухом чи прийняти на роботу рядового бухгалтера.

Підприємства, що становлять суспільний інтерес (це емітенти цінних паперів, банки, фінустанови, страховики, недержавні пенсійні фонди, великі підприємства), зобов’язані створювати бухгалтерську службу на чолі з головним бухгалтером, до складу якої входять не менше двох осіб.

Для створення бухгалтерської служби визначають структуру, підпорядкованість, кількість посад. Це все залежить від обсягу, характеру та складності бухгалтерської роботи. Для визначення оптимальної кількості працівників, необхідної для ведення бухобліку, можна скористатися Міжгалузевими нормативами чисельності працівників бухгалтерського обліку, затвердженими наказом Мінпраці та соцполітики від 26.09.03 р. № 269.

Завдання, функціональні обов’язки і структуру бухгалтерської служби, а також її взаємовідносини з іншими підрозділами підприємства регламентує Положення про бухгалтерію. Бюджетні установи розробляють його на підставі Типового положення про бухгалтерську службу бюджетної установи, затвердженого постановою КМУ від 26.01.11 р. № 59.

Створення підрозділу оформлюють наказом. Також затверджують штатний розпис відповідно до організаційної структури, посадові інструкції.

Кваліфікаційні характеристики для посади бухгалтера, зокрема до освіти та стажу роботи, наведено в Довіднику кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженому наказом Мінпраці та соцполітики від 29.12.04 р. № 336 (далі – Довідник № 336).

Згідно з розд. 1 Довідника № 336 головний бухгалтер:

• керує працівниками, які ведуть бухгалтерський облік на підприємстві;
• розподіляє між ними посадові завдання та обов’язки;
• знайомить цих працівників із нормативно-методичними документами та інформаційними матеріалами, які стосуються їх діяльності, а також зі змінами в чинному законодавстві;
• забезпечує ведення бухобліку на підприємстві;
• забезпечує зберігання майна, раціональне та ефективне використання матеріальних, фінансових ресурсів тощо.

Якщо підприємству достатньо одного бухгалтера, бухгалтерську службу не утворюють. Достатньо ввести до штату посаду бухгалтера.

Відповідно до Класифікатора професій ДК 003:2010, затвердженому наказом Держспоживстандарту від 28.07.10 р. № 327 (далі – ДК 003:2010) та Довідника № 336 до бухгалтерської служби можна включити такі посади (див. таблицю).

Ведення бухобліку бухгалтером-підприємцем або бухгалтерською фірмою

Бухгалтер-підприємець веде бухоблік підприємства на підставі цивільно-правового договору про надання послуг (докладніше про це див. «Бухгалтер за договором»). Під час укладення договору особливу увагу слід звернути на істотні умови договору та умови, які чітко відокремлять його від трудового договору.

У разі ведення бухобліку стороннім підприємством, що провадить діяльність у сфері бухобліку та/або аудиту на договірних засадах, також укладається договір про надання послуг, але вже з юрособою. У договорі прописують:

• істотні умови (предмет договору, вартість послуг, порядок оплати, права та обов’язки сторін, порядок урегулювання спорів, відповідальність сторін, строк дії договору);
• строки обробки документів і складання звітності;
• вимоги до якості послуг, що надаються;
• місце надання послуг і зберігання документів та звітності тощо.

Передача результатів наданих послуг та їх оплата здійснюються на підставі акта наданих послуг.

Яким у цьому випадку є порядок підписання первинних документів підприємства?

Мінфін, посилаючись на п. 2.13 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88, не заперечує проти підписання первинних документів підприємства стороннім бухгалтером-підприємцем або працівником залученої бухгалтерської чи аудиторської фірми, що ведуть бухоблік на підприємстві (див. лист від 26.09.06 р. № 31-34000-20-23/20039).

Водночас відповідні повноваження мають бути прописані в договорі про надання послуг, а працівнику видана довіреність на представлення підприємства при здійсненні господарських операцій із правом підпису первинних документів.

Керівник підприємства затверджує перелік осіб, які мають право підписувати первинні документи на здійснення госпоперації, пов’язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів і документів, ТМЦ, нематеріальних активів та іншого майна. Прибуткові касові ордери підписуються головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником підприємства. Документи на видачу готівки (видаткові касові ордери або видаткові відомості) підписуються керівником і головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником (ЗІР, категорія 109.15). Тож повноваження особи, яка підписує касові документи, мають бути належним чином оформлені внутрішніми документами підприємства.

Якщо відповідно до абзацу другого п. 44 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.17 р. № 148 (далі – Положення № 148) працівнику стороннього підприємства передаються функції касира (це стало можливе з 2018 року), із підприємством укладають окрему угоду на надання послуги з надання персоналу, в якій обов’язково прописують вимогу про повну матеріальну відповідальність працівника фірми. Такий касир – працівник іншого підприємства несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей. При цьому йому заборонено передовіряти виконання дорученої йому роботи іншим особам (п. 45 Положення № 148).

Мінфін не заперечує проти підпису представника фірми і на фінзвітності (див. лист від 22.02.10 р. № 31-34000-10-16/3801).

Податкова декларація (далі – декларація) має бути підписана керівником платника податку або вповноваженою особою, а також особою, відповідальною за ведення бухобліку та подання декларації до контролюючого органу (пп. 48.5.1 Податкового кодексу (далі – ПК)). Тож, аби особа мала право ставити свій підпис на податковій звітності, в укладеному договорі її слід чітко зазначити як відповідальну за ведення бухобліку, підписання і подання фінансової та податкової звітності.

Для надання права підпису електронних документів (крім заяви про приєднання до договору про визнання електронних документів) іншим особам, яким делеговано право підпису, платник повідомляє про таких осіб контролюючий орган, визначений відповідно до п. 5 розд. ІІІ Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затверджений наказом Мінфіну від 06.06.17 р. № 557 (далі – Порядок № 557). Для цього він направляє повідомлення про надання інформації щодо електронного цифрового підпису в електронному вигляді за формою додатка 2 до Порядку № 557 (див. п. 11 розд. ІІІ Порядку № 557; ЗІР, категорія 135.02).

Самостійне ведення бухобліку власником або керівником підприємства

Підприємство може прийняти рішення про ведення бухобліку та складання звітності безпосередньо його власником або керівником. Зазвичай у такому разі на них покладається відповідальність за ведення бухгалтерського та податкового обліку.

Юрособа може виконувати обов’язки платника податків без призначення директора (іншого керівника) за умови, що господарська діяльність не ведеться, а особу-підписанта (відомості про неї вносяться в ЄДР) призначено згідно з рішенням загальних зборів уповноваженою особою на складання, підписання та подання декларацій, звітів із ЄСВ, бухгалтерських, фінансових звітів за умови відсутності на підприємстві штатних працівників та у зв’язку з припиненням трудових взаємовідносин із директором (див. Індивідуальну податкову консультацію ДФС від 01.06.17 р. № 435/6/99-99-15-02-02-15/ІПК).

Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів і регістрів бухобліку та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи.

Юрособи зобов’язані подати контролюючому органу відомості про осіб, відповідальних за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку юрособи, її відокремлених підрозділів, у 10-денний строк із дня взяття на облік чи виникнення змін в облікових даних платників податків. Для цього подається заява за формою № 1-ОПП або № 1-РПП із позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» (п. 66.4 ПК; п. 9.3 розд. IX Порядку обліку платників податків і зборів, затверджений наказом Мінфіну від 09.12.11 р. № 1588).

За відсутності на підприємстві посади головного бухгалтера до контролюючого органу подається заява за формою № 1-ОПП із вказаною вище позначкою та відомостями про керівника підприємства. У полі «Дата призначення» цієї заяви має бути вказана дата, з якої особа почала виконувати обов’язки бухгалтера на підприємстві (ЗІР, категорія 119.01).

Якщо штатним розписом не передбачено посади головного бухгалтера, а ведення бухобліку та подання декларації здійснюються безпосередньо керівником, то декларація підписується лише в графі «керівник», а в графі «головний бухгалтер» проставляється прочерк.

Тобто, якщо в наказі про облікову політику визначено, що бухгалтерський облік ведеться самостійно власником або керівником підприємства, податкову звітність підписує лише керівник (ЗІР, категорія 135.02).

Підсумки

Підприємство на власний розсуд обирає форму ведення бухобліку, фіксуючи її в наказі про облікову політику. Залежно від обраної форми оформлюють відносини з особою, відповідальною за ведення бухобліку.