Кто может вести бухучет на предприятии

Бухгалтер на предприятии

Вопросы организации бухгалтерского учета на предприятии относятся к компетенции его собственника (собственников) или уполномоченного органа (должностного лица) в соответствии с законодательством и учредительными документами (ч. 2 ст. 8 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее – Закон № 996)).

То есть собственник или руководитель предприятия должен организовать бухучет и обеспечить фиксирование фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах, сохранение обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока, но не менее трех лет. Ответственность за это также возлагается на них.

Для этого нужно в первую очередь определиться с формой организации учета.

Формы организации бухучета

Для ведения бухучета предприятие самостоятельно избирает одну из четырех форм организации:

1. Ввод в штат предприятия должности бухгалтера или создание бухгалтерской службы под руководством главного бухгалтера.

2. Пользование услугами специалиста по бухучету, зарегистрированного как предприниматель.

3. Ведение бухучета на договорных началах централизованной бухгалтерией или предприятием, субъектом предпринимательской деятельности, самозанятым лицом, которые осуществляют деятельность в сфере бухучета и/или аудиторской деятельности.

4. Самостоятельное ведение бухучета и составление отчетности непосредственно собственником или руководителем предприятия. Внимание! Эта форма организации не может применяться на предприятиях, отчетность которых должна обнародоваться, и в бюджетных учреждениях.

В соответствии с ч. 7 ст. 8 Закона № 996 главный бухгалтер или лицо, на которое возложена обязанность ведения бухучета на предприятии, должны:

• обеспечить соблюдение установленных единых методологических принципов бухучета, составление и представление в определенные сроки финотчетности;
• организовать контроль за отражением на счетах бухучета всех хозяйственных операций;
• принимать участие в оформлении материалов, связанных с недостачей и возмещением потерь от недостачи, кражи и порчи активов предприятия;
• обеспечивать проверку состояния бухучета в филиалах, представительствах, отделениях и других обособленных подразделениях предприятия.

Рассмотрим каждую форму организации бухучета подробнее.

Бухгалтер или бухгалтерская служба во главе с главбухом

В таком случае руководителю также придется выбирать из двух вариантов: создать бухгалтерскую службу под руководством главбуха или принять на работу рядового бухгалтера.

Предприятия, которые представляют общественный интерес (это эмитенты ценных бумаг, банки, финучреждения, страховщики, негосударственные пенсионные фонды, крупные предприятия), обязаны создавать бухгалтерскую службу под руководством главного бухгалтера, в состав которой входят не менее двух человек.

Для создания бухгалтерской службы определяют структуру, подчиненность, количество должностей. Это все зависит от объема, характера и сложности бухгалтерской работы. Для определения оптимального количества работников, необходимого для ведения бухучета, можно воспользоваться Межотраслевыми нормативами численности работников бухгалтерского учета, утвержденными приказом Минтруда и соцполитики от 26.09.03 г. № 269.

Задачи, функциональные обязанности и структуру бухгалтерской службы, а также ее взаимоотношения с другими подразделениями предприятия регламентирует Положение о бухгалтерии. Бюджетные учреждения разрабатывают его на основании Типового положения о бухгалтерской службе бюджетного учреждения, утвержденного постановлением КМУ от 26.01.11 г. № 59.

Создание подразделения оформляют приказом. Также утверждают штатное расписание в соответствии с организационной структурой, должностные инструкции.

Квалификационные характеристики для должности бухгалтера, в частности к образованию и стажу работы, приведены в Справочнике квалификационных характеристик профессий работников, утвержденном приказом Минтруда и соцполитики от 29.12.04 г. № 336 (далее – Справочник № 336).

Согласно разд. 1 Справочника № 336 главный бухгалтер:

• руководит работниками, которые ведут бухгалтерский учет на предприятии;
• распределяет между ними должностные задания и обязанности;
• ознакомляет этих работников с нормативно-методическими документами и информационными материалами, касающимися их деятельности, а также с изменениями в действующем законодательстве;
• обеспечивает ведение бухучета на предприятии;
• обеспечивает хранение имущества, рациональное и эффективное использование материальных, финансовых ресурсов и т. п.

Если предприятию достаточно одного бухгалтера, бухгалтерскую службу не создают. Достаточно ввести в штат должность бухгалтера.

В соответствии с Классификатором профессий ДК 003:2010, утвержденному приказом Госпотребстандарта от 28.07.10 г. № 327 и Справочником № 336 в бухгалтерскую службе можно включить следующие должности (см. таблицу).

Ведение бухучета бухгалтером-предпринимателем или бухгалтерской фирмой

Бухгалтер-предприниматель ведет бухучет предприятия на основании гражданско-правового договора о предоставлении услуг (подробнее об этом см. «Бухгалтер по договору»). Во время заключения договора особое внимание следует обратить на существенные условия договора и условия, которые четко обособят его от трудового договора.

В случае ведения бухучета сторонним предприятием, которое осуществляет деятельность в сфере бухучета и/или аудита на договорных началах, также заключается договор о предоставлении услуг, но уже с юрлицом. В договоре прописывают:

• существенные условия (предмет договора, стоимость услуг, порядок оплаты, права и обязанности сторон, порядок урегулирования споров, ответственность сторон, срок действия договора);
• сроки обработки документов и составления отчетности;
• требования к качеству предоставляемых услуг;
• место предоставления услуг и хранения документов и отчетности и т. п.

Передача результатов предоставленных услуг и их оплата осуществляются на основании акта предоставленных услуг.

Каким в этом случае является порядок подписания первичных документов предприятия?

Минфин, ссылаясь на п. 2.13 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88, не возражает против подписания первичных документов предприятия сторонним бухгалтером-предпринимателем или работником привлеченной бухгалтерской или аудиторской фирмы, которые ведут бухучет на предприятии (см. письмо от 26.09.06 г. № 31-34000-20-23/20039).

В то же время соответствующие полномочия должны быть прописаны в договоре о предоставлении услуг, а работнику выдана доверенность на представление предприятия при осуществлении хозяйственных операций с правом подписи первичных документов.

Руководитель предприятия утверждает перечень лиц, которые имеют право подписывать первичные документы на осуществление хозоперации, связанной с отпуском (расходованием) денежных средств и документов, ТМЦ, нематериальных активов и другого имущества. Приходные кассовые ордера подписываются главным бухгалтером или лицом, уполномоченным руководителем предприятия. Документы на выдачу наличности (расходные кассовые ордера или расходные ведомости) подписываются руководителем и главным бухгалтером или лицом, уполномоченным руководителем (ОИР, категория 109.15). Поэтому полномочия лица, которое подписывает кассовые документы, должны быть надлежащим образом оформлены внутренними документами предприятия.

Если в соответствии с абзацем вторым п. 44 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.17 г. № 148 (далее – Положение № 148) работнику стороннего предприятия передаются функции кассира (это стало возможно с 2018 года), с предприятием заключают отдельное соглашение на предоставление услуги по предоставлению персонала, в котором обязательно прописывают требование о полной материальной ответственности работника фирмы. Такой кассир – работник другого предприятия несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей. При этом ему запрещено передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам (п. 45 Положения № 148).

Минфин не возражает против подписи представителя фирмы и на финотчетности (см. письмо от 22.02.10 г. № 31-34000-10-16/3801).

Налоговая декларация (далее – декларация) должна быть подписана руководителем налогоплательщика или уполномоченным лицом, а также лицом, ответственным за ведение бухучета и представление декларации в контролирующий орган (пп. 48.5.1 Налоговый кодекс (далее – НК)). Поэтому, чтобы лицо имело право ставить свою подпись на налоговой отчетности, в заключенном договоре его следует четко указать как ответственного за ведение бухучета, подписание и представление финансовой и налоговой отчетности.

Для предоставления права подписи электронных документов (кроме заявления о присоединении к договору о признании электронных документов) другим лицам, которым делегировано право подписи, плательщик уведомляет о таких лицах контролирующий орган, определенный в соответствии с п. 5 разд. ІІІ Порядка обмена электронными документами с контролирующими органами, утвержденного приказом Минфина от 06.06.17 г. № 557 (далее – Порядок № 557). Для этого он направляет уведомление о предоставлении информации относительно электронной цифровой подписи в электронном виде по форме приложения 2 к Порядку № 557 (см. п. 11 разд. ІІІ Порядка № 557; ОИР, категория 135.02).

Самостоятельное ведение бухучета собственником или руководителем предприятия

Предприятие может принять решение о ведении бухучета и составлении отчетности непосредственно его собственником или руководителем. Обычно в таком случае на них возлагается ответственность за ведение бухгалтерского и налогового учета.

Юрлицо может исполнять обязанности налогоплательщика без назначения директора (другого руководителя), при условии, что хозяйственная деятельность не ведется, а лицо-подписант (сведения о нем вносятся в ЕГР) назначено согласно решению общего собрания уполномоченным лицом на составление, подписание и представление деклараций, отчетов по ЕСВ, бухгалтерских, финансовых отчетов при условии отсутствия на предприятии штатных работников и в связи с прекращением трудовых взаимоотношений с директором (см. Индивидуальную налоговую консультацию ГФС от 01.06.17 г. № 435/6/99-99-15-02-02-15/ІПК).

Ответственность за несвоевременное составление первичных документов и регистров бухучета и недостоверность отраженных в них данных несут лица, которые составили и подписали данные документы.

Юрлица обязаны подать контролирующему органу сведения о лицах, ответственных за ведение бухгалтерского и/или налогового учета юрлица, его обособленных подразделений, в 10-дневный срок со дня взятия на учет или возникновения изменений в учетных данных налогоплательщиков. Для этого подается заявление по форме № 1-ОПП или № 1-РПП с отметкой «Сведения о лице, ответственном за ведение бухгалтерского и/или налогового учета» (п. 66.4 НК; п. 9.3 разд. IX Порядка учета плательщиков налогов и сборов, утвержденного приказом Минфина от 09.12.11 г. № 1588).

При отсутствии на предприятии должности главного бухгалтера в контролирующий орган подается заявление по форме № 1-ОПП с указанной выше отметкой и сведениями о руководителе предприятия. В поле «Дата назначения» этого заявления должна быть указана дата, с которой лицо начало исполнять обязанности бухгалтера на предприятии (ОИР, категория 119.01).

Если штатным расписанием не предусмотрена должность главного бухгалтера, а ведение бухучета и представление декларации осуществляются непосредственно руководителем, то декларация подписывается только в графе «руководитель», а в графе «главный бухгалтер» проставляется прочерк.

То есть, если в приказе об учетной политике определено, что бухгалтерский учет ведется самостоятельно собственником или руководителем предприятия, налоговую отчетность подписывает только руководитель (ОИР, категория 135.02).

Итоги

Предприятие по собственному усмотрению выбирает форму ведения бухучета, фиксируя ее в приказе об учетной политике. В зависимости от избранной формы оформляют отношения с лицом, ответственным за ведение бухучета.