Підприємство працевлаштовує переселенців: як отримати компенсацію від держави

Підприємство приймає на роботу декількох працівників, які тимчасово переїхали в безпечне місце з населених пунктів, де наразі відбуваються активні бойові дії. Виник ряд запитань, пов’язаних з отриманням компенсації витрат роботодавця на оплату праці таких працівників (далі – компенсація).

Зараз багато роботодавців приймають на роботу переселенців, тому ситуація дуже актуальна. Нижче ми детально відповімо на запитання про отримання компенсації роботодавцями.

Запитання – відповіді

1. Яким нормативним документом передбачена виплата компенсації роботодавцеві?

Виплата компенсації здійснюється згідно з Порядком надання роботодавцю компенсації витрат на оплату праці за працевлаштування внутрішньо переміщених осіб внаслідок проведення бойових дій під час воєнного стану в Україні, затвердженим постановою КМУ від 20.03.2022 № 331 (далі – Порядок № 331).

Компенсація надається за рахунок коштів Фонду загальнообов’язкового державного соціального страхування на випадок безробіття (далі – Фонд) та інших джерел, не заборонених законодавством  (п. 1 Порядку № 331).

2. У якому розмірі та протягом якого періоду виплачується компенсація?

Компенсація надається щомісячно в розмірі мінімальної заробітної плати (далі – МЗП), установленої законом, за кожну працевлаштовану особу, за яку роботодавець сплачує ЄСВ (п. 3 Порядку № 331). На сьогодні розмір МЗП становить 8 000 грн 

Якщо ж працівник працював неповний місяць, то розмір компенсації визначається виходячи з розміру МЗП, пропорційно до відпрацьованого часу. Зокрема, розмір компенсації за такий період обчислюється шляхом ділення розміру МЗП, установленою законом, на кількість робочих днів місяця (чи кількість годин у разі почасового обліку робочого часу), установлених законодавством, та множення отриманого результату на кількість робочих днів (чи кількість годин), за які надається компенсація.

Загальна тривалість виплати компенсації не може перевищувати 3 місяців, а для осіб з інвалідністю з числа внутрішньо переміщених осіб – 6 місяців із дня працевлаштування особи.

Виплата компенсації здійснюється в період дії воєнного стану, а також упродовж 30 календарних днів після його закінчення або скасування.

3. За виконання яких умов виплачується компенсація?

Порядок № 331 передбачає декілька вимог, які повинні виконуватися для отримання компенсації. Умовно ці вимоги можна розділити на дві категорії: вимоги до роботодавця і вимоги до працівника. Розглянемо детальніше.

Вимоги до роботодавця встановлені п. 2 Порядку № 331. Так, роботодавець повинен:

• перебувати на обліку як платник ЄСВ;
• укласти з переселенцем трудовий договір (контракт);
• виплачувати працівникові за повністю виконану місячну (годинну) норму праці зарплату в розмірі, не нижчому від МЗП, установленої законодавством (наразі МЗП = 8 000 грн);
• нараховувати і сплачувати за переселенця ЄСВ;
• подати у встановленому законодавством порядку податкову квартальну звітність або річну звітність за останній звітний період на дату подання заяви на отримання компенсації. Зауважимо, що саме так зазначено в Порядку № 331, хоча зараз податковий розрахунок сум ПДФО та ЄСВ подається щомісячно.

Вимоги до працівника такі:

• по-перше, працівник має бути внутрішньо переміщеною особою;
• по-друге, такий працівник повинен отримати довідку внутрішньо переміщеної особи відповідно до Порядку оформлення і видачі довідки про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи, затвердженого постановою КМУ від 01.10.2014 № 509 (далі – Порядок № 509).

4. Які громадяни визнаються внутрішньо переміщеними особами?

Про це сказано у п. 1 Порядку № 331. Під внутрішньо переміщеною особою розуміється особа, яка після запровадження воєнного стану в Україні отримала довідку про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи відповідно до Порядку № 509. Зразок такої довідки наведено в додатку 2 до Порядку № 509.

5. Як переселенцеві отримати довідку внутрішньо переміщеної особи?

Для отримання такої довідки переселенець звертається до структурного підрозділу з питань соцзахисту районних, районних у м. Києві держадміністрацій, виконавчих органів міських, районних у містах (у разі утворення) рад із заявою за формою, наведеною в додатку 1 до Порядку № 509 (п. 2 Порядку № 509).

Крім того, у період дії воєнного стану для отримання довідки можна звернутися до уповноваженої особи виконавчого органу сільської, селищної, міської ради або центру надання адміністративних послуг.

Також заява про взяття на облік може бути подана в електронній формі з використанням мобільного додатка Єдиного державного вебпорталу електронних послуг (портал «Дія») (п. 2¹ Порядку № 509). У цьому випадку переселенець зможе отримати електронну довідку.

6. Чи може роботодавець отримати компенсацію, якщо переселенець раніше вже був працевлаштований на умовах, передбачених Порядком № 331, і за нього раніше була виплачена компенсація іншому роботодавцеві?

Ні. Переселенець може бути прийнятий на роботу на умовах, передбачених Порядком № 331, тільки один раз. Наприклад, роботодавець подавав заяву про отримання компенсації витрат на виплату зарплати переселенцеві, а потім цей працівник звільнився. У такому разі новий роботодавець цього працівника вже не зможе отримати компенсацію. Це правило прямо передбачено п. 2 Порядку № 331. 

7. Куди та в які строки потрібно звертатися роботодавцеві для отримання компенсації?

Для отримання компенсації роботодавець – не раніше ніж через п’ять календарних днів після працевлаштування переселенця і не пізніше 6 місяців із дня працевлаштування – подає до міського, районного, міськрайонного центру зайнятості або філії регіонального центру зайнятості заяву про компенсацію витрат.

У п. 4 Порядку № 331 зазначено, що заяву за вибором роботодавця можна подати двома способами:

• в електронній формі – через портал «Дія»;
• у паперовій формі – особисто під час відвідування центру зайнятості або на адресу електронної пошти відповідного центру зайнятості (адресу електронної пошти можна знайти на сайті Державного центру зайнятості). Зверніть увагу! У разі подання заяви на електронну пошту навряд чи можна говорити про паперову форму документів – скоріше, це теж варіант електронної форми, але так зазначено у п. 4 Порядку № 331.

Заява подається до центру зайнятості, розташованого за місцезнаходженням роботодавця.

8. За якою формою подається заява?

Як сказано в Порядку № 331, форма такої заяви затверджується Державним центром зайнятості (крім форми заяви, яка подається через портал «Дія»). Форму такої заяви можна знайти на офіційному сайті Державного центру зайнятості.

9. Які документи потрібно подати до центру зайнятості, якщо заява подається у паперовій формі?

До заяви потрібно додати такі документи (п. 5 Порядку № 331):

• копію наказу про працевлаштування або документ, що підтверджує працевлаштування на умовах, передбачених п. 2 Порядку № 331. Копію слід оформити відповідно до вимог законодавства (детальніше про це див. нижче відповідь на запитання 11). Якщо в наказі про прийняття на роботу наведено всі необхідні відомості (вид трудового договору, розмір заробітної плати працівника тощо), то досить буде надати саме копію цього наказу. Але якщо такі умови закріплено, наприклад, у письмовому трудовому договорі або контракті, вам слід додати копію цього договору (контракту);
• відомості про працівників, які є застрахованими особами (прізвище, ім’я, по батькові, реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія і номер паспорта – для фізосіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера, повідомили про це відповідний контролюючий орган та мають позначку в паспорті). Увага! Ці відомості слід подати за затвердженою Державним центром зайнятості формою (вона теж наведена на їх вебпорталі);
• копію довідки про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи;
• копію документа, в якому наведено інформацію про інвалідність працевлаштованої особи (надається в разі, якщо переселенець має статус особи з інвалідністю, а роботодавець у такому разі має право отримувати компенсацію впродовж 6 місяців, див. запитання 2).

10. Як швидко буде прийняте рішення?

Рішення про надання компенсації або про відмову має бути прийняте центром зайнятості протягом 5 календарних днів після отримання заяви.

Про це рішення роботодавця мають повідомити протягом 3 календарних днів – тим способом, яким було подано заяву (п. 9 Порядку № 331). Так, якщо заяву ви подавали особисто, то і повідомлення про прийняте рішення мають вручити вам особисто, якщо ж заяву ви подавали електронною поштою – тоді і повідомлення ви отримаєте на адресу своєї електронної пошти.

11. Як мають бути оформлені копії документів, що подаються до Центру зайнятості?

Копії документів (наказу про прийняття на роботу, трудового договору, довідки) потрібно оформити згідно з вимогами, установленими:

• Правилами, затвердженими наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5), а саме гл. 11 розд. ІІ цих Правил, яка називається «Засвідчення копій та витягів службових документів»;
• ДСТУ 4163:2020, де в п. 5.26 визначено, які реквізити повинна мати відмітка про засвідчення.

Виходячи з вимог цих документів:

• копія повинна відповідати оригіналу (повністю відтворювати інформацію оригіналу і всі його зовнішні ознаки або їх частину);
• у верхньому правому кутку на лицьовому боці першого аркуша копії повинна стояти позначка «Копія»;
• копія повинна мати посвідчувальний напис «Згідно з оригіналом». У цьому написі також повинні бути зазначені: найменування посади особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, ініціали (ініціали імені) і прізвище, а також дата засвідчення копії;
• посвідчуваний напис має бути скріплений відбитком печатки відповідного структурного підрозділу (наприклад, печатки відділу кадрів) або ж відповідною печаткою «Для копій». Якщо такої печатки немає, то можна скористатися печаткою підприємства (за наявності).

12. Як подати заяву про отримання компенсації через портал «Дія»?

Тут будемо керуватися правилами, установленими п. 6 Порядку № 331. Для подання заяви в електронній формі через портал «Дія» роботодавець повинен виконати такі дії:

1) створити особистий електронний кабінет користувача на порталі «Дія» і пройти електронну ідентифікацію та аутентифікацію;

2) заповнити, підписати і подати заяву, що формується засобами порталу «Дія». У заяві наводяться такі відомості:

• дані про роботодавця: найменування юрособи або прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) фізособи-підприємця, код згідно з ЄДРПОУ;
• дані про кожну працевлаштовану особу: прізвище, ім’я, по батькові (за наявності);
• реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія і номер паспорта громадянина України (для фізосіб, які відмовилися від прийняття реєстраційного номера);
• дані про документ, що підтверджує працевлаштування на умовах, передбачених п. 2 Порядку № 331 (зазначте тут найменування, номер і дату відповідного документа: наказу про прийняття на роботу, письмового трудового договору або контракту);
• розрахунковий рахунок роботодавця.

Про результати обробки заяви і прийняте рішення роботодавція повідомлять автоматично засобами порталу «Дія».

13. Підприємство укладає з переселенцем строковий трудовий договір (на період відсутності основного працівника, який призваний на службу до ЗСУ). Чи є в цьому випадку у підприємства право на отримання компенсації?

Так, таке право у підприємства є, якщо роботодавець і працівник відповідають усім критеріям, про які ми говорили вище. Про це прямо сказано в п. 2 Порядку № 331, згідно з яким компенсація роботодавцеві належить за кожну особу, працевлаштовану на умовах строкового або безстрокового трудового договору. Тому вид договору в цьому випадку не має значення.

14. Приймаємо на роботу переселенця. Він не зміг звільнитися з попереднього місця роботи, оскільки там зараз ведуться бойові дії. Тому оформляємо його за сумісництвом. Чи є у цьому випадку в роботодавця право на отримання компенсації?

Так, у цьому випадку в роботодавця теж є право на отримання компенсації (звичайно, за виконання інших умов, передбачених Порядком № 331). Про це теж сказано у п. 2 Порядку № 331 – роботодавець має право на отримання компенсації за осіб, працевлаштованих у тому числі на умовах сумісництва.

15. Протягом якого строку повинні виплатити компенсацію роботодавцеві?

Строки виплати компенсації визначені п. 10, 12 Порядку № 331, а саме:

• за перший місяць роботи переселенця гроші мають бути перераховані роботодавцеві протягом 5 робочих днів після зарахування коштів на рахунок регіонального центру зайнятості;
• за другий та наступні місяці роботи переселенця сума компенсації перераховується роботодавцеві після підтвердження ним факту продовження трудових відносин з переселенцем (якщо працівник звільнився, то компенсація не надаватиметься). Компенсація за другий місяць має бути виплачена протягом 5 робочих після зарахування коштів на рахунок регіонального центру зайнятості. Тобто для отримання компенсації за другий і подальші місяці роботи переселенця роботодавцеві треба буде подати в центр зайнятості відомості про працівника (працівників) за вищезгаданою формою (див. запитання 9). 

У разі надання роботодавцем відомостей про працевлаштування особи після закінчення 3 місяців із дня працевлаштування (а для осіб з інвалідністю з числа внутрішньо переміщених осіб – 6 місяців) регіональний центр зайнятості здійснює перерахування коштів роботодавцеві за місяці роботи такої особи в межах тривалості надання компенсації витрат, визначеної абзацом третім п. 3 Порядку № 331.

16. В яких випадках роботодавцеві можуть відмовити в наданні компенсації?

Підстави для відмови в наданні компенсації наведено в п. 9 Порядку № 331. Так, роботодавцеві відмовлять у виплаті компенсації, якщо:

• він не відповідає умовам, зазначеним у п. 2 Порядку № 331 (див. детальніше про це в запитанні 3);
• немає підтвердження станом на дату подання заяви факту працевлаштування особи на умовах, передбачених абзацом першим п. 2 Порядку № 331;
• у працевлаштованої особи станом на дату подання заяви немає довідки про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи;
• довідку про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи отримано до запровадження воєнного стану на підставі Указу № 64;
• роботодавець подав неповний пакет документів, передбачений п. 4 і 5 Порядку № 331;
• роботодавець подав заяву з порушенням строку, передбаченого абзацом першим п. 4 Порядку № 331 (раніше ніж через 5 календарних днів після працевлаштування або пізніше 6 місяців із дня працевлаштування внутрішньо переміщеної особи);
• роботодавцем в заяві зазначено недостовірні відомості та/або подано недостовірні документи,  та/або був підтверджений факт невідповідності роботодавця або працевлаштованої ним особи вимогам Порядку № 331;
• роботодавець працевлаштував особу, за яку компенсація витрат уже була виплачена або виплачується такому або іншому роботодавцеві станом на дату подання заяви;
• регіональним центром зайнятості за результатами додаткової перевірки встановлено факт невідповідності роботодавця або працівника вимогам Порядку № 331, виявлений за результатами верифікації, здійсненої Мінфіном;
• працевлаштована особа станом на дату подання заяви не була застрахованою особою.

17. Чи потрібно роботодавцеві повертати отриману компенсацію, якщо працівник, на якого вона надавалася, звільнився за власним бажанням, не пропрацювавши і місяця?

Так, у цьому випадку частину отриманої компенсації роботодавцю доведеться повернути. Як передбачено п. 11 Порядку № 331, у разі припинення трудових відносин до закінчення строку виплати компенсації роботодавець протягом 5 робочих днів з дня такого припинення зобов’язаний повернути суму невикористаної компенсації витрат на рахунок регіонального центру зайнятості.

18. Як контролюється надання компенсації?

Центр зайнятості має право перевірити достовірність відомостей, наданих роботодавцем для отримання компенсації, а також дотримання порядку їх використання роботодавцем (п. 18 Порядку № 331).

Перевірка може бути проведена за місцезнаходженням роботодавця або у приміщенні центру зайнятості. Роботодавець зобов’язаний допустити працівників центру зайнятості до проведення перевірки, а в разі її проведення в приміщенні центру зайнятості – подати відповідні документи.

Під час проведення перевірки центр зайнятості має право отримувати від роботодавця необхідні пояснення, зокрема в письмовій формі.