Місячний Податковий розрахунок: аналізуємо зміни

Виправлення помилок у Податковому розрахунку

Багато хто пам’ятає, як неочікувано об’єднали колишню форму № 1ДФ зі звітністю з ЄСВ і запровадили об’єднану квартальну звітність. Хоча експерти та бухгалтери наголошували, що не варто цього робити. Але щоб зрозуміти свою помилку, авторам ідеї з квартальною звітністю знадобилося чотири роки. Тож у 2025-му повертаємося до щомісячного подання зарплатної звітності. Розглянемо, які зміни нас чекають.

Нова форма та строки подання Податкового розрахунку

Нагадаємо, що Законом від 10.10.2024 № 4015-IX було внесено зміни до Податкового кодексу України та інших законів України щодо забезпечення збалансованості бюджетних надходжень у період дії воєнного стану, якими, зокрема, змінено податковий період для подання об’єднаного звіту з квартального на місячний.

Наказом Мінфіну від 24.01.2025 № 39, який набув чинності 6 лютого 2025 року, затверджено нову форму Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі – Податковий розрахунок), а також викладено в новій редакції Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку, затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4 (далі – Порядок № 4).

Отже, з 2025 року Податковий розрахунок подаватиметься щомісяця, протягом 20 календарних днів після закінчення звітного місяця.

Оскільки Порядок № 4 та форми було оновлено незадовго до граничної дати подання звітності за січень 2025 року, цьогоріч у лютому маємо дві граничні дати подання Податкового розрахунку: за IV квартал 2024 року – не пізніше 10 лютого; за січень 2025 року – не пізніше 20 лютого.

Форми звітності загалом майже не змінилися. Певні новації та уточнення відбулися в порядку їх заповнення. Однак низка проблем залишилися поза увагою авторів, а сподівання на їх розв’язання виявилися марними.

Зміни в порядку подання Податкового розрахунку

Розділ ІІ Порядку № 4 доповнено нормами щодо подання Податкового розрахунку нотаріусами, cуб’єктами господарювання, які надають послуги з укладення біржових угод чи беруть участь в їх укладенні та органами, у присутності посадових осіб яких укладаються та оформлюються договори купівлі-продажу (міни, поставки) між фізособами, а також інші договори.

Зокрема, у п. 3 розд. ІІ Порядку № 4 уточнили, що:

• нотаріус щомісяця в порядку, установленому розд. ІV Податкового кодексу (далі – ПК) для Податкового розрахунку подає до органу ДПС за місцем розташування державної нотаріальної контори або робочого місця приватного нотаріуса інформацію, в якій зазначає відомості про посвідчені ним протягом звітного місяця договори купівлі-продажу (міни) між фізособами, включаючи інформацію, яку передбачає Податковий розрахунок, у тому числі ціну (вартість) договорів та суму сплаченого податку в розрізі кожного договору;
• нотаріус за місцем розташування державної нотаріальної контори або робочого місця приватного нотаріуса та/або в сільських населених пунктах – уповноважена на це посадова особа відповідного органу місцевого самоврядування за місцем відкриття спадщини щомісяця подають до контролюючого органу інформацію, в якій зазначають відомості про видачу свідоцтв про право на спадщину, а також іншу інформацію, яку передбачає Податковий розрахунок. У такому самому порядку нотаріуси подають інформацію про посвідчення договорів дарування;
• суб’єкт господарювання, який надає послуги з укладення біржових угод або бере участь в їх укладенні за наявності оціночної вартості такого рухомого майна та документа про сплату податку сторонами договору, щомісяця подає до контролюючого органу Податковий розрахунок, в якому зазначає інформацію про такі угоди, включаючи суму доходу та суму сплаченого до бюджету податку;
• органи, у присутності посадових осіб яких між фізособами укладаються та оформлюються договори купівлі-продажу (міни, поставки), а також інші договори, здійснюють у встановленому законом порядку реєстрацію транспортних засобів, за наявності оціночної або середньоринкової вартості такого рухомого майна та документа про сплату податку сторонами договору та щомісяця подають до контролюючого органу Податковий розрахунок з інформацією про такі договори (угоди), включаючи суму доходу та суму сплаченого до бюджету податку.

Що змінилося у формі та реквізитах

Тепер матимемо лише три типи Податкового розрахунку: «Звітний», «Звітний новий» і «Уточнюючий».

Тип «Довідковий» вилучили з форми та додатків, оскільки потреба в ньому відпала у зв’язку із запровадженням місячної звітності. Тож «довідкових» додатків Д1, Д5 і Д6 також не буде

У реквізиті 2 «Звітний податковий період» тепер зазначаємо рік і місяць, а також номер Податкового розрахунку – «1». Він змінюватиметься за хронологією лише в разі подання розрахунку «Звітний новий» чи «Уточнюючий» за той самий період.

Наприклад, номер Податкового розрахунку за січень 2025 року був «1». У разі подання Податкового розрахунку за січень 2025 р. з типом «Новий звітний» буде зазначено номер – «2», а Уточнюючого за січень 2025 – номер «3» і т. д.

Дещо змінено назву рядка 032 і уточнено порядок його заповнення. В ньому зазначається код Кодифікатора за місцезнаходженням платника або його відокремленого підрозділу, якщо Податковий розрахунок подається податковим агентом за його відокремлений підрозділ, або нотаріусом за місцем розташування державної нотаріальної контори чи робочого місця приватного нотаріуса.

У рядках 101–108 місячного Податкового розрахунку змінилася нумерація деяких рядків з кількістю працівників, але назви рядків майже не змінилися. Це потрібно врахувати в разі використання роз’яснень ДПС щодо заповнення колишніх рядків 101–105 квартального Податкового розрахунку. Адже жодних уточнень та пояснень щодо їх заповнення Порядок № 4 не містить.

Постійні запитання щодо заповнення показників колишніх рядків 102–105 (тепер це рядки 101–103), які дуже важливі для дотримання нормативу осіб з інвалідності та для бронювання працівників, знову залишилися поза увагою.

Тож роботодавці залишаються заручниками ДПС, яка дозволяє собі змінювати власні ж роз’яснення (як сталося нещодавно з раптово оновленою позицією ДПС щодо заповнення колишнього показника ряд. 105).

Наведемо нижче в таблиці, як змінилися номери рядків з урахуванням останніх роз’яснень ДПС із ЗІР щодо їх заповнення.

Таблиця. Чисельність працівників у заголовній частині Податкового розрахунку

У табличній частині Податкового розрахунку є несуттєві зміни. Зокрема, вилучили рядки з розподілом сум по місяцях (у межах кварталу) та змінили назви окремих рядків і уточнили порядок їх заповнення.

Тому розглянемо лише локальні зміни в розд. І «Нарахування доходу та єдиного внеску за найманих працівників», який заповнюється всіма без винятку роботодавцями.

Рядок 5 «Сума пені, яка нарахована платником єдиного внеску самостійно відповідно до частини другої статті 25 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» що підлягає сплаті за звітний місяць» – за допомогою нього можна виправляти й суму раніше нарахованої пені. Він може містити від’ємне значення в разі виправлення помилки, допущеної в попередніх Розрахунках – за умови заповнення оновленого рядка 5.1.

Назву рядка 5.1 змінено на «Реєстраційний номер Розрахунку, в якому заповнено некоректні показники самостійно нарахованої пені (заповнюється у разі допущення помилки при самостійному нарахуванні пені для зменшення самостійно визначеної суми пені до сплати)». Він заповнюється лише в разі зменшення самостійно визначеної раніше пені до сплати.

У розділах ІІ і ІІІ табличної частини Податкового розрахунку маємо аналогічні зміни в рядках з відповідною назвою. Також у цих розділах ІІ і ІІІ змінено кількість рядків і уточнено їх назви.

Зміни в додатку 1

Сама форма майже не зазнала змін, крім того, що місячного довідкового додатка Д1 більше немає. Немає в оновленій формі й таких реквізитів, як номер місяця в кварталі та номер додатка в Податковому розрахунку, адже він подається щомісяця.

Також маємо нові коди категорії застрахованих осіб для заповнення реквізиту 8 додатка Д1 в рядках з винагородою гіг-спеціалістів:

• «82» – для гіг-спеціалістів, які мають інвалідність (навіщо виділили окремий код для осіб, яких не зараховують до нормативу осіб з інвалідністю?);
• «83» – для інших гіг-спеціалістів (раніше застосовували код категорії застрахованих осіб – «26»).

Зазначені коди категорії ЗО застосовуються до бази нарахування ЄСВ у розмірі:

• суми мінімальної зарплати – у разі відповідності резидента Дія Сіті умовам, визначеним п. 2, 3 ч. 1, п. 10 ч. 2 ст. 5 Закону від 15.07.2021 № 1667-IX «Про стимулювання розвитку цифрової економіки в Україні»;
• суми винагороди за виконання робіт (надання послуг) за гіг-контрактами у разі невідповідності резидента Дія Сіті визначеним умовам.

Складається враження, що мали на меті одне, а зробили зовсім інше. Тому деякі болючі питання залишилися поза увагою авторів оновлень.

Проблема 1. Уже не перший рік стоїть нагальне питання щодо необхідності введенням окремого коду категорії застрахованих осіб саме для працівників з інвалідністю резидента Дія Сіті. Це потрібно для правильного їх відображення в додатку Д1. Нині ж резиденти Дія Сіті вимушені відображати працівників з інвалідністю з кодом категорії застрахованих осіб «2» і водночас застосувати ставку ЄСВ – 22 % (а не 8,41 %), унаслідок чого додаток Д1 приймається з попередженням.

Проблема 2. Питання щодо відображення виплат практикантам у додатку Д1 також не врегульоване. Адже, ігноруючи норми трудового законодавства, ПФУ передбачив код застрахованої особи «69» для зарплати практикантів і стажистів (без оформлення трудових відносин, але з веденням обліку робочого часу в табелі). І нікого чомусь не бентежить, що «заробітна плата – це винагорода, обчислена, як правило, у грошовому виразі, яку за трудовим договором роботодавець виплачує працівникові за виконану ним роботу». ПФУ спирається на наказ Міносвіти 30-річної давнини, який явно не відповідає чинному законодавству.

Тож дивна ситуація: жодних договорів із практикантом не укладали, є лише договір з навчальним закладом. Тоді що й на підставі чого роботодавець нараховує практиканту? Якщо це не трудові відносини й не цивільно-правовий договір, то звідки взагалі взявся об’єкт нарахування ЄСВ і чим це передбачено. Заручником залишається, як завжди, роботодавець, якому Держпраці може виписати чималий штраф за виплату зарплати без оформлення трудових відносин.

Правила заповнення додатка Д1 установлено в п. 1 розд. IV Порядку № 4, і вони майже не змінилися.

Зміни в додатку № 4ДФ

Форма додатка залишилися майже без змін, як і порядок її заповнення.

У рядку 02 більше не потрібно заповнювати номер місяця в кварталі та номер додатка, номер Податкового розрахунку, як і раніше, заповнюється.

Змінилася назва рядка 32 і уточнено, що там заповнюється Кодифікатор:

• або за місцезнаходженням податкового агента або відокремленого підрозділу, якщо Податковий розрахунок подається за відокремлений підрозділ,
• або за місцем розташування державної нотаріальної контори / робочого місця приватного нотаріуса.

Проте за відокремлені підрозділи тепер потрібно звітувати щомісяця.

Варто згадати про нові ознаки доходів з додатка 2 до Порядку № 4, які починають застосовувати зі звітності за січень 2025 року: 124, 125, 185, 204, 205, 212.

Тож важливо, що тепер під ознакою доходів:

• 124 – показують суму пенсійних внесків у межах недержавного пенсійного забезпечення відповідно до закону, страхових платежів (страхових внесків, страхових премій), внесків на пенсійні вклади, внесків до фонду банківського управління, сплачену за платника податку чи на його користь будь-якою особою-резидентом (крім роботодавця-резидента та резидента Дія Сіті) (пп. 164.2.16, крім пп. «в» і «г» 164.2.16 ПК). Тобто роботодавці більше не використовують цю ознаку доходів;
• 125 – суму пенсійних внесків, що сплачуються роботодавцем-резидентом за свій рахунок за договорами недержавного пенсійного забезпечення платника податку та/або за договорами добровільного медичного страхування (пп. «в» пп. 164.2.16 ПК). ДПС пояснює, що з цією ознакою слід відображати як суми, звільнені від оподаткування, так і суми, що підлягають оподаткуванню;
• 204 – суми пенсійних внесків, що сплачуються резидентом Дія Сіті за свій рахунок за договорами недержавного пенсійного забезпечення та/або за договорами добровільного медичного страхування платника податку – гіг-спеціаліста (пп. «г» пп. 164.2.16 ПК). Із цією ознакою слід відображати всю суму, незалежно від того, чи потрапляє вона під оподаткування.

Зміни в додатках Д5 і Д6

Додаток Д5 став також місячним і довідкового Д5 більше немає.

Щодо заповнення маємо незначні зміни, зокрема новий код категорії особи для графи 7 – «9» (особи, які є гіг-спеціалістами за гіг-контрактом). Раніше таких осіб відображали з кодом категорії особи – «3» (особи, які виконують роботи за договорами цивільно-правового характеру).

Також уточнено, що у графі 17 «Підстава для припинення трудових або цивільно-правових відносин» обов’язково зазначається підстава припинення трудових відносин, відносин за ДЦПХ для категорій 1, 2, 9. Ця норма не зовсім зрозуміла, адже категорію особи «3» десь загубили.

Низка проблем, які потребують нагального врегулювання, знову не врахована. Не забуваймо, що саме за допомогою додатка Д5 вносяться відомості до електронної трудової книжки, що є складовою Реєстру застрахованих осіб, і ПФУ варто про це пам’ятати.

Проблема 3 – відображення практикантів у додатку Д5 (це питання виникає постійно). Адже, за роз’ясненнями ПФУ, їх показувати в додатку Д5 не потрібно. Так чому тоді цю норму не зафіксували в Порядку № 4? Адже їм нараховують зарплату на якійсь незрозумілій підставі.

Проблема 4 – неможливість відображення перейменування посад (професій) у разі приведення їх у відповідність до Класифікатора професій. ПФУ поки що радить показувати цю подію в порядку, установленому для переведення.

Проблема 5 – визначення основного місця роботи на підставі заяви працівника і можливість відкликання такої заяви. Як показати в додатку Д5 зміну основного місця роботи на сумісництво в разі відкликання працівником заяви про визначення основного місця роботи? ПФУ радить поки що робити це через звільнення/прийняття.

Проблема 6 – подовження дії трудового договору на підставі ст. 36¹ КЗпП у разі зміни власника підприємства, установи, організації, їх реорганізації (злиття, приєднання, поділ, перетворення), виділу. У разі реорганізації нині це неможливо реалізувати в додатку Д5 без варіанта звільнення/прийняття. Проте тоді дія трудового договору припиняється й натомість укладається новий трудовий договір.

Додаток Д6 майже не зазнав змін, як і порядок його заповнення та Довідник кодів підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства, наведений у додатку 3 до Порядку № 4.

Виправлення помилок

Тут, звісно, є певні зміни, і пов’язані вони передусім зі зміною звітного періоду. Однак сам порядок виправлення помилок не змінився.

Період, за який виправляється помилка

Відповідно до п. 2 розд. V Порядку № 4 для цілей коригування платником самостійно виявлених помилок за 2021–2024 роки слід вважати відповідними такі періоди:

• І квартал: 1-й місяць – січень (1); 2-й місяць – лютий (2); 3-й місяць – березень (3);
• ІІ квартал: 1-й місяць – квітень (4); 2-й місяць – травень (5); 3-й місяць – червень (6);
• ІІІ квартал: 1-й місяць – липень (7); 2-й місяць – серпень (8); 3-й місяць – вересень (9);
• IV квартал: 1-й місяць – жовтень (10); 2-й місяць – листопад (11); 3-й місяць – грудень (12).

Для цілей коригування платником самостійно виявлених помилок за періоди до 2021 року (у колишній формі № 1ДФ) вважати відповідними такі періоди для податкових агентів:

• І квартал: березень (3), тобто в разі виправлення помилок у колишній формі № 1ДФ за І квартал 2020 року слід зазначати як звітний період – «3»;
• ІІ квартал: червень (6), тобто в разі виправлення помилок у колишній формі № 1ДФ за ІІ квартал 2020 року слід зазначати як звітний період – «6»;
• ІІІ квартал: вересень (9), тобто у разі виправлення помилок у колишній формі № 1ДФ за ІІІ квартал 2020 року слід зазначати як звітний період – «9»;
• IV квартал: грудень (12), тобто в разі виправлення помилок у колишній формі № 1ДФ за ІV квартал 2020 року слід зазначати як звітний період – «12».

Якщо коригуються показники звітності з ЄСВ за періоди до 2021 року, зазначається відповідний місяць, за який здійснюється коригування.

Коригування реквізиту 032 форми № 4ДФ (раніше таку можливість Порядком № 4 не було передбачено).

Коригування реквізитів рядка 032 «Код адміністративно-територіальної одиниці за місцезнаходженням податкового агента або відокремленого підрозділу, якщо Податковий розрахунок подається за відокремлений підрозділ (КАТОТТГ)» форми № 4ДФ здійснюється шляхом подання окремих Розрахунків:

1. один Податковий розрахунок з виключення показників форми № 4ДФ (виключення рядків) попередньо поданого (прийнятого);
2. інший Податковий розрахунок – на включення показників (введення рядків) – з правильними реквізитами рядка 032.

На жаль, не передбачено можливості коригувати інші заголовні реквізити Податкового розрахунку, зокрема щодо кількості працівників.

Загалом нові форми й сам Порядок № 4 містять низку несуттєвих дрібних неточностей, тому до нього ще до набрання чинності вже були внесені зміни наказом Мінфіну від 30.01.2025 № 53.

Тож зважаючи, що в електронному кабінеті платника податків з’явилася нова місячна електронна форма звітності, вже можна спробувати подати Податковий розрахунок за січень 2025 року. Адже часу залишилося зовсім обмаль.