Дистанційна робота та гнучкий графік роботи: оформляємо правильно

Правильне оформлення трудових відносин – ваш захист від значних штрафів

Тривалий час питання, пов’язані з дистанційною роботою, законодавством не були досить урегульовані. Ситуація з коронавірусом змусила багатьох роботодавців перевести частину співробітників на дистанційну роботу. Торік у КЗпП були введені поняття дистанційної та надомної роботи, а також гнучкого режиму робочого часу (ст. 60). А 27 лютого цього року набув чинності Закон від 04.02.21 р. № 1213-ІХ (далі – Закон № 1213), яким до КЗпП унесено зміни та нововведення, що стосуються правового регулювання дистанційної та надомної роботи. Розглянемо докладніше суть цих новацій.

Загальні положення

Раніше в КЗпП поняття дистанційної та надомної роботи визначалися як синоніми: «дистанційна (надомна) робота». Тепер вони розмежовані. У КЗпП передбачено дві окремі статті, що регламентують надомну (ст. 60¹) і дистанційну роботу (ст. 60²). Також Законом № 1213 у ст. 60 КЗпП внесено зміни, що передбачають установлення гнучкого режиму робочого часу.

У ст. 24 КЗпП уточнено, що письмовий трудовий договір повинен оформлятися і для дистанційної, і для надомної роботи. Тобто в цих випадках недостатньо видати наказ про прийняття на роботу та ознайомити з ним працівника під підпис – потрібно ще укласти письмовий документ за назвою «Трудовий договір», у якому будуть зафіксовані всі його істотні умови.

Нововведення: якщо раніше роботодавці самі розробляли такі договори, то тепер типова форма для них має бути затверджена Мінекономіки. Поки що цих форм немає. До їх затвердження роботодавці укладають договори в довільній формі із зазначенням всіх необхідних реквізитів. Ми обов’язково вас проінформуємо, коли типові форми будуть затверджені.

Також зазначимо, що уточнені норми про охорону праці та створення безпечних і нешкідливих умов праці працівників з урахуванням змін, що стосуються організації дистанційної роботи. Відповідні виправлення внесено до ст. 153 КЗпП, а також до Закону від 14.10.92 р. № 2694-XII «Про охорону праці».

Гнучкий режим робочого часу

Згідно зі ст. 60 КЗпП гнучкий графік повинен установлюватися за письмовим узгодженням між працівником і роботодавцем. Також у цій нормі тепер чітко зазначено, що підставами для встановлення гнучкого режиму робочого часу можуть бути:

• бажання працівника, оформлене заявою, – у цьому випадку немає необхідності повідомляти працівника про зміну режиму роботи за два місяці;
• ініціатива роботодавця – тоді потрібно за два місяці попередити працівника про зміни (за винятком форс-мажорних обставин).

У форс-мажорних ситуаціях (поширення епідемії, пандемії, виникнення загрози збройної агресії, надзвичайної ситуації техногенного, природного або іншого характеру) гнучкий режим робочого часу може вводитися роботодавцем без попередження працівника за два місяці, як це встановлено ст. 32 КЗпП. Однак тепер позначено строк, протягом якого працівник повинен бути повідомлений про таку зміну: протягом двох днів із моменту прийняття рішення роботодавцем, але до введення даного режиму.

Гнучкий режим робочого часу передбачає, що трудовим договором визначені:

• фіксований час, протягом якого працівник зобов’язаний бути присутнім на робочому місці, виконуючи свої посадові обов’язки;
• змінний час, протягом якого працівник на власний розсуд визначає період роботи в рамках установленої норми робочого часу;
• час перерви для відпочинку та харчування.

Це означає, що навіть якщо співробітник працює за графіком, він повинен дотримуватися трудової дисципліни. У випадку порушення працівником трудової дисципліни, крім дисциплінарних стягнень, роботодавець має право також перевести працівника на загальний режим роботи (і про таке переведення працівника не потрібно повідомляти за два місяці).

Надомна робота

Як визначено в ст. 60¹ КЗпП, надомна робота – це форма організації праці, за якої робота виконується працівником за місцем його проживання або в інших визначених ним приміщеннях, які характеризуються наявністю закріпленої зони, технічних засобів (основних виробничих і невиробничих фондів, інструменту, приладів, інвентарю) або їх сукупності, необхідних для виробництва продукції, надання послуг, виконання робіт або функцій, передбачених установчими документами, але поза виробничими або робочими приміщеннями власника підприємства, установи, організації або уповноваженого ним органу.

Відносини із працівником-надомником повинні оформлятися письмовим трудовим договором за типовою формою (поки що не затверджена). У випадку виникнення форс-мажорних обставин роботодавець має право перевести співробітників на період таких обставин у режим надомної роботи своїм рішенням, тобто без згоди працівників, і без укладення з ними письмового трудового договору. Однак роботодавець зобов’язаний повідомити працівників протягом двох днів із моменту прийняття такого рішення, але до початку такої роботи.

Робоче місце надомника є фіксованим і не може бути змінене ним за власною ініціативою без повідомлення роботодавця способом, який передбачений трудовим договором.

Чи може роботодавець змінити місце надомної роботи?

Так, може. Якщо з’являється така необхідність, працівник зобов’язаний повідомити про це роботодавця не менш ніж за 3 робочих дні до такої зміни способом, визначеним трудовим договором.

Чи повинен роботодавець забезпечити надомника всіма необхідними матеріалами?

Так, роботодавець зобов’язаний забезпечити працівника всіма способами виробництва, матеріалами та інструментами, необхідними для надомної роботи. Однак можливий варіант, коли працівник використовує для роботи свої інструменти, і тоді він має право на компенсацію за їх використання відповідно до ст. 125 КЗпП. Розмір такої компенсації узгоджується між роботодавцем та працівником і повинен бути зафіксований у трудовому договорі.

Дистанційна робота

Дистанційна робота – це форма організації праці, за якої робота виконується працівником поза робочими приміщеннями або територією власника чи уповноваженого ним органу, у будь-якому місці на вибір працівника та з використанням інформаційно-комунікаційних технологій (ст. 60² КЗпП). Як бачите, головна відмінність дистанційної роботи від надомної в тому, що перша може виконуватися працівником у будь-якому місці, яке він самостійно визначить, а при надомній роботі місце виконання роботи – фіксоване та погоджене з роботодавцем.

Робочий час дистанційні працівники розподіляють самостійно, на них не поширюються правила внутрішнього трудового розпорядку роботодавця (якщо інше не передбачене сторонами в договорі). Однак норма робочого часу, установлена ст. 50, 51 КЗпП, усе одно повинна виконуватися такими працівниками.

Чи потрібно повідомляти співробітника про переведення на дистанційну роботу за два місяці?

Так, якщо таке переведення здійснюється не з ініціативи працівника. Правда, є один виняток.

За наявності форс-мажорних обставин роботодавець має право перевести співробітників своїм рішенням на період таких обставин на дистанційну роботу (тобто без згоди працівників), та укладати з ними письмовий трудовий договір у цьому випадку не потрібно. Тут діє те саме правило, що й з надомниками: роботодавець зобов’язаний повідомити працівників протягом двох днів із моменту прийняття такого рішення, але до початку дистанційної роботи. Наведемо приклад складання наказу про переведення співробітника на дистанційну роботу (див. зразок).

Зразок

Які умови необхідно передбачити в трудовому договорі, якщо співробітник буде виконувати роботу дистанційно?

У трудовому договорі з дистанційним працівником слід прописати моменти, що стосуються:

• забезпечення працівника необхідним обладнанням, програмно-технічними засобами, засобами захисту інформації. Роботодавець зобов’язаний надати працівникові рекомендації щодо роботи з обладнанням і засобами, які він надає для виконання певного обсягу робіт (ст. 29 КЗпП);
• порядку та строків подання працівником звітів про виконану роботу;
• розміру та порядку виплати компенсації працівникові за використання ним власних або орендованих обладнання, програмно-технічних засобів і т. д.;
• часу відпочинку. Дистанційним працівникам гарантується вільний час для відпочинку (період відключення), коли працівник має право перервати інформаційно-телекомунікаційний зв’язок із роботодавцем, і це не вважається порушенням умов трудового договору або трудової дисципліни.

Чи може співробітник частково працювати в офісі (понеділок, вівторок), а частково – дистанційно (середа, четвер, п’ятниця)?

Так, це дозволено. При дистанційній роботі можливий комбінований варіант організації праці: частково роботи виконуються дистанційно, а частково – за місцем знаходження роботодавця (у приміщенні або на території). Але такий режим роботи повинен бути зафіксований у трудовому договорі.

У яких випадках заборонено укладати із працівником договір про дистанційну роботу?

Укладати трудовий договір про дистанційну роботу заборонено за наявності в роботодавця небезпечних і шкідливих виробничих (технологічних) факторів.

Чи несуть співробітники, які працюють вдома та дистанційно, матеріальну відповідальність?

За загальним правилом працівники відповідають за збиток, завданий роботодавцеві, у межах свого середньомісячного заробітку й тільки у випадках, перелічених у ст. 134 КЗпП, може застосовуватися повна матеріальна відповідальність.

Співробітники, які працюють дистанційно або вдома, можуть бути притягнуті до повної матеріальної відповідальності, тільки якщо роботодавець забезпечив їх необхідним обладнанням, інструментами і т. д. (наприклад, комп’ютером, принтером і т. д.) (ст. 134 КЗпП). З такими працівниками можна укладати договір про повну матеріальну відповідальність (ст. 135¹ КЗпП) і притягати до відповідальності, якщо роботодавцеві завдано збиток, пов’язаний із нестачею, знищенням або ушкодженням обладнання або коштів, наданих їм у користування працівникові.

Якщо під час звільнення працівник не повертає передані йому в користування обладнання або кошти, з нього може бути стягнута їх балансова вартість. Однак при такому стягненні повинні дотримуватися правила притягнення до матеріальної відповідальності, передбачені трудовим законодавством.