Дистанционная работа и гибкий график работы: оформляем правильно

Правильное оформление трудовых отношений – ваша защита от значительных штрафов

Длительное время вопросы, связанные с дистанционной работой, законодательством не были достаточно урегулированы. Ситуация с коронавирусом заставила многих работодателей перевести часть сотрудников на дистанционную работу. В прошлом году в КЗоТ были введены понятия дистанционной и надомной работы, а также гибкого режима рабочего времени (ст. 60). А 27 февраля этого года вступил в силу Закон от 04.02.21 г. № 1213-ІХ (далее – Закон № 1213), которым в КЗоТ внесены изменения и новшества, касающиеся правового регулирования дистанционной и надомной работы. Рассмотрим подробнее суть этих новаций.

Общие положения

Ранее в КЗоТе понятия дистанционной и надомной работы определялись как синонимы: «дистанционная (надомная) работа». Теперь они разграничены. В КЗоТе предусмотрены две отдельные статьи, регламентирующие надомную (ст. 60¹) и дистанционную работу (ст. 60²). Также Законом № 1213 в ст. 60 КЗоТ внесены изменения, предусматривающие установление гибкого режима рабочего времени.

В ст. 24 КЗоТ уточнено, что письменный трудовой договор должен оформляться и для дистанционной, и для надомной работы. То есть в этих случаях недостаточно издать приказ о приеме на работу и ознакомить с ним работника под подпись – нужно еще заключить письменный документ под названием «Трудовой договор», в котором будут зафиксированы все его существенные условия.

Нововведение: если раньше работодатели сами разрабатывали такие договоры, то теперь типовая форма для них должна быть утверждена Минэкономики. Пока этих форм нет. До их утверждения работодатели заключают договоры в произвольной форме с указанием всех необходимых реквизитов. Мы обязательно вас проинформируем, когда типовые формы будут утверждены.

Также отметим, что уточнены нормы об охране труда и создании безопасных и безвредных условий труда работников с учетом изменений, касающихся организации дистанционной работы. Соответствующие поправки внесены в ст. 153 КЗоТ, а также в Закон от 14.10.92 г. № 2694-XII «Об охране труда».

Гибкий режим рабочего времени

Согласно ст. 60 КЗоТ гибкий график должен устанавливаться по письменному согласованию между работником и работодателем. Также в этой норме теперь четко указано, что основаниями для установления гибкого режима рабочего времени могут быть:

• желание работника, оформленное заявлением, – в этом случае нет необходимости уведомлять работника об изменении режима работы за два месяца;
• инициатива работодателя – тогда нужно за два месяца предупредить работника о переменах (за исключением форс-мажорных обстоятельств).

В форс-мажорных ситуациях (распространение эпидемии, пандемии, возникновение угрозы вооруженной агрессии, чрезвычайной ситуации техногенного, природного или иного характера) гибкий режим рабочего времени может вводиться работодателем без предупреждения работника за два месяца, как это установлено ст. 32 КЗоТ. Однако теперь обозначен срок, в течение которого работник должен быть уведомлен о таком изменении: в течение двух дней с момента принятия решения работодателем, но до введения данного режима.

Гибкий режим рабочего времени предполагает, что трудовым договором определены:

• фиксированное время, в течение которого работник обязан присутствовать на рабочем месте, выполняя свои должностные обязанности;
• сменное время, в течение которого работник на собственное усмотрение определяет период работы в рамках установленной нормы рабочего времени;
• время перерыва для отдыха и питания.

Это означает, что даже если сотрудник работает по гибкому графику, он должен соблюдать трудовую дисциплину. В случае нарушения работником трудовой дисциплины, помимо дисциплинарных взысканий, работодатель вправе также перевести работника на общий режим работы (и о таком переводе работника не нужно уведомлять за два месяца).

Надомная работа

Как определено в ст. 60¹ КЗоТ, надомная работа – это форма организации труда, при которой работа выполняется работником по месту его жительства или в других определенных им помещениях, которые характеризуются наличием закрепленной зоны, технических средств (основных производственных и непроизводственных фондов, инструмента, приборов, инвентаря) или их совокупности, необходимых для производства продукции, оказания услуг, выполнения работ или функций, предусмотренных учредительными документами, но вне производственных или рабочих помещений собственника предприятия, учреждения, организации или уполномоченного им органа.

Отношения с работником-надомником должны оформляться письменным трудовым договором по типовой форме (пока не утверждена). В случае возникновения форс-мажорных обстоятельств работодатель вправе перевести сотрудников на период таких обстоятельств в режим надомной работы своим решением, то есть без согласия работников, и без заключения с ними письменного трудового договора. Однако работодатель обязан уведомить работников в течение двух дней с момента принятия такого решения, но до начала такой работы.

Рабочее место надомника является фиксированным и не может быть изменено им по собственной инициативе без уведомления работодателя способом, который предусмотрен трудовым договором.

Может ли работник изменить место надомной работы?

Да, может. Если появляется такая необходимость, работник обязан уведомить об этом работодателя не менее чем за 3 рабочих дня до такого изменения способом, определенным трудовым договором.

Должен ли работодатель обеспечить надомника всеми необходимыми материалами?

Да, работодатель обязан обеспечить работника всеми средствами производства, материалами и инструментами, необходимыми для надомной работы. Однако возможен вариант, когда работник использует для работы свои инструменты, и тогда он имеет право на компенсацию за их использование в соответствии со ст. 125 КЗоТ. Размер такой компенсации согласовывается между работодателем и работником и должен быть зафиксирован в трудовом договоре.

Дистанционная работа

Дистанционная работа – это форма организации труда, при которой работа выполняется работником вне рабочих помещений или территории собственника или уполномоченного им органа, в любом месте по выбору работника и с использованием информационно-коммуникационных технологий (ст. 60² КЗоТ). Как видите, главное отличие дистанционной работы от надомной в том, что первая может выполняться работником в любом месте, которое он самостоятельно определит, а при надомной работе место выполнения работы – фиксированное и согласованное с работодателем.

Рабочее время дистанционные работники распределяют самостоятельно, на них не распространяются правила внутреннего трудового распорядка работодателя (если иное не предусмотрено сторонами в договоре). Однако норма рабочего времени, установленная ст. 50, 51 КЗоТ, все равно должна выполняться такими работниками.

Нужно ли уведомлять сотрудника о переводе на дистанционную работу за два месяца?

Да, если такой перевод осуществляется не по инициативе работника. Правда, есть одно исключение.

При наличии форс-мажорных обстоятельств работодатель вправе перевести сотрудников своим решением на период таких обстоятельств на дистанционную работу (т. е. без согласия работников), и заключать с ними письменный трудовой договор в этом случае не нужно. Здесь действует то же правило, что и с надомниками: работодатель обязан уведомить работников в течение двух дней с момента принятия такого решения, но до начала дистанционной работы. Приведем пример составления приказа о переводе сотрудника на дистанционную работу (см. образец).

Образец

Какие условия необходимо предусмотреть в трудовом договоре, если сотрудник будет выполнять работу дистанционно?

В трудовом договоре с дистанционным работником следует прописать моменты, касающиеся:

• обеспечения работника необходимым оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации. Работодатель обязан дать работнику рекомендации по работе с оборудованием и средствами, которые он предоставляет для выполнения определенного объема работ (ст. 29 КЗоТ);
• порядка и сроков подачи работником отчетов о выполненной работе;
• размера и порядка выплаты компенсации работнику за использование им собственных или арендованных оборудования, программно-технических средств и т. д.;
• времени отдыха. Дистанционным работникам гарантируется свободное время для отдыха (период отключения), когда работник вправе прервать информационно-телекоммуникационную связь с работодателем, и это не считается нарушением условий трудового договора или трудовой дисциплины.

Может ли сотрудник частично работать в офисе (понедельник, вторник), а частично – дистанционно (среда, четверг, пятница)?

Да, это разрешено. При дистанционной работе возможен комбинированный вариант организации труда: частично работы выполняются дистанционно, а частично – по месту нахождения работодателя (в помещении или на территории). Но такой режим работы должен быть зафиксирован в трудовом договоре.

В каких случаях запрещено заключать с работником договор о дистанционной работе?

Заключать трудовой договор о дистанционной работе запрещено при наличии у работодателя опасных и вредных производственных (технологических) факторов.

Несут ли сотрудники, работающие на дому и дистанционно, материальную ответ-ственность?

По общему правилу работники несут ответственность за ущерб, причиненный работодателю, в пределах своего среднемесячного заработка и только в случаях, перечисленных в ст. 134 КЗоТ, может применяться полная материальная ответственность.

Сотрудники, работающие дистанционно или на дому, могут быть привлечены к полной материальной ответственности, только если работодатель обеспечил их необходимым оборудованием, инструментами и т. д. (например, компьютером, принтером и т. д.) (ст. 134 КЗоТ). С такими работниками можно заключать договор о полной материальной ответственности (ст. 135¹ КЗоТ) и привлекать к ответственности, если работодателю нанесен ущерб, связанный с недостачей, уничтожением или повреждением оборудования или средств, предоставленных им в пользование работнику.

Если при увольнении работник не возвращает переданные ему в пользование оборудование или средства, с него может быть взыскана их балансовая стоимость. Однако при таком взыскании должны соблюдаться правила привлечения к материальной ответственности, предусмотренные трудовым законодательством.