Новорічні подарунки працівникам та їхнім дітям: документування й облік

Новорічні подарунки і корпоратив: обкладаємо ПДВ та податком на прибуток
Як правильно скласти наказ про надання новорічних подарунків
Складаємо наказ про проведення корпоративу
Свята та подарунки до нового року: оподаткування доходів

Із цієї статті ви дізнаєтеся: як задокументувати та відобразити на рахунках бухобліку видачу новорічних подарунків працівникам підприємства та їхнім дітям.

Документальне оформлення

Як відомо, підставою для здійснення господарських операцій є розпорядчі документи керівництва, а відображення здійснених госпоперацій у бухобліку – первинні документи.

Тож у разі придбання та видачі новорічних подарунків працівникам підприємства та їхнім дітям слід подбати про належне документування цих операцій. Повний комплект документів тут досить простий:

1) наказ про закупівлю та роздачу подарунків у зв’язку з новорічними святами.

Доцільно також скласти окремий список дітей згідно з копіями свідоцтв про народження дітей (або копіями паспортів). До якого віку особа вважається дитиною, визначено ст. 6 Сімейного кодексу – до 18 років. Водночас підприємство може самостійно встановити обмеження на вік дітей, яким видаватимуться подарунки;

2) кошторис витрат на придбання подарунків (слід зазначити перелік, кількість та вартість подарунків), який зазвичай є додатком до наказу;

3) первинні документи, що підтверджують закупівлю подарунків: якщо за безготівковим розрахунком, то банківська виписка з рахунка; якщо готівковий, то довірена на купівлю подарунків особа подає в бухгалтерію Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (форма затверджена наказом Мінфіну від 28.09.15 р. № 841), до якого додає накладні, касові або товарні чеки, квитанції тощо;

4) відомість (довільної форми), якою оформлюють роздачу подарунків згідно із затвердженим списком під підпис працівників, де зазначаються П. І. Б. працівників (із зазначенням реєстраційного номера облікової картки платника податків) та їхніх дітей, число, місяць та рік народження дітей;

5) акт на списання подарунків (довільної форми на підставі відомості).

Записи на рахунках бухобліку

Придбані подарунки доцільно оприбуткувати на субрахунок 209 «Інші матеріали» за первісною вартістю, яка формується з таких витрат (п. 9 П(С)БО 9 «Запаси»):

• сум, сплачених постачальнику (продавцю) згідно з договором, за вирахуванням ПДВ;
• транспортно-заготівельних витрат.

Отже, оприбуткування таких подарунків відображатиметься проведенням Дт 209 – Кт 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками». А якщо придбання здійснювалося за готівку через підзвітну особу: Дт 209 – Кт 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Оскільки у практичній діяльності одержувачем новорічних подарунків для дітей зазвичай є працівники підприємства, розглянемо порядок бухобліку саме в такому випадку.

Важливо також визначитися зі статусом подарунка: чи можна його вважати заохоченням у складі зарплати, чи розцінювати як додаткове благо, надане працівнику.

Додаткове благо — це кошти, матеріальні чи нематеріальні цінності, послуги, інші види доходу, котрі виплачуються (надаються) платнику податку податковим агентом, якщо такий дохід не є зарплатою та не пов’язаний із виконанням обов’язків трудового найму чи не є винагородою за цивільно-правовими договорами (угодами), укладеними з таким платником податку (пп. 14.1.47 Податкового кодексу).

Тож якщо подарунок надається за результатами роботи чи за високі показники в роботі, то він буде пов’язаний із виконанням трудових обов’язків і підпадатиме під визначення зарплати. А додатковим благом може бути дарунок, надання якого не передбачено колективним або трудовим договором та який надається як разова допомога чи благо.

У нашій ситуації працівникам надаються подарунки як додаткове благо, тобто їх надання жодним чином не пов’язане з виконанням трудових обов’язків і не передбачене колдоговором.

Оскільки такий дохід працівника у вигляді подарунків можна персоніфікувати, то його слід провести через субрахунок 663 «Розрахунки за іншими виплатами», на якому обліковують виплати, що не належать до фонду оплати праці. Отже:

нарахування такого доходу відобразиться проведенням Дт 949 «Інші витрати операційної діяльності» (або 96 «Інші витрати» – якщо підприємство використовує Спрощений план рахунків) – Кт 663. Датою витрат є звітний період, в якому вони були здійснені (дата, зазначена в актах на списання подарунків) (п. 7 П(С)БО 16 «Витрати»). На рахунок 949 відносять також суму податкового зобов’язання з ПДВ на вартість подарунків;

видача подарунків працівникам та їхнім дітям – Дт 663 – Кт 209.

Можливе і виникнення в бухобліку сум ПДФО та військового збору (далі – ВЗ), якщо вартість негрошового подарунка становить понад 930,75 грн. Ці утримання фактично здійснюються за рахунок найближчого оподатковуваного грошового доходу, наприклад зарплати. Тож такі утримання проводяться записами: Дт 661 – Кт 641/ПДФО, 642. Оскільки зарплата може нараховуватися пізніше за дарування подарунка, то слід стежити за граничними строками перерахування ПДФО та ВЗ!

Приклад
Сільгосппідприємство у грудні 2018 року придбало подарунки дітям працівників на суму 7 500 грн. (у т. ч. ПДВ – 1 250 грн.). Вартість подарунка на одну дитину – 750 грн. (у т. ч. ПДВ – 125 грн).

(грн.)

Висновки

Для полегшення обліку рекомендуємо не перевищувати поріг вартості подарунка, що не обкладається ПДФО і ВЗ у 2018 році, на одного працівника – 930,75 грн. у розрахунку на місяць. Однак отримати «податкову пільгу» з ПДВ на придбання подарунків і в цьому випадку не вдасться: на вартість розданих подарунків слід нарахувати податкові зобов’язання з ПДВ.