Новогодние подарки работникам и их детям: документирование и учет

Новогодние подарки и корпоратив: облагаем НДС и налогом на прибыль
Как правильно составить приказ о предоставлении новогодних подарков
Составляем приказ о проведении корпоратива
Праздники и подарки к новому году: налогообложение доходов

Из данной статьи вы узнаете: как задокументировать и отразить на счетах бухучета выдачу новогодних подарков работникам предприятия и их детям.

Документальное оформление

Как известно, основанием для осуществления хозяйственных операций являются распорядительные документы руководства, а отражения осуществленных хозопераций в бухучете – первичные документы.

Поэтому при приобретении и выдаче новогодних подарков работникам предприятия и их детям следует позаботиться о надлежащем документировании этих операций. Полный комплект документов здесь довольно прост:

1) приказ о закупке и раздаче подарков в связи с новогодними праздниками.

Целесообразно также составить отдельный список детей согласно копиям свидетельств о рождении детей (или копиям паспортов). До какого возраста лицо считается ребенком, определено ст. 6 Семейного кодекса – до 18 лет. В то же время предприятие может самостоятельно установить ограничение на возраст детей, которым будут выдаваться подарки;

2) смета расходов на приобретение подарков (следует указать перечень, количество и стоимость подарков), которая, как правило, прилагается к приказу;

3) первичные документы, подтверждающие закупку подарков: если по безналичному расчету, то банковская выписка из счета; если наличный расчет, то доверенное на покупку подарков лицо представляет в бухгалтерию Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (форма утверждена приказом Минфина от 28.09.15 г. № 841), к которому прилагает накладные, кассовые или товарные чеки, квитанции и т. п.;

4) ведомость (произвольной формы), которой оформляют раздачу подарков согласно утвержденному списку под подпись работников, где указывается Ф. И. О. работников (с указанием регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика) и их детей, числа, месяцы и годы рождения детей;

5) акт на списание подарков (произвольной формы на основании ведомости).

Записи на счетах бухучета

Приобретенные подарки целесообразно оприходовать на субсчет 209 «Прочие материалы» по первоначальной стоимости, которая формируется из следующих расходов (п. 9 П(С)БУ 9 «Запасы»):

• сумм, уплаченных поставщику (продавцу) согласно договору, за вычетом НДС;
• транспортно-заготовительных расходов.

Следовательно, оприходование таких подарков будет отражаться проводкой Дт 209 – Кт 631 «Расчеты с отечественными поставщиками». А если приобретение осуществлялось за наличные через подотчетное лицо: Дт 209 – Кт 372 «Расчеты с подотчетными лицами».

Поскольку в практической деятельности получателями новогодних подарков для детей, как правило, являются работники предприятия, рассмотрим порядок бухучета именно в таком случае.

Важно также определиться со статусом подарка: можно ли его считать поощрением в составе зарплаты или расценивать как дополнительное благо, предоставленное работнику.

Дополнительное благо — это средства, материальные или нематериальные ценности, услуги, прочие виды дохода, которые выплачиваются (предоставляются) налогоплательщику налоговым агентом, если такой доход не является зарплатой и не связан с выполнением обязанностей трудового найма или не является вознаграждением по гражданско-правовым договорам (соглашениям), заключенным с таким налогоплательщиком (пп. 14.1.47 Налогового кодекса).

Поэтому, если подарок предоставляется по результатам работы или за высокие показатели в работе, он будет связан с выполнением трудовых обязанностей и подпадет под определение зарплаты. А дополнительным благом может быть подарок, предоставление которого не предусмотрено коллективным или трудовым договором и который предоставляется как единовременная помощь или благо.

В нашей ситуации работникам предоставляются подарки как дополнительное благо, то есть их предоставление никоим образом не связано с выполнением трудовых обязанностей и не предусмотрено колдоговором.

Поскольку такой доход работника в виде подарков можно персонифицировать, то его следует провести через субсчет 663 «Расчеты по прочим выплатам», на котором учитывают выплаты, не относящиеся к фонду оплаты труда. Следовательно:

• начисление такого дохода отразится проводкой Дт 949 «Прочие расходы операционной деятельности» (или 96 «Прочие расходы» – если предприятие использует Упрощенный план счетов) – Кт 663. Датой расходов считается отчетный период, в котором они были осуществлены (дата, указанная в актах на списание подарков) (п. 7 П(С)БУ 16 «Расходы»). На счет 949 относят также сумму налогового обязательства по НДС на стоимость подарков;
• выдача подарков работникам и их детям – Дт 663 – Кт 209.

Возможно и возникновение в бухучете сумм НДФЛ и военного сбора (далее – ВС), если стоимость неденежного подарка превышает 930,75 грн. Эти удержания фактически осуществляются за счет ближайшего налогооблагаемого денежного дохода, например зарплаты. Поэтому такие удержания проводятся записями: Дт 661 – Кт 641/НДФЛ, 642. Поскольку зарплата может начисляться позже, чем дарение подарка, то нужно следить за предельными сроками перечисления НДФЛ и ВС!

Пример
Сельхозпредприятие в декабре 2018 года приобрело подарки детям работников на сумму 7 500 грн. (в т. ч. НДС – 1 250 грн.). Стоимость подарка на одного ребенка – 750 грн. (в т. ч. НДС – 125 грн.).

(грн.)

Выводы

Для облегчения учета рекомендуем не превышать порог стоимости подарка, которая не облагается НДФЛ и ВС в 2018 году, на одного работника – 930,75 грн. в расчете на месяц. Однако получить «налоговую льготу» по НДС на приобретение подарков и в этом случае не удастся: на стоимость розданных подарков следует начислить налоговые обязательства по НДС.