Складаємо наказ про проведення корпоративу

Новорічні подарунки працівникам та їхнім дітям: документування й облік
Новорічні подарунки і корпоратив: обкладаємо ПДВ та податком на прибуток
Як правильно скласти наказ про надання новорічних подарунків
Свята та подарунки до нового року: оподаткування доходів

Акценти цієї статті:

• які свята відносяться до корпоративних;
• вимоги до змісту наказу про проведення корпоративного заходу та його зразок;
• які документи слід підготувати після прийняття наказу.

Основне про корпоратив

Корпоративне свято на роботі найприємніше – накриває стіл компанія, а працівники мають тільки бути присутніми та веселитися.

До корпоративних можна віднести:

• державні свята – Новий рік, Різдво, 8 Березня, Пасху, День незалежності тощо;
• особисті свята компанії – її день народження, досягнення, отримані відзнаки чи нагороди тощо.

Корпоративний захід зазвичай проводиться для співробітників за рахунок роботодавця. Такі витрати називають корпоративними. Скільки коштів виділити, підприємство вирішує самостійно. Це залежить від фінансових можливостей та приводу для святкування.

Аби бухгалтер міг легко впоратися із такими витратами, треба попіклуватися про належне оформлення документів для корпоративного святкування. Основним є внутрішній розпорядчий документ – наказ про проведення корпоративного заходу (далі – наказ).

Наразі всі готуються до святкування Нового року, тому про цей наказ і поговоримо. Розповімо, як оформити наказ та для наочності наведемо його зразок.

Вимоги до наповнення наказу

Вимоги до змісту наказу приватне підприємство може визначати самостійно. Адже приватному сектору надається право розробити власні інструкції з діловодства, де встановлюється єдиний порядок створення документів і роботи з ними на підприємстві/установі/організації, вимоги до створення внутрішніх документів, наказів.

Нині діє Типова інструкція з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою КМУ від 17.01.18 р. № 55 (далі – Типова інструкція № 55). Проте дотримуватися її вимог повинні тільки органи виконавчої влади.

На підставі Типової інструкції № 55 сформулюємо основні правила, яких слід дотримуватися, готуючи наказ.

Правило 1. Проект наказу готується та подається структурним підрозділом за дорученням керівника установи або за власною ініціативою (п. 81). Тож підготувати проект може кадровик, бухгалтер або власне керівник (якщо більше нікому), а підписувати його буде керівник. На зворотному боці аркуша наказу мають стояти візи (підписи) працівника, який створив документ, керівника його структурного підрозділу, керівника служби діловодства та інших задіяних осіб.

Правило 2. Наказ оформлюється на бланку наказу (п. 87). Тобто для наказів може бути розроблений окремий бланк. Утім використання одного бланку підприємства для всіх документів (листів, наказів тощо) не є помилкою. Зміст наказу коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника (наприклад, «Про затвердження», «Про введення», «Про створення») або іменника (наприклад, «Про підсумки», «Про заходи»).

Правило 3. У преамбулі потрібно вказати мету (наприклад, святкування Нового року, 10-річчя компанії). Зазвичай ця частина розпочинається зі слів «На виконання», «З метою» тощо (п. 89). У кінці наводиться слово «наказую» (якщо видається розпорядження, то «зобов’язую»), яке друкується жирним шрифтом та після якого ставиться двокрапка.

Правило 4. Розпорядча частина поділяється на пункти та підпункти, що нумеруються арабськими цифрами. За наповненням вони повинні вказувати певну дію чи завдання зі строком виконання та відповідальними особами (п. 90). Тут, наприклад, слід навести список осіб або структурний підрозділ, який відповідає за підготовку корпоративу, дату та місце проведення заходу. Зокрема: «Відділу кадрів доручається здійснити підготовку корпоративу СТОВ «Веселка» на честь святкування Нового року до 27.12.18 р. Дата святкування – 28.12.18 р. у ресторані «Затишок».

Правило 5. Усі причетні до виконання цього наказу структурні підрозділи та працівники повинні ознайомитися із ним під підпис. Для цього на першому примірнику наказу чи на спеціальному бланку проставляються підписи осіб із зазначенням дати ознайомлення (п. 100).

Наведемо зразок наказу.

Отже, після видання наказу складаються:

• план (програма) проведення новорічного заходу в довільній формі, в якому наводиться перелік запланованих заходів, дата та місце проведення, відповідальні особи;
• кошторис витрат;
• звіт про фактичні витрати. Після завершення заходу (у встановлений наказом строк) відповідальні особи мають відзвітувати про фактично витрачені кошти та подати до бухгалтерії первинні документи.

Висновки

Наказ про проведення корпоративного заходу є основним документом, який підтверджує витрати підприємства на святкування. Тому його потрібно належним чином оформлювати. Наказ візується працівником, який його створив, керівником його структурного підрозділу, бухгалтером та, за необхідності, іншими керівниками (підрозділ із питань запобігання та виявлення корупції, юридичний відділ тощо). Тобто всі причетні до виконання наказу працівники повинні бути ознайомлені з ним під підпис.

Після видання наказу відповідальні особи складають план проведення заходу, кошторис витрат та звіт про фактичні витрати.