Підписуйся на інформаційну страховку бухгалтера
Розділи:
Підрозділи:
Підрозділи:
Підрозділи:

Складаємо наказ про проведення корпоративу

19.12.2018


Акценти цієї статті:

  • які свята відносяться до корпоративних;
  • вимоги до змісту наказу про проведення корпоративного заходу та його зразок;
  • які документи слід підготувати після прийняття наказу.

Основне про корпоратив

Корпоративне свято на роботі найприємніше – накриває стіл компанія, а працівники мають тільки бути присутніми та веселитися.

До корпоративних можна віднести:

  • державні свята – Новий рік, Різдво, 8 Березня, Пасху, День незалежності тощо;
  • особисті свята компанії – її день народження, досягнення, отримані відзнаки чи нагороди тощо.

Корпоративний захід зазвичай проводиться для співробітників за рахунок роботодавця. Такі витрати називають корпоративними. Скільки коштів виділити, підприємство вирішує самостійно. Це залежить від фінансових можливостей та приводу для святкування.

Аби бухгалтер міг легко впоратися із такими витратами, треба попіклуватися про належне оформлення документів для корпоративного святкування. Основним є внутрішній розпорядчий документ – наказ про проведення корпоративного заходу (далі – наказ).

Наразі всі готуються до святкування Нового року, тому про цей наказ і поговоримо. Розповімо, як оформити наказ та для наочності наведемо його зразок.

Вимоги до наповнення наказу

Вимоги до змісту наказу приватне підприємство може визначати самостійно. Адже приватному сектору надається право розробити власні інструкції з діловодства, де встановлюється єдиний порядок створення документів і роботи з ними на підприємстві/установі/організації, вимоги до створення внутрішніх документів, наказів.

Нині діє Типова інструкція з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою КМУ від 17.01.18 р. № 55 (далі – Типова інструкція № 55). Проте дотримуватися її вимог повинні тільки органи виконавчої влади.

Звертаємо увагу! Для підготовки власної інструкції з діловодства можна взяти за основу Типову інструкцію № 55 з урахуванням внутрішніх документів підприємства (статуту, положень, посадових інструкцій тощо), де вказуються особливості підприємства, його статус, компетенція співробітників тощо.

На підставі Типової інструкції № 55 сформулюємо основні правила, яких слід дотримуватися, готуючи наказ.

Правило 1. Проект наказу готується та подається структурним підрозділом за дорученням керівника установи або за власною ініціативою (п. 81). Тож підготувати проект може кадровик, бухгалтер або власне керівник (якщо більше нікому), а підписувати його буде керівник. На зворотному боці аркуша наказу мають стояти візи (підписи) працівника, який створив документ, керівника його структурного підрозділу, керівника служби діловодства та інших задіяних осіб.

Правило 2. Наказ оформлюється на бланку наказу (п. 87). Тобто для наказів може бути розроблений окремий бланк. Утім використання одного бланку підприємства для всіх документів (листів, наказів тощо) не є помилкою. Зміст наказу коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника (наприклад, «Про затвердження», «Про введення», «Про створення») або іменника (наприклад, «Про підсумки», «Про заходи»).

Правило 3. У преамбулі потрібно вказати мету (наприклад, святкування Нового року, 10-річчя компанії). Зазвичай ця частина розпочинається зі слів «На виконання», «З метою» тощо (п. 89). У кінці наводиться слово «наказую» (якщо видається розпорядження, то «зобов’язую»), яке друкується жирним шрифтом та після якого ставиться двокрапка.

Правило 4. Розпорядча частина поділяється на пункти та підпункти, що нумеруються арабськими цифрами. За наповненням вони повинні вказувати певну дію чи завдання зі строком виконання та відповідальними особами (п. 90). Тут, наприклад, слід навести список осіб або структурний підрозділ, який відповідає за підготовку корпоративу, дату та місце проведення заходу. Зокрема: «Відділу кадрів доручається здійснити підготовку корпоративу СТОВ «Веселка» на честь святкування Нового року до 27.12.18 р. Дата святкування – 28.12.18 р. у ресторані «Затишок».

Правило 5. Усі причетні до виконання цього наказу структурні підрозділи та працівники повинні ознайомитися із ним під підпис. Для цього на першому примірнику наказу чи на спеціальному бланку проставляються підписи осіб із зазначенням дати ознайомлення (п. 100).

Наведемо зразок наказу.

Зразок

СТОВ «Захід»

Наказ № 155

від 03.12.18 р.                                м. Суми

Про проведення корпоративного святкування Нового року

У зв’язку з Новим роком та з метою розвитку корпоративної культури на підприємстві, зміцнення корпоративного духу НАКАЗУЮ:

1. Провести корпоративне святкування Нового року 27.12.18 р. у ресторані «Суниця».

2. Начальнику відділу кадрів Михайленко О. М. подати на затвердження план заходу та список співробітників для заохочення у строк до 10.12.18 р.

3. Заступнику директора Овочевій Н. В. підготувати та подати на затвердження кошторис витрат на проведення заходу у строк до 12.12.18 р.

4. Старшому менеджеру Омельчук Д. В. підготувати та подати на затвердження список запрошених партнерів у строк до 10.12.18 р.

5. Бухгалтеру Івченко К. П. забезпечити своєчасну оплату витрат на проведення новорічного корпоративу, а також новорічного заохочення.

6. Заступнику директора Овочевій Н. В. подати до бухгалтерії звіт про суму фактичних витрат на корпоратив не пізніше 29.12.18 р.

7. Відповідальним за підготовку та проведення заходу призначити начальника відділу кадрів Михайленко О. М.

Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Директор    (підпис)     Л. І. Димков

Зворотний бік аркуша наказу:

Наказ від 03.12.18 р. № 155 «Про проведення корпоративного святкування Нового року» підготовлено начальником відділу кадрів Михайленко О. М.     (підпис)

Візування:

Заступник директора         (підпис)        Н. В. Овочева

Бухгалтер             (підпис)        К. П. Івченко

Старший менеджер         (підпис)        Д. В. Омельчук

Отже, після видання наказу складаються:

  • план (програма) проведення новорічного заходу в довільній формі, в якому наводиться перелік запланованих заходів, дата та місце проведення, відповідальні особи;
  • кошторис витрат;
  • звіт про фактичні витрати. Після завершення заходу (у встановлений наказом строк) відповідальні особи мають відзвітувати про фактично витрачені кошти та подати до бухгалтерії первинні документи.

Висновки

Наказ про проведення корпоративного заходу є основним документом, який підтверджує витрати підприємства на святкування. Тому його потрібно належним чином оформлювати. Наказ візується працівником, який його створив, керівником його структурного підрозділу, бухгалтером та, за необхідності, іншими керівниками (підрозділ із питань запобігання та виявлення корупції, юридичний відділ тощо). Тобто всі причетні до виконання наказу працівники повинні бути ознайомлені з ним під підпис.

Після видання наказу відповідальні особи складають план проведення заходу, кошторис витрат та звіт про фактичні витрати.

Коментарі до матеріалу
Швидка реєстрація
Будьте в курсі змін і актуальних тем, задавайте питання.
Статті за темою
02.06.2025
Заповнюємо заяву на отримання ліцензії на роздрібну торгівлю алкогольними напоями і тютюновими виробами
У статті розповімо, як заповнити заяву для отримання ліцензії на роздрібну торгівлю алкоголем і тютюном, та наведемо зразок такої заяви.  З новими правилами отримання ліцензій на здійснення операцій з алкогольними напоями та тютюновими виробами ми ознайомили вас у статті «Ліцензії на розд...
02.06.2025
Заповнюємо заяву про отримання ліцензії на право зберігання пального
У статті розповімо, як правильно заповнити заяву про отримання ліцензії на право зберігання пального. У статті «Ліцензія на зберігання пального для власних потреб: як отримати з 01.01.2025» ми розглянули загальні правила, яких слід дотримуватися під час оформлення ліцензії на зберігання ...
04.04.2025
Підприємець мобілізований, але продовжує діяльність через представника: як оформляти договори?
Підприємець був мобілізований, але продовжує вести підприємницьку діяльність, видавши для цього довіреність своїй дружині. Довіреність передбачає, зокрема, право укладати договори від імені підприємця. У зв'язку із цим постало запитання: як потрібно оформляти договори, які підписуватиме дружина підп...
Популярне
03.04.2025
Посадова інструкція для голови фермерського господарства
У цьому матеріалі розглянемо, як правильно скласти посадову інструкцію для голови фермерського господарства (далі – ФГ). Зокрема, з’ясуємо, які розділи повинна мати інструкція та в якому випадку в неї слід вносити зміни. У цьому матеріалі розглянемо, як правильно скласти посадову інстру...
21.03.2025
Як ФГ визначити своїх кінцевих бенефіціарів
Юридичні особи (в т. ч. ФГ) повинні подавати інформацію про своїх кінцевих бенефіціарних власників (далі – КБВ) (або про їх відсутність). За несвоєчасне подання такої інформації передбачено штрафні санкції. Про порядок та строки такого інформування розповімо в цій статті. Юридичні особи (в т....
10.04.2025
Як прийняти нового члена до фермерського господарства
На законодавчому рівні правилам прийняття нового члена до фермерського господарства (далі – ФГ) приділено мало уваги. Водночас це одна з важливих дій, без яких не обходиться жодне ФГ. У цьому матеріалі розповімо, чим регулюється процедура прийняття нового члена до ФГ, з яких етапів вона склада...
Нове
06.06.2025
Чи можна здавати в оренду приміщення, яке було надано в позичку
Вам надали в позичку приміщення? Дізнайтесь, чи можете ви його передати в оренду. У статті розглянемо, чи має право підприємство передавати в оренду нежитлове приміщення, яке було отримано ним за договором позички. Запитання – відповіді Підприємство уклало договір безплатного користування не...
02.06.2025
Заповнюємо заяву на отримання ліцензії на роздрібну торгівлю алкогольними напоями і тютюновими виробами
У статті розповімо, як заповнити заяву для отримання ліцензії на роздрібну торгівлю алкоголем і тютюном, та наведемо зразок такої заяви.  З новими правилами отримання ліцензій на здійснення операцій з алкогольними напоями та тютюновими виробами ми ознайомили вас у статті «Ліцензії на розд...
02.06.2025
Загальні правила отримання ліцензій на зберігання пального та роздрібну торгівлю алкоголем і тютюном
У статті розповімо про загальні правила, яких слід дотримуватися суб’єктам господарювання для отримання ліцензій на зберігання пального та роздрібну торгівлю алкоголем і тютюном.  З 01.01.2025 змінилися правила оформлення ліцензій на роздрібну торгівлю алкогольними напоями і тютюновими ви...
Кращі матеріали