Як правильно скласти наказ про надання новорічних подарунків

Новорічні подарунки працівникам та їхнім дітям: документування й облік
Новорічні подарунки і корпоратив: обкладаємо ПДВ та податком на прибуток
Складаємо наказ про проведення корпоративу
Свята та подарунки до нового року: оподаткування доходів

Акценти цієї статті:

• на підставі чого працівники та їхні діти можуть отримати подарунки до новорічних свят від роботодавця;
• поради щодо наповнення наказу про придбання і видачу подарунків та його зразок.

Основне про новорічні подарунки для працівників

Питання придбання новорічних подарунків для працівників підприємства та їхніх дітей має регулюватися колективним договором.

Нагадаємо, колективний договір – це угода, укладена між роботодавцем і трудовим колективом із метою врегулювання виробничих, трудових і соціально-економічних відносин і узгодження інтересів. Порядок та правові засади розроблення колдоговору установлюються Законом від 01.07.93 р. № 3356-XII «Про колективні договори та угоди» (далі – Закон № 3356).

Колдоговір укладається на усіх підприємствах, які використовують найману працю, незалежно від форми власності (ст. 2 Закону № 3356).

Отже, порівняно із чинним законодавством колдоговір може визначати додаткові гарантії та пільги, зокрема щодо придбання новорічних подарунків для дітей працівників (ч. 3 ст. 7 Закону № 3356). Крім того, у ньому може бути передбачено надання подарунків працівникам.

Майте на увазі! Колдоговір треба укладати, навіть якщо на підприємстві лише один працівник. Адже жодних винятків стосовно кількості працівників не встановлено. Утім цікавим є те, що відповідальності за відсутність на підприємстві колдоговору не передбачено. Існує тільки адмінвідповідальність за ухилення від укладення колдоговору та за невиконання його умов (ст. 41¹, 41² КУпАП). Тобто якщо з боку трудового колективу ініціюється укладення колдоговору, а роботодавець ухиляється від його підписання, то його можна притягнути до адмінвідповідальності у вигляді штрафу в розмірі від 51 до 170 грн., а от штраф за порушення чи невиконання колдоговору становитиме від 850 до 1 700 грн.

Таким чином, колдоговором має визначатися порядок передачі новорічних подарунків працівникам та їхнім дітям. Проте незалежно від цього керівник підприємства повинен видати розпорядчий документ – наказ про придбання та видачу подарунків (далі – наказ).

Наказ також потрібен для бухгалтерської служби як підстава для відображення в бухобліку витрат на закупівлю подарунків. Тож розглянемо, як складається наказ та наведемо його зразок.

Що має містити наказ

В ідеалі на приватному підприємству має бути розроблена Інструкція з діловодства, адже цей документ установлює єдиний порядок створення документів і роботи з ними на підприємстві/установі/організації, вимоги до створення внутрішніх документів, наказів. Якщо такого документа немає, то можна звернутися до Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою КМУ від 17.01.18 р. № 55 (далі – Типова інструкція № 55).

Отже, з огляду на положення Типової інструкції № 55 у наказі слід указати:

• підставу та мету видачі подарунків (пункт колдоговору підприємства або, за його відсутності, мету, наприклад: «з метою привітання працівників та їхніх дітей із новорічними святами»;
• порядок закупівлі та видачі подарунків. Наприклад, можна прямо навести місце закупівлі подарунків, їхню граничну вартість, місце видачі тощо;
• строк виконання;
• особу, відповідальну за закупівлю та подання звіту про фактичні витрати. Це може бути як одна особа, так і декілька (один закуповує, інший готує та подає звіт).

Наведемо зразок такого наказу.

Висновки

Для придбання та видачі подарунків працівникам та їхнім дітям слід видати наказ за підписом керівника. У наказі необхідно вказати: підставу або мету його видання, порядок закупівлі та видачі подарунків, строк виконання, особу, відповідальну за здійснення окремого процесу або цілком наказу.