Заповнення деяких реквізитів касових ордерів та їх нумерація: позиції НБУ та ДФС

1

2

3

4

Нумерація касових ордерів

Нумерація ПКО (у реквізиті «Прибутковий касовий ордер № _ від «___» _______ 20___ року») може здійснюватися в хронологічному порядку з початку кожного наступного місяця в порядку зростання з номера «1» протягом календарного місяця та закінчуватися в кінці місяця відповідним номером.
Наприклад:
– 01.03.2018 – № 1, № 2, № 3;
– 02.03.2018 – № 4, № 5, № 6;
– 03.03.2018 – № 7;
...
– 30.03.2018 – № 49, № 50, № 51.
– 02.04.2018 – № 1, № 2, № 3 і т. д.
Аналогічно може здійснюватися і нумерація ВКО (у реквізиті «Номер документа») (Листи № 20639, № 32326, № 32822)

Зауважимо, що безпосередньо в Положенні № 148 такої норми немає. Тому, на нашу думку, починати нумерацію касових документів підприємство може заново і кожного календарного року, місяця, кварталу. Адже заборони на це немає.
Порушення хронологічної нумерації ПКО та ВКО можуть свідчити про неоприбуткування або несвоєчасне оприбуткування готівки, а також призвести до перевищення ліміту (Лист № 20639).
За це ст. 1 Указу Президента передбачено фінсанкцію – штраф за:
– неоприбуткування (неповне та/або несвоєчасне оприбуткування) у касах готівки – у 5-кратному розмірі неоприбуткованої суми;
– перевищення встановленого ліміту каси – у двократному розмірі сум виявленої понадлімітної готівки за кожен день

Заповнення реквізиту «№ з / п» ПКО та ВКО

Проставляється номер за порядком таких ордерів. Зважаючи, що прибутковий та видатковий касові ордери оформлюються на кожну операцію з приймання/видачі готівки, у реквізиті «№
з / п» проставляється «1») (Листи № 32326, № 32822)

Цей реквізит повинен збігатися з номером касового ордера та записом у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (Лист № 24376).
Проставляється номер за порядком таких ордерів. При цьому зважаючи, що прибутковий та видатковий касові ордери оформляються на кожну операцію з приймання/видачі готівки, у реквізиті «№ з / п» проставляється – «1» (Лист № 20639)

Як бачимо, є дві позиції ДФС, що кардинально різняться.
На питання, адресоване до ДФС щодо відповідальності за порушення ведення журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів та самих касових документів (через відсутність чіткого алгоритму такого ведення в Положенні № 148), податківці в Листі № 24376 так і не надали чіткої відповіді – мовляв, визначити фінансові санкції за такі порушення можливо лише в ході проведення контрольно-перевірочних заходів щодо конкретних суб’єктів господарювання.
Разом з тим, листи ДФС не є нормативно-правовими актами, а мають лише інформаційний характер і не встановлюють правових норм та діють до набуття чинності нормативно-правових актів, що змінюють відповідні правовідносини.
Оскільки саме НБУ визначає порядок ведення касових операцій, то в цьому питанні радимо керуватись його позицією

«№ з / п» Журналу реєстрації ПКО та ВКО (типова форма № КО-3а)*

Використовується єдина наскрізна нумерація, яка не передбачає окремої нумерації для ПКО та ВКО.
 У колонці 3 зазначаються порядкові номери прибуткових документів, а в колонці 7 – видаткових документів.
Отже, номери з колонок 3 та 7 можуть не збігатися з нумерацією у реквізиті «№
з / п») (Листи № 20639, № 32822)

Тобто №
з / п у касових ордерах і в журналі їх реєстрації матимуть різний зміст. У журналі цей номер відповідатиме номеру рядка (запису) та хронологічно зростатиме, а в касовому ордері – завжди проставлятиметься «1»

Заповнення реквізиту «Видати» ВКО в разі здавання готівки до банку

Зазначається П. І. Б. касира або іншого працівника підприємства, відповідального за здавання готівки до банку (Лист № 32326)

–

–

Заповнення реквізиту «Додаток» ВКО

Зазначаються документи, що додаються до ВКО та є підставою для видачі готівки (наприклад, видаткова відомість із зазначенням номера та дати, наказ на відрядження із зазначенням номера та дати і т. д.) (Лист № 20639, № 24376, № 32822)

Як бачимо, позиції регуляторів сходяться в цьому питанні. Слід зазначити, що така практика заповнення цього реквізиту була й до запровадження нового Положення № 148

Заповнення реквізиту «Додатки» ПКО

Зазначаються документи, що додаються до ПКО та є підставою для внесення готівки (наприклад, звіт про використання коштів, виданих на відрядження, із зазначенням номера та дати і т. д.) (Листи № 20639, № 24376, № 32822)

* Зразок заповнення типової форми № КО-3а див. у Листі № 32822.