Регулювання касових операцій: огляд новин законодавства

Новий порядок ведення касових операцій
Нові бланки касових документів: заповнюємо без помилок
Як видати працівникові фіндопомогу в сумі понад 50 тис. грн., не порушуючи законодавства?
Проблемні питання щодо каси у відокремлених підрозділах: відповіді НБУ
Як скласти ПКО при реалізації власної продукції?
Ліміт каси встановлено за нормами старого положення про касові операції: чи перезатверджувати його?
Чи обов’язково взагалі встановлювати ліміт каси?
Які саме надходження (або виплати) не можна включати до розрахунку ліміту каси?

Для кого ця стаття: для юросіб та їх відокремлених підрозділів незалежно від організаційно-правової форми та форми власності.

Замість Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.04 р. № 637 (далі – Положення № 637), постановою Правління НБУ від 29.12.17 р. № 148 (далі – Постанова № 148) затверджено нове Положення (далі – Положення № 148).

Здавалося б, у новому документі не багато нововведень, проте деякі з них вкрай важливі, а подекуди навіть і незрозумілі або нелогічні – це стало проявлятись у міру адаптації суб’єктів господарювання (далі – СГ) до нових правил. Сталося це, вочевидь, через поспішність їх розробників. Тож слідом за чималою кількістю запитань, що виникають у практичній діяльності, з’являється низка нюансів та уточнень і роз’яснень.

Сьогодні проаналізуємо нещодавні новації щодо готівкового законодавства від двох основних регуляторів – НБУ та ДФС.

Головним чином вони торкаються останніх змін до Положення № 148, унесених постановою Правління НБУ від 24.05.18 р. № 54 (далі – Постанова № 54), що набули чинності 01.06.18 р. – дня, що настає за днем їх офіційного оприлюднення.

Далі – детальніше. Наш огляд стосуватиметься лише юридичних осіб.

Перехідний період для застосування нових форм касової документації

НБУ. Постанову № 148 доповнено п. 11, згідно з яким СГ мають право до 30.06.18 р. (включно) використовувати у своїй діяльності старі форми касової первинки, наведені в додатках до Положення № 637.

Як для перехідних положень, то вже надто пізно. Особливо враховуючи нещодавну позицію НБУ, оприлюднену в листі від 07.03.18 р. № 50-0007/13560, за якою з 05.01.18 р. усі СГ мають застосовувати лише оновлені форми касової первинки.

ДФС. Ще в лютому (див. ЗІР, категорія 109.15) фіскали стверджували, що починаючи з 05.01.18 р. СГ повинні використовувати для оформлення касових операцій касові документи, які відповідають вимогам типових форм, затверджених Положенням № 148. Це фактично загрожувало штрафами всім підприємствам, які використовували старі форми касових документів після 05.01.18 р. через відсутність нових бланків або з інших причин.

На сьогодні, ураховуючи нову позицію НБУ, і ДФС змінила своє бачення. У нових роз’ясненнях ЗІР також підтверджується позиція перехідного періоду – до 30.06.18 р.

Виходить, що з 01.06.18 р., відколи набула чинності Постанова № 54, і до 30.06.18 р. жодних підстав для застосування штрафних санкцій за використання старих бланків касових документів немає. Також з’явилася законна можливість для оскарження застосованих раніше за таке порушення штрафних санкцій.

Граничний строк затвердження порядку оприбуткування готівки в касі та застосування старих лімітів

Згідно з Постановою № 54 СГ повинні до 30.06.18 р. (включно):

• розробити та затвердити порядок оприбуткування готівки в касі та порядок розрахунку ліміту каси з урахуванням норм Положення № 148;
• користуватися лімітами каси, установленими та затвердженими до набрання чинності Постанови № 148.

Закривши очі на невдале формулювання нової позиції НБУ і не вдаючись до аналізу тексту, робимо логічний висновок, що має на увазі регулятор:

1) до 30.06.18 р. СГ мають розробити та затвердити внутрішніми розпорядчими документами:

власний порядок оприбуткування готівки, враховуючи специфіку своєї діяльності, режим роботи, наявність відокремлених підрозділів тощо;

порядок розрахунку ліміту. А щоб обґрунтувати методику такого розрахунку, радимо його закріпити, наприклад, у локальному Положенні про порядок розрахунку залишку готівки в касі.

І починаючи з липня вони вже повинні керуватися новими правилами;

2) а до визначеного терміну (тобто до 30.06.18 р.) дозволяється застосовувати ліміт каси, що діяв до 05.01.18 р. і був розрахований за правилами Положення № 637. До речі, приємно, що позиція нашої редакції з цього питання збігається та не суперечить теперішній точці зору НБУ.

Що вважати оприбуткуванням готівки

Готівка, що надходить до кас, оприбутковується в день її одержання в повній сумі (п. 11 Положення № 148). До 01.06.18 р. оприбуткування готівки в касах установ, підприємств, відокремлених підрозділів неодмінно мало здійснюватися шляхом її обліку в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі.

Це суттєво ускладнювало облік готівкових надходжень на підприємствах торгівлі, ресторанного господарства тощо, які застосовують РРО у вечірній та нічний час та вихідні, а також у відокремлених підрозділах, що не вели касової книги. Адже для оприбуткування вже недостатньо було вести облік коштів у КОРО (як це передбачено було п. 2.6 Положення № 637), а треба обов’язково щоденно (у день надходження коштів) робити запис у касовій книзі.

Оновлений п. 11 Положення № 148 пояснює, що ж є оприбуткуванням готівки:

• у касах підприємств та їх відокремлених підрозділів, які проводять готівкові розрахунки з оформленням їх касовими ордерами і веденням касової книги – це здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів;
• у касах відокремлених підрозділів підприємств, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням РРО та/або КОРО без ведення касової книги – здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень на підставі даних розрахункових документів шляхом формування та друку фіскальних звітних чеків і їх підклеювання до відповідних сторінок КОРО/занесення даних розрахункових квитанцій до КОРО.

Тож відокремленим підрозділам з РРО або КОРО з РК, які не приймають (не видають) готівку за касовими ордерами, касова книга не потрібна навіть у разі здавання готівкової виручки прямо до банку.

Щодо обмеження готівкових розрахунків

НБУ. Нагадаємо: п. 6 Положення № 148 установлює обмеження готівкових розрахунків СГ з фізособами – не більше 50 тис. грн. А готівкові розрахунки – це платежі готівкою СГ і фізосіб за реалізовану продукцію (товари, виконані роботи, надані послуги), а також за операціями, які безпосередньо не пов’язані з реалізацією продукції (товарів, робіт, послуг) та іншого майна (п. 3 Положення № 148).

У листі НБУ від 22.05.18 р. № 50-0007/28247, наданому у відповідь на запит ГО «Всеукраїнський бухгалтерський клуб», пояснюється, що таке обмеження поширюється на розрахунки за правочинами, предметом яких є будь-які матеріальні та нематеріальні блага, що можуть бути оцінені у грошовій формі, у тому числі на видачу та повернення:

• коштів під звіт;
• фінансової допомоги;
• виплат, пов’язаних із оплатою праці.

Водночас кількість фізосіб, з якими здійснюються такі готівкові розрахунки протягом дня, не обмежується.

Отже, розрахунки з підзвітними особами (видача коштів та повернення невикористаних у касу), виплата зарплати працівникам та надання й отримання фіндопомоги від засновників, учасників та інших фізосіб у сумі, що перевищує 50 тис. грн. на день на одну фізособу, мають здійснюватися у безготівковій формі.

Слід нагадати, що аналогічну позицію щодо надання фіндопомоги, а також внесків до статутного фонду підприємства висловлено в листі НБУ від 07.02.18 р. № 50-0007/7855.

Що буде в разі недотримання цієї норми?

Статею 163¹⁵ КУпАП передбачено адміністративну відповідальність за таке порушення – сплату штрафу посадовими особами підприємства в розмірі від 100 до 200 НМДГ (від 1 700 до 3 400 грн.). За повторне порушення, вчинене особою, яку протягом року було піддано адмінстягненню за таке саме порушення, передбачено штраф від 500 до 1 000 НМДГ (від 8 500 до 17 000 грн.).

Зважаючи на норми ст. 38 КУпАП, адмінстягнення може бути накладене не пізніше як через два місяці із дня вчинення правопорушення, а в разі триваючого правопорушення – не пізніше як через два місяці з дня його виявлення, за винятком випадків, коли справи про адмінправопорушення відповідно до КУпАП підвідомчі суду (судді).

Водночас Указом Президента від 12.06.95 р. № 436/95 не передбачено фінансової відповідальності за недотримання вимог пп. 6 та 7 Положення № 148 у частині перевищення граничної суми готівкових розрахунків (ЗІР, категорія 109.21).

ДФС. Одночасно (!) ДФС в Індивідуальній податковій консультації від 22.05.18 р. № 2260/6/99-99-14-05-01-15/ІПК висловила свою позицію: що готівкове обмеження стосується лише готівкових розрахунків за товари, роботи, послуги і не поширюються на виплату зарплати.

На нашу думку, така хибна позиція податківців спричинена cтарими правилами застосування обмежень у готівкових розрахунках, які діяли до 04.01.17 р., тобто до внесення відповідних змін до вже нечинної на сьогодні постанови Правління НБУ від 06.06.13 р. № 210 (далі – Постанова № 210). Згідно з цими змінами готівкове обмеження стосується не тільки розрахунків між фізособою та підприємством за товари, роботи й послуги, як було раніше, а будь-яких розрахунків. Це правило збереглось і в Положенні № 148, яке діє з 05.01.18 р. (коли, відповідно, втратила чинність Постанова № 210).

Отже, ми не радимо керуватися цією ІПК ДФС.

Про можливість зберігання частини готівки в сейфі поруч із РРО без проведення операції «службова видача»

Унесення чи видача готівки з місця проведення розрахунків мають реєструватися через РРО з використанням операцій «службове внесення» та «службова видача», якщо такі внесення чи видача не пов’язані з проведенням розрахункових операцій (п. 6 розд. III Порядку реєстрації та застосування РРО, затвердженого наказом Мінфіну від 14.06.16 р. № 547). А місце проведення розрахунків – це місце, де здійснюються розрахунки з покупцем за продані товари (надані послуги) та зберігаються отримані за реалізовані товари (надані послуги) готівкові кошти, а також місце отримання покупцем попередньо оплачених товарів (послуг) із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо.

На підставі цього в ДФС вважають (див. Індивідуальну податкову консультацію від 24.05.18 р. № 2301/ІПК/03-20-14-05-11): якщо підприємство не має можливості зберігати всю суму готівкових коштів у скриньці РРО, то частину готівки можна зберігати в сейфі без використання операції «службова видача», але лише за таких умов:

• сейф має знаходитися на місці проведення розрахунків;
• сума готівкових коштів на місці проведення розрахунків (разом у сейфі та РРО) має відповідати сумі коштів у денному звіті реєстратора (Z-Звіт);
• у такому сейфі має зберігатися лише виручка від реалізації з використанням РРО. Недопустима наявність особистих речей касира чи інших осіб у такому сейфі (п. 23 Порядку провадження торговельної діяльності та правил торговельного обслуговування на ринку споживчих товарів, затвердженого постановою КМУ від 15.06.06 № 833);
• застосування сейфу для зберігання готівкових коштів з РРО слід обумовити у внутрішньому наказі по підприємству, зазначивши в ньому, що в сейфі, розміщеному на місці проведення розрахунків, має зберігатися лише виручка від реалізації з використанням РРО.

Щодо заповнення деяких реквізитів касових ордерів

Нагадаємо, що в нових формах касових ордерів, наведених у додатках до Положення № 148, з’явився реквізит «№з/п», який одразу викликав запитання у практиків через відсутність будь-яких пояснень щодо його заповнення.

На думку фахівців ГУ ДФС у м. Києві, висловлену в листі від 25.05.18 р. № 24376/10/26-15-1409-12, цей реквізит має збігатися з номером касового ордера і номером запису в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів.

У цьому листі також зазначено, що реквізит «Додаток» у прибутковому/видатковому касовому ордері слід заповнювати словами із зазначенням реквізитів документів (вважаємо, що мається на увазі назва документа), їх номерів та дат.

Згідно з п. 25 Положення № 148 прибутковий касовий ордер повинен бути засвідчений підписом головного бухгалтера або особи, уповноваженої керівником підприємства. З цього приводу ДФС роз’яснює (див. Індивідуальну податкову консультацію від 15.05.18 р. № 2144/6/99-99-14-05-01-15/ІПК):

• підпис керівника підприємства на видаткових касових ордерах не обов’язковий, якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявах, рахунках є його дозвільний напис;
• підприємства, які займаються закупівлею товарів сільськогосподарської продукції, проведення розрахунків за які не врегульовано законодавством України, здійснюють видачу готівки здавальникам такої сільськогосподарської продукції за відомостями, у яких зазначаються прізвища здавальників, їх адреси, обсяги зданої продукції та сума виплаченої готівки, що підписуються здавальником;
• якщо прибутковий чи видатковий касовий ордер підписано не головним бухгалтером, а особою, уповноваженою керівником підприємства на зазначені дії, то вносяться прізвище та ініціали саме особи, яка фактично підписувала такі ордери.