Підприємство змінило місцезнаходження: порядок дій

Місцезнаходженням юридичної особи є фактичне місце ведення діяльності або розташування офісу, з якого здійснюється щоденне управління діяльністю юридичної особи (там переважно знаходиться керівництво) і де ведеться облік (ст. 93 Цивільного кодексу, далі – ЦК).

Причини, з яких підприємство змінює своє місцезнаходження, можуть бути різними. Наприклад, підприємство придбало у власність офісне приміщення в іншому районі і його виконавчий орган (наприклад, директор або правління) переїжджає туди.

Чому треба повідомляти про зміну місцезнаходження юрособи?

Відомості про місцезнаходження юрособи включаються до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців і громадських формувань (далі – ЄДР). Тому якщо відомості про юрособу змінилися, ці зміни підлягають обов'язковій держреєстрації (ст. 89 ЦК; ст. 9 Закону від 15.05.03 р. № 755-IV, далі – Закон № 755).

Яка відповідальність установлена за неповідомлення про зміну місцезнаходження?

Якщо не внести до ЄДР інформацію про зміну місцезнаходження юрособи, це може обернутися плачевними наслідками для підприємства:

• по-перше, підприємство ризикує не отримати важливу кореспонденцію від контролюючих органів та/або контрагентів. Наприклад, судову повістку, повідомлення про проведення перевірки контролюючим органом або інші важливі документи. Дані про місцезнаходження підприємства, що містяться в ЄДР, податковий орган використовує для листування із платником податків (ст. 42 Податкового кодексу, далі – ПК). Із цього випливає, що вся кореспонденція від податкового органу не буде доставлена і підприємство не зможе в разі необхідності вчасно вжити заходів для захисту своїх інтересів;
• по-друге, за неповідомлення про зміну місцезнаходження підприємству загрожує штраф у розмірі 510 грн. (п. 117.1 ПК).

Розповімо, як треба діяти підприємству при зміні місцезнаходження, щоб не нашкодити собі.

Алгоритм дій

Крок 1. Дивимося в статут

Насамперед слід з'ясувати, чи зазначено в установчих документах юрособи її місцезнаходження. Адже вже давненько зі ст. 88 ЦК виключена вимога про обов'язкове зазначення в установчих документах юрособи відомостей про її місцезнаходження. Однак іноді на практиці все ще зустрічаються випадки, коли інформація про місцезнаходження підприємства вказана в статуті.

Якщо в статуті зазначено місцезнаходження підприємства, власники повинні прийняти рішення щодо внесення змін до статуту у зв'язку зі зміною місцезнаходження юрособи.

Конкретне рішення приймає вищий орган управління підприємством. Наприклад, у госптоваристві таким органом є загальні збори учасників товариства (ст. 58 Закону від 19.09.91 р. № 1576-XII, далі – Закон № 1576). В АТ – загальні збори акціонерів (ст. 32 Закону від 17.09.08 р. № 514-VI, далі – Закон № 514).

Прийняте рішення оформляється протоколом загальних зборів учасників ТОВ. Форму протоколу законодавчо не встановлено. Тому скласти такий протокол можна в довільній формі.

Якщо власник один, то рішення приймається ним одноосібно й оформляється в письмовій формі. Наприклад, можна оформити документ за назвою «Рішення власника».

Усі документи, які подаються суб'єкту держреєстрації, повинні бути складені державною мовою (ст. 15 Закону № 755). Тому текст рішення слід викласти українською мовою.

Протягом 3 робочих днів (далі – р. д.) із дати прийняття рішення про внесення змін до статуту у зв'язку зі зміною місцезнаходження, підприємство зобов'язане повідомити про це суб'єкта держреєстрації (ст. 7 Закону від 19.09.91 р. № 1576-XII).

Крок 2. Готуємо пакет документів для держреєстрації

Перелік документів, які подаються суб'єкту держреєстрації для реєстрації зміни місцезнаходження юрособи, залежить від того, зазначено в статуті адресу підприємства чи ні. Для наочності наведемо інформацію в табл. 1.

Таблиця 1

Крок 3. Подаємо документи суб'єкту держреєстрації

Суб'єктами держреєстрації є: уповноважені на це органи Мін’юсту; виконавчі органі місцевих рад (у разі прийняття відповідного рішення місцевою радою); місцеві держадміністрації; нотаріус; акредитовані суб'єкти.

Суб'єкту держреєстрації подається пакет документів (зазначено вище). Не забудьте: документи повинні бути складені українською мовою!

Подання документів у паперовій формі

При поданні документів представник підприємства повинен пред'явити документ, що посвідчує особу (наприклад, паспорт або паспортний документ іноземця чи посвідчення особи без громадянства); додатково він подає примірник оригіналу (нотаріально засвідчену копію) документа, що засвідчує його повноваження (наприклад, довіреність). Якщо ви відправляєте документи на держреєстрацію поштою, тоді справжність підпису на заяві повинна бути нотаріально засвідчена (ст. 15 Закону № 755).

Подання документів в електронній формі

Документи подаються через портал електронних сервісів відповідно до Порядку, затвердженого наказу Мін’юсту від 09.02.16 р. № 359/5 (далі – Порядок № 359/5).

Разом із заявою про держреєстрацію в електронній формі (за формою, затвердженою наказом Мін’юсту від 06.01.16 р. № 15/5) обов'язково йдуть (п. 2 розд. IV Порядку № 359/5):

• електронні копії (виготовлені з паперових шляхом сканування або створені в електронному вигляді) оригіналів документів, що подаються для держреєстрації;
• документи, що підтверджують сплату адміністративного збору;
• опис поданих заявником документів для держреєстрації, сформований за допомогою програмних засобів ведення ЄДР.

Заява та документи в електронній формі подаються з обов'язковим накладенням заявником власного електронного цифрового підпису.

Строки реєстрації та розмір збору

Якщо немає підстав для призупинення розгляду документів (це може трапитися, наприклад, якщо документи подано не в повному обсязі) або для відмови в держреєстрації (наприклад, якщо документи подано особою, яка не має на це повноважень), то зареєструвати зміни повинні протягом 24 годин (ст. 26 Закону № 755). Зареєструвати зміни можуть і в скорочений строк. Але за швидкість доведеться заплатити дорожче – за тарифами, установленими постановою КМУ від 25.12.15 р. № 1133.

Таблиця 2

Крок 4. Повідомляємо податковий орган

Юрособа зобов'язана повідомити податкові органи про зміну свого місцезнаходження (пп. 16.1.11 ПК). Однак якщо відповідні зміни внесено до ЄДР, то контролюючі органи внесуть зміни до облікових даних платника податків на підставі відомостей, отриманих з ЄДР.

У такому випадку не потрібно подавати заяву за формою № 1-ОПП (додаток 6 до Порядку, затвердженого наказом Мінфіну від 09.12.11 р. № 1588, далі – Порядок № 1588) із відміткою «Зміни» до контролюючих органів (як за основним місцем обліку, так і за неосновним) (лист ДФС від 21.03.16 р. № 6092/6/99-99-19-03-02-15).

А от якщо юрособу не включено до ЄДР, тоді їй доведеться самостійно подати податковому органу за новим місцезнаходженням протягом 10 календарних днів заяву за формою № 1-ОПП або за формою № 5-ОПП (додаток 9 до Порядку № 1588) із відміткою «Зміни» (п. 9.2, 10.3 Порядку № 1588). Крім того, юрособам, які не включені до ЄДР, необхідно замінити довідку за формою № 4-ОПП (додаток 2 до Порядку № 1588). Для цього потрібно звернутися до податкового органу за основним місцем обліку із заявою (складеною в довільній формі), указавши причини заміни (зміна місцезнаходження), і повернути стару довідку (п. 9.4 Порядку № 1588). Протягом 2 р. д. після такого звернення платнику податків видається (відсилається) нова довідка.

Зазначимо, що юрособи, не включені до ЄДР, підтверджують своє взяття на облік у податковому органі довідкою за формою № 4-ОПП. А юрособи, відомості про яких містяться в ЄДР, підтверджують своє взяття на облік у податковому органі – випискою з ЄДР.

Увага, ПДВ! Зміна місцезнаходження платника податків спричиняє також перереєстрацію його платником ПДВ. У такому випадку платник ПДВ подає протягом 10 р. д., що настають за днем, коли змінилися дані про платника податків (п. 183.15 ПК), реєстраційну заяву за формою № 1-ПДВ (додаток 1 до Положення, затвердженого наказом Мінфіну від 14.11.14 р. № 1130, далі – Положення № 1130) із відміткою «Перереєстрація» до податкового органу за місцем обліку (п. 4.1, 4.2 Положення № 1130).

До закінчення поточного бюджетного року юрособа подає декларації з ПДВ і сплачує податок за попереднім місцезнаходженням (неосновним місцем обліку), а починаючи з 1 січня наступного року – за новим місцезнаходженням (основним місцем обліку) (ст. 45 Бюджетного кодексу; ЗІР, категорія 101/01).

У випадку перереєстрації дата реєстрації платником ПДВ не змінюється. Датою перереєстрації є останній день строку в 3 р. д. із дня отримання реєстраційної заяви з відміткою «Перереєстрація» (п. 4.2 Положення № 1130). За бажанням і згідно із заявою платника датою перереєстрації може бути встановлений день і до закінчення цього строку. При цьому дата реєстрації платником ПДВ не змінюється, а датою перереєстрації є бажана дата перереєстрації платником ПДВ.

До дати перереєстрації платник ПДВ використовує попередні реквізити податкової реєстрації (п. 4.3 Положення № 1130).

Окремо повідомляти органи ПФУ і статистики не потрібно. Оскільки між ЄДР і цими органами відбувається обмін інформацією, який здійснюється інформаційно-телекомунікаційними засобами зв'язку (ст. 13 Закону № 755).

Крок 5. Повідомляємо банк

На сьогодні законодавство не містить вимог щодо строків повідомлення банку про зміну місцезнаходження юрособи. Раніше суб'єкт господарювання повинен був повідомляти банк у місячний строк із дня реєстрації зміни місцезнаходження та подавати банку відповідні документи, що підтверджують цю обставину. Але ця вимога була виключена з п. 1.15 Інструкції, затвердженої постановою Правління НБУ від 12.11.03 р. № 492 (далі – Інструкція № 492).

Проте слід проінформувати банк про зміну свого місцезнаходження і направити підтвердні документи (наприклад, копію виписки з ЄДР, копію установчих документів). Адже на підставі отриманої інформації з документами банк внесе зміни про місцезнаходження клієнта в картку зі зразками підписів і відбитка печатки (додаток 2 до Інструкції № 492)/картку зі зразками підписів (додаток 4 до Інструкції № 492) (п. 18.7 Інструкції № 492).

Крок 6. Інформуємо органи ліцензування

У разі зміни місцезнаходження юрособи ліцензія не підлягає переоформленню (лист Державної регуляторної служби від 16.07.15 р. № 5223). Водночас ліцензіат зобов'язаний повідомляти орган ліцензування про всі зміни даних, які були зазначені в його документах, доданих до заяви про отримання ліцензії, у строк, установлений ліцензійними умовами, але не пізніше одного місяця із дня настання таких змін (ч. 2 ст. 15 Закону від 02.03.15 г. № 222-VIII).

Крок 7. Інформуємо контрагентів

Той факт, що підприємство змінило свою адресу, не робить раніше підписані договори недійсними і не приводить до їх припинення. Закон не вимагає переукладати договори при зміну місцезнаходження однієї зі сторін. Проте контрагентів слід проінформувати про зміни.

Рекомендуємо письмово повідомити своїх контрагентів про зміни, що відбулися, додавши підтвердні документи (наприклад, виписку з ЄДР).

Також читайте:

«Про порядок сплати платежів у бюджет у випадку зміни податкової адреси»
«Щодо перереєстрації РРО у зв'язку зі зміною назви адреси його використання»
«Дії платників податків у разі перейменуванням населеного пункту або вулиці»