Предприятие сменило местонахождение: порядок действий

Местонахождением юридического лица является фактическое место ведения деятельности или расположения офиса, из которого осуществляется ежедневное управление деятельностью юридического лица (там преимущественно находится руководство) и где ведется учет (ст. 93 Гражданского кодекса, далее – ГК).

Причины, по которым предприятие меняет свое местонахождение, могут быть разными. Например, предприятие приобрело в собственность офисное помещение в другом районе и его исполнительный орган (например, директор или правление) переезжает туда.

Почему надо уведомлять о смене местонахождения юрлица?

Сведения о местонахождении юрлица включаются в Единый государственный реестр юридических лиц, физических лиц – предпринимателей и общественных формирований (далее – ЕГР). Поэтому если сведения о юрлице изменились, эти изменения подлежат обязательной госрегистрации (ст. 89 ГК; ст. 9 Закона от 15.05.03 г. № 755-IV, далее – Закон № 755).

Какая ответственность установлена за неуведомление о смене местонахождения?

Если не внести в ЕГР информацию об изменении местонахождения юрлица, это может обернуться плачевными последствиями для предприятия:

• во-первых, предприятие рискует не получить важную корреспонденцию от контролирующих органов и/или контрагентов. Например, судебную повестку, уведомление о проведении проверки контролирующим органом или другие важные документы. Данные о местонахождении предприятия, содержащиеся в ЕГР, налоговый орган использует для переписки с налогоплательщиком (ст. 42 Налогового кодекса, далее – НК). Из этого следует, что вся корреспонденция от налогового органа не будет доставлена и предприятие не сможет в случае необходимости вовремя принять меры для защиты своих интересов;
• во-вторых, за неуведомление о смене местонахождения предприятию грозит штраф в размере 510 грн. (п. 117.1 НК).

Расскажем, как надо действовать предприятию при смене местонахождения, чтобы не навредить себе.

Алгоритм действий

Шаг 1. Смотрим в устав

Прежде всего следует выяснить, указано ли в учредительных документах юрлица его местонахождение. Ведь уже давненько из ст. 88 ГК исключено требование об обязательном указании в учредительных документах юрлица сведений о его местонахождении. Однако иногда на практике все еще встречаются случаи, когда информация о местонахождении предприятия указана в уставе.

Если в уставе указано местонахождение предприятия, собственники должны принять решение о внесении изменений в устав в связи с изменением местонахождения юрлица.

Конкретно решение принимает высший орган управления предприятием. Например, в хозобществе таким органом является общее собрание участников общества (ст. 58 Закона от 19.09.91 г. № 1576-XII, далее – Закон № 1576). В АО – общее собрание акционеров (ст. 32 Закона от 17.09.08 г. № 514-VI, далее – Закон № 514).

Принятое решение оформляется протоколом общего собрания участников ООО. Форма протокола законодательно не установлена. Поэтому составить такой протокол можно в произвольной форме.

Если собственник один, то решение принимается им единолично и оформляется в письменном виде. Например, можно оформить документ под названием «Решение собственника».

Все документы, которые подаются субъекту госрегистрации, должны быть составлены на государственном языке (ст. 15 Закона № 755). Поэтому текст решения следует изложить на украинском языке.

В течение 3 рабочих дней (далее – р. д.) с даты принятия решения о внесении изменений в устав в связи с изменением местонахождения, предприятие обязано уведомить об этом субъекта госрегистрации (ст. 7 Закона от 19.09.91 г. № 1576-XII).

Шаг 2. Готовим пакет документов для госрегистрации

Перечень документов, которые подаются субъекту госрегистрации для регистрации изменения местонахождения юрлица, зависит от того, указан в уставе адрес предприятия или нет. Для наглядности приведем информацию в табл. 1.

Таблица 1

Шаг 3. Подаем документы субъекту госрегистрации

Субъектами госрегистрации являются: уполномоченные на это органы Минюста; исполнительные органы местных советов (в случае принятия соответствующего решения местным советом); местные госадминистрации; нотариус; аккредитованные субъекты.

Субъекту госрегистрации подается пакет документов (указанный выше). Не забудьте: документы должны быть составлены на украинском языке!

Подача документов в бумажной форме

При подаче документов представитель предприятия должен предъявить документ, удостоверяющий личность (например, паспорт или паспортный документ иностранца или удостоверение лица без гражданства); дополнительно он подает экземпляр оригинала (нотариально заверенную копию) документа, удостоверяющего его полномочия (например, доверенность). Если вы отправляете документы на госрегистрацию почтой, тогда подлинность подписи на заявлении должна быть нотариально удостоверена (ст. 15 Закона № 755).

Подача документов в электронной форме

Документы подаются через портал электронных сервисов в соответствии с Порядком, утвержденным приказом Минюста от 09.02.16 г. № 359/5 (далее – Порядок № 359/5).

Вместе с заявлением о госрегистрации в электронной форме (по форме, утвержденной приказом Минюста от 06.01.16 г. № 15/5) обязательно идут (п. 2 разд. IV Порядка № 359/5):

• электронные копии (изготовленные с бумажных путем сканирования или созданные в электронном виде) оригиналов документов, подаваемых для госрегистрации;
• документы, подтверждающие уплату административного сбора;
• опись представленных заявителем документов для госрегистрации, сформированная с помощью программных средств ведения ЕГР.

Заявление и документы в электронной форме подаются с обязательным наложением заявителем собственной электронной цифровой подписи.

Сроки регистрации и размер сбора

Если нет оснований для приостановки рассмотрения документов (это может случиться, например, если документы поданы не в полном объеме) или для отказа в госрегистрации (например, если документы поданы лицом, не имеющим на это полномочий), то зарегистрировать изменения должны в течение 24 часов (ст. 26 Закона № 755). Зарегистрировать изменения могут и в сокращенные сроки. Но за скорость придется заплатить дороже – по тарифам, установленным постановлением КМУ от 25.12.15 г. № 1133.

Таблица 2

Шаг 4. Уведомляем налоговый орган

Юрлицо обязано уведомить налоговые органы об изменении своего местонахождения (пп. 16.1.11 НК). Однако если соответствующие изменения внесены в ЕГР, то контролирующие органы внесут изменения в учетные данные налогоплательщика на основании сведений, полученных из ЕГР.

В таком случае не требуется подавать заявление по форме № 1-ОПП (приложение 6 к Порядку, утвержденному приказом Минфина от 09.12.11 г. № 1588, далее – Порядок № 1588) с отметкой «Изменения» в контролирующие органы (как по основному месту учета, так и по неосновному) (письмо ГФС от 21.03.16 г. № 6092/6/99-99-19-03-02-15).

А вот если юрлицо не включено в ЕГР, тогда ему придется самостоятельно подать налоговому органу по новому местонахождению в течение 10 календарных дней заявление по форме № 1-ОПП или по форме № 5-ОПП (приложение 9 к Порядку № 1588) с отметкой «Изменения» (п. 9.2, 10.3 Порядка № 1588). Кроме того, юрлицам, которые не включены в ЕГР, необходимо заменить справку по форме № 4-ОПП (приложение 2 к Порядку № 1588). Для этого нужно обратиться в налоговый орган по основному месту учету с заявлением (составленным в произвольной форме), указав причины замены (изменение местонахождения), и вернуть старую справку (п. 9.4 Порядка № 1588). В течение 2 р. д. после такого обращения налогоплательщику выдается (высылается) новая справка.

Отметим, что юрлица, не включенные в ЕГР, подтверждают свою постановку на учет в налоговом органе справкой по форме № 4-ОПП. А юрлица, сведения о которых содержатся в ЕГР, подтверждают свою постановку на учет в налоговом органе – выпиской из ЕГР.

Внимание, НДС! Изменение местонахождения налогоплательщика влечет за собой также перерегистрацию его плательщиком НДС. В таком случае плательщик НДС подает в течение 10 р. д., следующих за днем, когда изменились данные о налогоплательщике (п. 183.15 НК), регистрационное заявление по форме № 1-ПДВ (приложение 1 к Положению, утвержденному приказом Минфина от 14.11.14 г. № 1130, далее – Положение № 1130) с отметкой «Перерегистрация» в налоговый орган по месту учета (п. 4.1, 4.2 Положения № 1130).

До окончания текущего бюджетного года юрлицо подает декларации по НДС и уплачивает налог по предыдущему местонахождению (неосновному месту учета), а начиная с 1 января следующего года – по новому местонахождению (основному месту учета) (ст. 45 Бюджетного кодекса; ОИР, категория 101/01).

В случае перерегистрации дата регистрации плательщиком НДС не изменяется. Датой перерегистрации является последний день срока в 3 р. д. со дня получения регистрационного заявления с отметкой «Перерегистрация» (п. 4.2 Положения № 1130). По желанию и согласно заявлению плательщика датой перерегистрации может быть установлен день и до истечения этого срока. При этом дата регистрации плательщиком НДС не изменяется, а датой перерегистрации является желаемая дата перерегистрации плательщиком НДС.

До даты перерегистрации плательщик НДС использует предыдущие реквизиты налоговой регистрации (п. 4.3 Положения № 1130).

Отдельно уведомлять органы ПФУ и статистики не нужно. Поскольку между ЕГР и этими органами происходит обмен информацией, который осуществляется информационно-телекоммуникационными средствами связи (ст. 13 Закона № 755).

Шаг 5. Уведомляем банк

В настоящее время законодательство не содержит требования относительно сроков уведомления банка об изменении местонахождения юрлица. Раньше субъект хозяйствования должен был уведомлять банк в месячный срок со дня регистрации изменения местонахождения и подавать банку соответствующие документы, подтверждающие это обстоятельство. Но данное требование было исключено из п. 1.15 Инструкции, утвержденной постановлением Правления НБУ от 12.11.03 г. № 492 (далее – Инструкция № 492).

Тем не менее следует проинформировать банк об изменении своего местонахождения и направить подтверждающие документы (например, копию выписки из ЕГР, копию учредительных документов). Ведь на основании полученной информации с документами банк внесет изменения о местонахождении клиента в карточку с образцами подписей и оттиска печати (приложение 2 к Инструкции № 492)/карточку с образцами подписей (приложение 4 к Инструкции № 492) (п. 18.7 Инструкции № 492).

Шаг 6. Информируем органы лицензирования

В случае изменения местонахождения юрлица лицензия не подлежит переоформлению (письмо Государственной регуляторной службы от 16.07.15 г. № 5223). Вместе с тем лицензиат обязан сообщать органу лицензирования обо всех изменениях данных, которые были указаны в его документах, прилагаемых к заявлению о получении лицензии, в срок, установленный лицензионными условиями, но не позднее одного месяц со дня наступления таких изменений (ч. 2 ст. 15 Закона от 02.03.15 г. № 222-VIII).

Шаг 7. Информируем контрагентов

Тот факт, что предприятие сменило свой адрес, не делает ранее подписанные договоры недействительными и не приводит к их прекращению. Закон не требует перезаключать договоры при смене местонахождения одной из сторон. Тем не менее контрагентов следует проинформировать об изменениях.

Рекомендуем письменно уведомить своих контрагентов о произошедших изменениях, приложив подтверждающие документы (например, выписку из ЕГР).

Читайте также:

«О порядке уплаты платежей в бюджет в случае изменения налогового адреса»
«О перерегистрации РРО в связи с изменением названия адреса его использования»
«Действия налогоплательщиков в случае переименования населенного пункта или улицы»