Каса на підприємстві: організація роботи
Сьогодні багато підприємств, особливо ті, які не провадять діяльність у сфері роздрібної торгівлі, прагнуть уникати роботи з готівкою. Але все ж таки готівка може знадобитися для розрахунків із клієнтами та постачальниками (за товари, роботи та послуги), із працівниками підприємства (на зарплату, оплату відряджень та ін.). Із цієї статті ви дізнаєтеся, як організувати роботу каси та проведення готівкових розрахунків на підприємстві.
Каса: основні поняття
Почнемо з визначень, наведених у п. 3 Положення, затвердженого постановою Правління НБУ від 27.12.2017 № 148 (далі – Положення № 148).
Готівка – грошові знаки національної валюти України – банкноти та монети, у тому числі розмінні, обігові, пам’ятні, які є дійсними платіжними засобами.
Готівкова виручка – це сума фактично отриманих готівкових коштів:
- від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг);
- операцій, які безпосередньо не пов’язані з реалізацією продукції (товарів, робіт, послуг).
|
Для довідки. Суб’єкти господарювання (далі – СГ) можуть витрачати готівкову виручку, що надійшла до каси, і готівку, отриману в банку, на потреби, пов’язані з їхньою діяльністю (п. 17 Положення № 148). Крім того, із готівкової виручки вони можуть сплатити податки і збори до бюджету та цільових фондів. |
Готівкові розрахунки – це платежі готівкою СГ і фізосіб за реалізовану продукцію/товари (виконані роботи, надані послуги), а також за операціями, які безпосередньо не пов’язані з реалізацією продукції (товарів, робіт, послуг) та іншого майна.
При розрахунках через касу підприємства платежі будуть уважатися готівкою для обох сторін: одна сторона розплачується готівкою, друга – приймає їх в оплату. Якщо ж підприємство розраховується зі своїм контрагентом через касу банку, тоді для платника ця операція буде готівковим розрахунком, а от для отримувача – безготівковим, адже гроші потраплять відразу на його банківський рахунок (п. 10 Положення № 148).
Каса – це приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівки, інших цінностей і касових документів.
При цьому якщо підприємство використовує РРО та/або розрахункові квитанції (далі – РК), то місце, де встановлено РРО та/або виписуються РК, теж уважається касою, адже тут здійснюються готівкові розрахунки. Крім того, касою може служити робоче місце касира (у т. ч. якщо воно знаходиться в приміщенні бухгалтерії), де проводяться готівкові розрахунки.
Які документи необхідно оформити для організації роботи каси
Щоб виконати всі вимоги Положення № 148, рекомендуємо підприємству дотримуватися основних правил організації роботи каси.
Правило 1. Визначте на підприємстві місце для каси. Жодних спеціальних вимог до каси Положення № 148 не містить, однак для забезпечення схоронності коштів каси традиційно обладнують сейфами. Підприємство може встановити самостійно та затвердити наказом (іншим розпорядчим документом) вимоги до обладнання каси.
|
До відома. Забезпечити належне облаштування кас і надійне зберігання готівкових коштів у касах повинні керівники підприємств. Саме вони відповідають за схоронність готівки та її доставку з банку або здавання в банк. |
Правило 2. Розробіть наказ про касову дисципліну (див. зразок 1 нижче). Обов’язковість видання такого документа Положенням № 148 не передбачена. Однак є багато організаційних моментів, які ми рекомендуємо прописати в розпорядчому документі. У ньому, наприклад, можна визначити:
- наявність відокремлених підрозділів для проведення касових операцій;
- порядок ведення касової книги та журналу реєстрації касових ордерів (в електронному або паперовому вигляді);
- відповідального за оформлення касових документів;
- осіб, які мають право підписувати касові документи;
- відповідального за отримання готівки в банку;
- відповідального за своєчасне здавання в банк суми, що перевищує встановлений на підприємстві ліміт каси;
- періодичність проведення інвентаризації каси.
Правило 3. Прийміть на роботу касира. При цьому необхідно забезпечити (п. 44 Положення № 148):
- ознайомлення касира під підпис із нормами Положення № 148;
- укладення з ним договору про повну матеріальну відповідальність. Типовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність наведено в додатку 2 до постанови Державного комітету Ради Міністрів УРСР із праці і соціальних питань від 28.12.1977 № 447/24. Роботодавець може скористатися типовим договором або розробити свою форму такого договору, що не суперечить нормам законодавства (див. зразок 2).
Якщо посаду касира на підприємстві не передбачено, обов’язки касира (п. 44, 45 Положення № 148):
- можна покласти на бухгалтера або іншого працівника (п. 45 Положення № 148), видавши наказ (розпорядження) по підприємству. Із таким працівником, як і з касиром, в обов’язковому порядку укладається договір про повну матеріальну відповідальність (див. вище). Докладніше про це читайте в статті «Як покласти обов’язки касира на одного із працівників підприємця?»;
- буде виконувати сам керівник підприємства. Він має право підписувати касові документи окремо як керівник і як касир;
- може виконувати працівник іншого підприємства. Тоді з таким підприємством укладається договір про надання персоналу, до якого обов’язково включається вимога про повну матеріальну відповідальність такого працівника. Працівнику, залученому до роботи на посаді касира за цим договором, заборонено передоручати виконання дорученої йому роботи третім особам.
|
Зверніть увагу! На підприємстві може виникнути ситуація, коли в штаті є касир, але з певних причин він тимчасово відсутній на робочому місці (наприклад, перебуває у відпустці, на лікарняному, у відрядженні і т. д.). Тоді виконання обов’язків касира тимчасово покладається на іншого працівника підприємства на підставі письмового наказу (розпорядження) керівника підприємства. Із працівником, на якого будуть покладені трудові обов’язки касира, також укладається договір про повну матеріальну відповідальність на час їх виконання (п. 45 Положення № 148). |
Правило 4. Розробіть положення про оприбуткування готівки в касі (докладніше див. статтю «Ліміт каси на підприємстві: правила та нюанси»).
Правило 5. Розробіть положення про порядок розрахунку ліміту каси та затвердьте ліміт (докладніше див. статтю «Інвентаризація коштів»).
Правило 6. Оформлюйте операції з готівкою за допомогою касових документів (прибуткових і видаткових касових ордерів (далі – ПКО та ВКО), відомостей на виплату готівки) згідно з вимогами Положення № 148 та своєчасно реєструйте ці документи в Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів та касовій книзі. Не забувайте, що у випадках, установлених Законом від 06.07.1995 № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг», розрахункові операції, у тому числі приймання в касу готівки, отриманої від реалізації товарів і послуг, потрібно проводити із застосуванням РРО/програмного РРО або РК із подальшим оформленням ПКО на суму денного виторгу (ПКО оформлюють ті підприємства та їх відокремлені підрозділи, які ведуть касову книгу).
Правило 7. Під час готівкових розрахунків із контрагентами дотримуйтесь обмежень, установлених п. 6 Положення № 148. А саме: протягом одного дня за одним або декількома платіжними документами можна здійснити розрахунки:
- з юрособами або фізособами-підприємцями – у розмірі до 10 000 грн включно;
- із фізособами – у розмірі до 50 000 грн включно.
Ці обмеження не стосуються (п. 8 Положення № 148):
- розрахунків СГ із бюджетами та державними цільовими фондами;
- добровільних пожертвувань і благодійної допомоги;
- використання готівки, виданої на відрядження;
- виплат, пов’язаних з оплатою праці;
- використання готівкових коштів із фондів, створених на виконання ч. 3 ст. 24 Закону від 14.10.2014 № 1698-VII «Про Національне антикорупційне бюро України», ч. 2 ст. 32 Закону від 28.01.2021 № 1150-IX «Про Бюро економічної безпеки України» та ч. 4 ст. 17 Закону 12.11.2015 № 794-VIII «Про Державне бюро розслідувань».
Зразок 1
|
ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «СІРІУС» Код ЄДРПОУ 12121212 НАКАЗ
Про касову дисципліну З метою забезпечення роботи каси на підприємстві та проведення готівкових розрахунків НАКАЗУЮ: 1. Організувати роботу каси. Із цією метою: 1.1. Покласти обов’язки з організації роботи каси на головного бухгалтера. 1.2. Визначити місцем знаходження центральної каси підприємства юридичну адресу підприємства. 1.3. Установити на підприємстві для цілей касової дисципліни перелік відокремлених підрозділів, наведений у додатку до цього наказу. 1.4. Начальникові відділу персоналу при прийнятті касира на роботу забезпечити:
1.5. Призначити старшого касира відповідальним:
1.6. Призначити касирів відокремлених підрозділів відповідальними за своєчасне здавання готівкової виручки в банк. 1.7. Заборонити касирам самостійне передання своїх функціональних обов’язків іншим особам. 1.8. На період тимчасової відсутності старшого касира або касирів відокремлених підрозділів виконання їх обов’язків покласти на іншого працівника підприємства, призначеного окремим наказом керівника підприємства. 2. Вести касові операції. Із цією метою: 2.1. Оформляти прибуткові та видаткові касові ордери в паперовій формі. 2.2. Вести Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів за типовою формою № КО-3а (додаток 4 до Положення № 148) за допомогою комп’ютерних засобів. 2.3. Призначити відповідальним за оформлення касових ордерів заступника головного бухгалтера. 2.4. Вести касові книги центральної каси та кас відокремлених підрозділів в електронній формі. 2.5. Роздруковувати «Вкладний аркуш касової книги» і «Звіт касира» щодня. 2.6. Призначити відповідальними за підписання касових документів фінансового директора (за директора) і головного бухгалтера, а в разі їх відсутності – особу, призначену окремим наказом керівника підприємства. 2.7. Оприбутковувати готівку згідно з Порядком оприбуткування готівки, затвердженим на підприємстві. 2.8. Проводити інвентаризацію каси:
3. Контроль за веденням касових операцій покласти на головного бухгалтера. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.
З наказом ознайомлені:
Додаток до наказу від 01.01.2024 № 4 Перелік відокремлених підрозділів Визнати для цілей касової дисципліни відокремленими структурними підрозділами:
<...> |
Зразок 2
|
Договір
Товариство з обмеженою відповідальністю «Сіріус» в особі директора Віктора Олександровича ЛЕЩЕНКА, що діє на підставі Статуту (далі – Роботодавець), з однієї сторони, і громадянка Олена Петрівна НОСАЧ (далі – Працівниця), 12.03.1977 р. н., яка проживає за адресою: м. Дніпро, вул. Вереснева, буд. 10, кв. 5, паспорт: серія АБ № 012345, виданий Кіровським РВ ДМУ ГУ МВС України в Дніпропетровській області 12.04.2000, реєстраційний номер картки платника податків № 1414141414, з іншої сторони (далі разом – Сторони), з метою забезпечення схоронності матеріальних цінностей Роботодавця уклали цей договір (далі – Договір) про таке. 1. Працівниця приймає на себе повну матеріальну відповідальність за схоронність ввірених їй Роботодавцем матеріальних цінностей, у зв’язку із чим зобов’язується: 1.1. Дбайливо ставитися до переданих їй на зберігання матеріальних цінностей, запобігати їх нестачі, знищенню, псуванню і т. д. 1.2. Приймати та відпускати матеріальні цінності за документами, підписаними керівником Роботодавця та головним бухгалтером або особами, уповноваженими керівником підприємства. 1.3. Брати участь у проведенні інвентаризації каси. 1.4. Повідомляти Роботодавця про всі випадки втрати/розкрадання матеріальних цінностей. 1.5. Вести облік, складати та подавати Роботодавцю в установленому порядку звіти про рух і залишки ввірених їй матеріальних цінностей. 2. Роботодавець зобов’язується: 2.1. Створити Працівниці всі необхідні умови для роботи та забезпечення схоронності ввірених їй матеріальних цінностей. 2.2. Проводити в установленому порядку інвентаризацію матеріальних цінностей у касі підприємства. 3. Якщо з вини Працівниці не була забезпечена схоронність ввірених їй матеріальних цінностей, то збиток, нанесений Роботодавцю, відшкодовується відповідно до чинного законодавства України. 4. Якщо збиток нанесено Роботодавцю не з вини Працівниці, остання не несе відповідальності. 5. Договір набуває чинності з моменту його підписання Сторонами та діє протягом усього строку перебування Працівниці на посаді касира в ТОВ «Сіріус». 6. Усі зміни та доповнення до Договору можуть бути внесені виключно за взаємною згодою Сторін, оформленою у вигляді додаткової угоди до Договору, і набувають чинності з моменту підписання угоди Сторонами. 7. Договір складено у двох примірниках, що мають однакову юридичну силу, по одному для кожної зі Сторін. 8. Реквізити та підписи Сторін:
|
Коментарі до матеріалу