Каса на підприємстві: організація роботи

Касові операції

Готівка може знадобитися для розрахунків із клієнтами та постачальниками (за товари, роботи та послуги), із працівниками підприємства (на зарплату, оплату відряджень та ін.). При проведенні касових операцій із готівкою треба бути дуже уважним, адже навіть незначні порушення можуть викликати серйозні фінансові та адміністративні санкції. Зі статті ви дізнаєтеся, як організувати роботу каси та готівкові розрахунки на підприємстві.

Основні поняття

Почнемо з визначень, наведених у п. 3 Положення № 148.

Готівка – грошові знаки національної валюти України – банкноти та монети, у тому числі розмінні, обігові, пам'ятні, які є дійсними платіжними засобами.

Готівкова виручка – це сума фактично отриманих готівкових коштів:

• від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг);
• операцій, які безпосередньо не пов'язані з реалізацією продукції (товарів, робіт, послуг).

Готівкові розрахунки – це платежі готівкою СГ і фізосіб за реалізовану продукцію (товари, виконані роботи, надані послуги), а також за операціями, які безпосередньо не пов'язані з реалізацією продукції (товарів, робіт, послуг) та іншого майна.

При розрахунках через касу підприємства платежі будуть уважатися готівкою для обох сторін: одна сторона розплачується готівкою, друга – приймає їх в оплату. Якщо ж підприємство розраховується зі своїм контрагентом через касу банку, тоді для платника ця операція буде готівковим розрахунком, а от для отримувача – безготівковим, адже гроші потраплять відразу на його банківський рахунок (п. 10 Положення № 148).

Каса – це приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівки, інших цінностей і касових документів.

При цьому якщо підприємство використовує РРО та/або розрахункові квитанції (далі – РК), то місце, де встановлений РРО та/або виписуються РК, теж уважається касою, адже тут здійснюються готівкові розрахунки. Крім того, касою може служити робоче місце касира (у т. ч. якщо воно знаходиться в приміщенні бухгалтерії), де здійснюються готівкові розрахунки.

Як організувати роботу каси

Щоб уникнути штрафів і непорозумінь із перевіряючими, рекомендуємо підприємству дотримуватися основних правил організації роботи каси та проведення готівкових розрахунків.

Правило 1. Визначте на підприємстві місце для каси. Ніяких спеціальних вимог до каси Положення № 148 не встановлює, однак для забезпечення схоронності коштів каси традиційно обладнують сейфами. Підприємство може встановити самостійно та затвердити наказом (іншим розпорядчим документом) вимоги до обладнання каси.

Правило 2. Розробіть наказ про касову дисципліну. Обов'язковість видання такого документа Положенням № 148 не передбачена. Однак є багато організаційних моментів, які ми рекомендуємо прописати в розпорядчому документі. У ньому, наприклад, можна визначити:

• наявність відокремлених підрозділів для проведення касових операцій;
• порядок ведення касової книги та журналу реєстрації касових ордерів (в електронному або паперовому вигляді);
• відповідального за оформлення касових документів;
• осіб, які мають право підписувати касові документи;
• відповідального за отримання готівки в банку;
• відповідального за своєчасну здачу в банк суми, що перевищує встановлений на підприємстві ліміт каси;
• періодичність проведення інвентаризації каси.

Правило 3. Прийміть на роботу касира. Якщо ця посада на підприємстві не передбачена, обов'язки касира можна покласти на бухгалтера або іншого працівника (докладніше див. «Касир на підприємстві»).

Правило 4. Розробіть положення про порядок розрахунку ліміту каси та затвердіть ліміт (докладніше про це читайте «Ліміт каси: установлюємо правильно» та «Порядок розрахунку ліміту каси: зразок для роботи»).

Правило 5. Розробіть положення про оприбуткування готівки в касі (докладніше див. «Розробляємо порядок оприбуткування готівки»).

Правило 6. Контролюйте готівкові розрахунки. Граничні суми таких розрахунків СГ між собою та з фізособами встановлені п. 6 Положення № 148 (докладніше див. «Обмеження готівкових розрахунків»).

Правило 7. Стежте за тим, щоб видана під звіт готівка витрачалася у встановлені строки. Готівка видається під звіт (п. 19 Положення № 148):

• на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини – на строк не більше 10 робочих днів (далі – р. д.);
• на закупівлю брухту чорних і кольорових металів – на строк не більше 30 р. д. із дня їх видачі;
• на інші виробничі (господарські) потреби – на строк не більше 2 р. д., включаючи день їх отримання.

Строк використання підзвітних коштів можна продовжити, якщо готівка одночасно видана і на відрядження, і для вирішення в ній виробничих питань (у т. ч. на придбання сільгосппродукції в населення та заготівлю вторсировини, у т. ч. брухту чорних і кольорових металів). Строк використання такої готівки відповідає строку відрядження.

Висновки

Проведення операцій із готівковими коштами вимагає знання багатьох нюансів документального оформлення касових операцій, дотримання обмежень, пов'язаних із лімітом каси, граничною сумою готівкових розрахунків, строками використання підзвітної готівки. Щоб уникнути штрафів, треба враховувати всі ці особливості.