Касса на предприятии: организация работы

Кассовые операции

Наличные деньги могут понадобиться для расчетов с клиентами и поставщиками (за товары, работы и услуги), с работниками предприятия (на зарплату, оплату командировок и др.). При проведении кассовых операций с наличностью надо быть предельно внимательным, ведь даже незначительные нарушения могут повлечь за собой серьезные финансовые и административные санкции. Из статьи вы узнаете, как организовать работу кассы и наличные расчеты на предприятии.

Основные понятия

Начнем с определений, приведенных в п. 3 Положения № 148.

Наличность – денежные знаки национальной валюты Украины – банкноты и монеты, в том числе разменные, оборотные, памятные, которые являются действительными платежными средствами.

Наличная выручка – это сумма фактически полученных наличных средств:

• от реализации продукции (товаров, работ, услуг);
• операций, которые непосредственно не связаны с реализацией продукции (товаров, работ, услуг).

Наличные расчеты – это платежи наличными СХ и физлиц за реализованную продукцию (товары, выполненные работы, предоставленные услуги), а также по операциям, которые непосредственно не связаны с реализацией продукции (товаров, работ, услуг) и другого имущества.

При расчетах через кассу предприятия платежи будут считаться наличными для обеих сторон: одна сторона расплачивается наличными, другая – принимает их в оплату. Если же предприятие рассчитывается со своим контрагентом через кассу банка, тогда для плательщика эта операция будет наличным расчетом, а вот для получателя – безналичным, ведь деньги попадут сразу на его банковский счет (п. 10 Положения № 148).

Касса – это помещение или место осуществления наличных расчетов, а также приема, выдачи, хранения наличных, других ценностей и кассовых документов.

При этом если предприятие использует РРО и/или расчетные квитанции (далее – РК), то место, где установлен РРО и/или выписываются РК, тоже считается кассой, ведь здесь производятся наличные расчеты. Кроме того, кассой может служить рабочее место кассира (в т. ч. если оно находится в помещении бухгалтерии), где осуществляются наличные расчеты.

Как организовать работу кассы

Чтобы избежать штрафов и недоразумений с проверяющими, рекомендуем предприятию соблюдать основные правила организации работы кассы и проведения наличных расчетов.

Правило 1. Определите на предприятии место для кассы. Никаких специальных требований к кассе Положение № 148 не устанавливает, однако для обеспечения сохранности денежных средств кассы традиционно оборудуют сейфами. Предприятие может установить самостоятельно и утвердить приказом (другим распорядительным документом) требования к оборудованию кассы.

Правило 2. Разработайте приказ о кассовой дисциплине. Обязательность издания такого документа Положением № 148 не предусмотрена. Однако есть много организационных моментов, которые мы рекомендуем прописать в распорядительном документе. В нем, например, можно определить:

• наличие обособленных подразделений для проведения кассовых операций;
• порядок ведения кассовой книги и журнала регистрации кассовых ордеров (в электронном или бумажном виде);
• ответственного за оформление кассовых документов;
• лиц, которые имеют право подписывать кассовые документы;
• ответственного за получение наличных в банке;
• ответственного за своевременную сдачу в банк суммы, превышающей установленный на предприятии лимит кассы;
• периодичность проведения инвентаризации кассы.

Правило 3. Примите на работу кассира. Если эта должность на предприятии не предусмотрена, обязанности кассира можно возложить на бухгалтера или другого работника (подробнее см. «Кассир на предприятии»).

Правило 4. Разработайте положение о порядке расчета лимита кассы и утвердите лимит (подробнее об этом читайте «Лимит кассы: устанавливаем правильно» и «Порядок расчета лимита кассы: образец для работы»).

Правило 5. Разработайте положение об оприходовании наличных в кассе (подробнее см. «Разрабатываем порядок оприходования наличных»).

Правило 6. Контролируйте наличные расчеты. Предельные суммы таких расчетов СХ между собой и с физлицами установлены п. 6 Положения № 148 (подробнее см. «Ограничение наличных расчетов»).

Правило 7. Следите за тем, чтобы выданные под отчет наличные расходовались в установленные сроки. Наличные выдаются под отчет (п. 19 Положения № 148):

• на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторичного сырья – на срок не более 10 рабочих дней (далее – р. д.);
• на закупку лома черных и цветных металлов – на срок не более 30 р. д. со дня их выдачи;
• на прочие производственные (хозяйственные) нужды – на срок не более 2 р. д., включая день их получения.

Срок использования подотчетных средств мож но продлить, если наличные одновременно выданы и на командировку, и для решения в ней производственных вопросов (в т. ч. на приобретение сельхозпродукции у населения и заготовку вторсырья, в т. ч. лома черных и цветных металлов). Срок использования таких наличных соответствует сроку командировки.

Выводы

Проведение операций с наличными средствами требует знания многих нюансов документального оформления кассовых операций, соблюдения ограничений, связанных с лимитом кассы, предельной суммой наличных расчетов, сроками использования подотчетной наличности. Чтобы избежать штрафов, надо учитывать все эти особенности.