Авансовий звіт: заповнюємо правильно

Акценти цієї статті:

• авансовий звіт обов'язково складається працівником у випадку отримання коштів у вигляді авансу на відрядження або під звіт і служить підставою для списання виданих йому коштів, а також для відшкодування витрат, понесених за свій рахунок;
• звіт складається за формою, затвердженою Мінфіном;
• звіт, поданий із порушенням установлених законодавством строків або взагалі не поданий, спричиняє накладення на підприємство штрафу в розмірі 25 % виданої суми, адмінштрафу, а також утримання із працівника нарахованих на таку суму ПДФО (із застосуванням натурального коефіцієнта) і військового збору;
• помилка, допущена в авансовому звіті, виправляється коректурним способом з одночасним проведенням коригувальних записів у бухгалтерському та податковому обліку.

Для чого складається авансовий звіт

Що являє собою авансовий звіт?

Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт), відноситься до зведених облікових документів. Такі документи відображають операції, які вже зафіксовані в первинних документах та відповідно до ст. 9 Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV (далі – Закон № 996) можуть складатися для контролю та упорядкування обробки даних. Вони узагальнюють показники первинних документів, даючи можливість зменшити кількість облікових записів на рахунках.

Первинними документами, на підставі яких складається Звіт, є проїзні квитки, рахунки на проживання у відрядженні, накладні, чек банкомата, сліп та ін., тобто документи, які підтверджують дату та суму витрат, понесених у результаті господарської операції.

Для чого потрібен Звіт?

Звіт обов'язково складається у випадку, якщо працівнику видавали кошти (пп. 170.9.2 Податкового кодексу, далі – ПК):

• у вигляді авансу на відрядження;
• під звіт на господарські (виробничі) цілі, на витрати, пов'язані з виконанням деяких цивільно-правових дій.

У цих випадках Звіт підтверджує, у якій кількості та на які цілі працівник витратив видані йому кошти. До Звіту повинні додаватися оригінали документів, що підтверджують витрати.

Зазначимо, що діюче законодавство не зобов'язує комерційне підприємство забезпечувати працівника авансом на відрядження. Витрати можна відшкодувати і по факту, після повернення працівника з відрядження.

Крім того, іноді роботодавець доручає працівнику придбати для підприємства товари (роботи, послуги) за власні кошти, із подальшою компенсацією витрат. У таких випадках працівнику теж доведеться скласти Звіт, але вже для того, щоб компенсувати свої витрати.

Таким чином, Звіт служить підставою:

• для списання з підзвітної особи коштів, виданих на відрядження або під звіт;
• відшкодування працівнику витрат, понесених за рахунок особистих коштів;
• відображення в бухгалтерському та податковому обліку операцій, проведених у зв'язку з виконанням службового завдання (доручення).

За якою формою складається Звіт?

У пп. 170.9.2 ПК прямо сказано, що Звіт подається за формою, установленою центральним органом виконавчої влади, який забезпечує формування та реалізує державну податкову і митну політику. На сьогодні діє форма, затверджена наказом Мінфіну від 28.09.15 р. № 841 (далі – Наказ № 841). Цим же документом затверджено порядок складання Звіту (далі – Порядок № 841).

А якщо Звіт подано за формою, відмінною від установленої?

Якщо форма Звіту, подана працівником до бухгалтерії, відрізняється від форми, законодавчо встановленої на момент його подання, то контролюючий орган може спробувати не визнати його на підставі пп. 170.9.2 ПК. По суті, це є рівносильним неподанню Звіту з усіма наслідками, що випливають звідси, для касової дисципліни, ПДФО і військового збору (див. нижче).

Якщо Звіт не складено

При неподанні Звіту постраждають і працівник, який отримав кошти на відрядження або під звіт, і підприємство. Пояснимо докладніше чому.

Касова дисципліна. У цьому випадку будуть порушені вимоги до видачі готівкових коштів під звіт або на відрядження, установлені Положенням, затвердженим постановою Правління НБУ від 15.12.04 р. № 637 (далі – Положення № 637). Адже працівник не повернув отримані кошти в строки, передбачені п. 2.11 Положення № 637, і не подав звіт про їх витрачання. Перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також видача готівки під звіт без повного звіту за раніше видані кошти загрожують підприємству штрафом у розмірі 25 % виданих під звіт і неповернутих сум (абзац п'ятий ст. 1 Указу Президента від 12.06.95 р. № 436/95, далі – Указ № 436). Крім того, на посадових осіб підприємства буде накладений адміністративний штраф.

ПДФО і військовий збір. Якщо працівник не повернув отримані кошти протягом місяця, на який припадає граничний строк їх повернення, і не подав Звіт, тоді сума таких коштів стає для нього оподатковуваним доходом у вигляді надміру витрачених коштів, не повернутих у встановлений строк (пп. 164.2.11 ПК, п. 4 Порядку № 841). Базу обкладення ПДФО за ставкою 18 % у цьому випадку визначають із застосуванням підвищувального коефіцієнта, який установлений п. 164.5 ПК і дорівнює 1,21951 [100 : (100 – 18)].

Сума виданих коштів обкладається також військовим збором за ставкою 1,5 % (п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПК), але без застосування підвищувального коефіцієнта.

Сплатити податки до бюджету потрібно не пізніше 30-го числа наступного місяця (пп. 168.1.5 ПК).

Податок, нарахований на суму надміру витрачених коштів, утримується роботодавцем за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) працівника за відповідний місяць, а при недостатності суми — за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної його сплати (абзац третій пп. «б» пп. 170.9.1 ПК).

Податок на прибуток. Згідно з абзацом першим п. 44.1 ПК для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних із визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухобліку та інших документів, ведення яких передбачене законодавством. Звідси контролюючі органи роблять висновок, що платникам податків забороняється формування показників податкової звітності на підставі даних, не підтверджених цими документами (див., наприклад, лист ДФС від 09.06.16 р. № 12672/6/99-99-15-02-02-15 на с. 16 цього номера).

ПДВ. Належним чином оформлені первинні документи, що підтверджують витрати, документи, що підтверджують зв'язок відрядження з господарською діяльністю підприємства (укладений договір, запрошення сторони, що приймає, та ін.) і наявність податкової накладної, зареєстрованої в ЄРПН, забезпечать податковий кредит (якщо в складі витрат присутній ПДВ) без обов'язку нарахувати податкові зобов'язання. Відповідно в разі відсутності Звіту витрати фізособи не визнають пов'язаними з госпдіяльністю підприємства, а значить, доведеться нараховувати податкові зобов'язання. А на підставі інших документів, передбачених п. 201.11 ПК (чеків, рахунків готелю та ін.), податковий кредит і зовсім не вдасться відобразити, адже він відображається на дату затвердження Звіту.

На які реквізити Звіту звертають увагу перевіряючі

Насамперед контролюючі органи перевіряють:

• дату подання Звіту;
• залишок попереднього авансу, не використаного працівником і не повернутого в касу в строки, установлені п. 2.11 Положення № 637;
• суму внесеного в касу залишку авансу за даними Звіту та дату його внесення. Такий залишок повинен бути повернений у строки, передбачені п. 2.11 Положення № 637;
• наявність підписів керівника, бухгалтера та підзвітної особи;
• правильність розрахунку ПДФО і військового збору в спеціальному розділі Звіту.

Які наслідки «неправильних» реквізитів Звіту

Звіт здано після закінчення граничного строку його подання. Чим це чревате?

Звіт повинен бути складений у строки, передбачені пп. 170.9.2 і 170.9.3 ПК (див. таблицю). При цьому не має значення, у якій валюті видано кошти – у гривнях чи іноземній валюті для закордонвідрядження. Якщо ж аванс на відрядження або інші цілі не видавався, то, на наш погляд, дотримуватися таких строків необов'язково.

Строки подання Звіту

Наслідки запізнілого подання Звіту аналогічні наслідкам його неподання (див. вище) відносно:

• касової дисципліни (штраф у розмірі 25 % виданих під звіт сум за порушення касової дисципліни та адмінштраф);
• нарахування та утримання ПДФО із застосуванням натурального коефіцієнта, передбаченого п. 164.5 ПК;
• нарахування й утримання військового збору.

Водночас операції, підтверджені запізнілим Звітом та оригіналами первинних документів, будуть відображатися в податковому та бухгалтерському обліку у звичайному порядку на дату подання Звіту до бухгалтерії. Вхідний ПДВ ураховується за правилами розд. V ПК, установленими для відображення податкового кредиту. Тобто якщо Звіт (разом із касовими чеками та рахунками готелів із зазначеними в них сумами ПДВ) буде поданий після закінчення встановлених строків, то право на податковий кредит у підприємства збережеться. При цьому кредит може бути відображений у період подання Звіту.

Що буде, якщо у Звіті фігурує залишок попереднього невикористаного авансу?

У перевіряючих з'явиться бажання перевірити, чи не порушена касова дисципліна, тобто чи не підпадає дана ситуація під дію абзацу п'ятого ч. 1 Указу № 436. Нагадаємо, це чревате штрафом у розмірі 25 % виданих під звіт, невикористаних і неповернутих сум, а також адмінштрафом. Крім того, згідно з пп. 164.2.11 ПК може виникнути об'єкт для нарахування та утримання ПДФО із застосуванням натурального коефіцієнта, а також військового збору.

Що буде, якщо порушено дату внесення в касу залишку авансу (залишок унесено після закінчення граничного строку або повернуто неповну суму залишку)?

Це свідчить про порушення касової дисципліни і підпадає під дію абзацу п'ятого ч. 1 Указу № 436 і пп. 164.2.11 ПК (див. вище).

Що буде, якщо у Звіті відсутні будь-які підписи, передбачені його формою?

Підпис – це обов'язковий реквізит первинного і зведеного облікового документа (п. 2 Закону № 996). Тому його відсутність може обернутися невизнанням такого документа контролюючим органом. Тобто Звіт уважатимуть неподаним з усіма наслідками, що звідси випливають (див. вище).

Якщо у Звіті допущено помилку

Помилки, допущені при заповненні Звіту, потрібно обов'язково виправити, адже вони спричиняють помилки в бухобліку і, отже, в оподаткуванні прибутку.

Наприклад, працівник неправильно переніс суму із чека (завищив її) у таблицю Звіту, а бухгалтер недоглядів і теж неправильно відобразив її в обліку, завищивши витрати. У результаті оподатковуваний прибуток підприємства виявився заниженим, а в працівника на руках залишилася неповернутою частина авансу. А це вже спричиняє штрафи та нарахування ПДФО і військового збору (див. вище), а також податку на прибуток.

При виявленні такої помилки на підставі бухгалтерської довідки в обліку проводяться необхідні коригування та донарахування, а неправильні записи у Звіті виправляються коректурним способом (шляхом закреслення таких сум і написання правильних). Також у Звіті заповнюється відповідний розділ, де нараховуються ПДФО і військовий збір.

Приклади заповнення Звіту в різних ситуаціях

Приклад 1
Згідно з наказом про відрядження начальник відділу збуту ТОВ «Довіра» (м. Полтава) Горобець В. А. 30 серпня 2016 року виїхав у відрядження на службовому автомобілі по маршруту м. Полтава – м. Суми – м. Полтава. Перед поїздкою він отримав на особисту платіжну картку добові в сумі 3 820 грн. із розрахунку на 7 днів (із 30.08.16 р. по 05.09.16 р.). Розмір добових 260 грн. затверджено Положенням про відрядження на підприємстві. 6 вересня відряджений працівник повернувся на робоче місце і подав до бухгалтерії Звіт із підтвердними документами, де вказав витрати на загальну суму 4 030 грн. (у т. ч. ПДВ – 32,90 грн.). Перевитрата коштів у сумі 210 грн. підприємство перерахувало Горобцю В. А. на його особисту платіжну картку після затвердження Звіту керівником 7 вересня.

Працівник повинен заповнити Звіт таким чином (див. фрагмент 1).

!                  На даний реквізит документа звертають особливу увагу перевіряючі.

1                 Дата подання Звіту повинна попадати в строк, установлений пп. 170.9.2 або 170.9.3 ПК.

2                 Заповнюється працівником. При цьому правильність заповнення граф і подані первинні документи перевіряються особою, яка видала працівнику кошти. Зазвичай це працівник бухгалтерії.

3                 Уважаємо, що якщо аванс на відрядження видавався в безготівковій формі шляхом перерахування на корпоративну платіжну картку, то в графі «Одержано» Звіту працівник указує тільки використану (списану із платіжної картки) суму коштів. Якщо ж аванс був перерахований на особисту платіжну картку, то в цій графі слід відобразити всю суму авансу.

4                 Заповнюється особою, яка видала працівнику кошти.

5                 У цьому розділі Звіту наводиться розрахунок ПДФО (з урахуванням натурального коефіцієнта). Зазначимо, що в діючій формі Звіту місце відведене тільки для розрахунку ПДФО. Однак це не може бути причиною для порушення законодавства та неутримання військового збору. Тому вважаємо, що в даному розділі потрібно визначити і суму військового збору. Така інформація (під підпис) доводиться до відома працівника.

6                 Відривну частину Звіту заповнює і підписує посадова особа підприємства, якому працівник здає Звіт. Для працівника «Розписка» є документом, що підтверджує своєчасність подання Звіту та повноту подання доданих до нього первинних документів.

7                 Звіт затверджується особистим підписом керівника підприємства (податкового агента).

Приклад 2
Згідно з наказом про відрядження комерційний директор ТОВ «Зорі України» Плескач Ю. В. 1 вересня 2016 року відбув у відрядження до Парижу (5 днів) через Варшаву (1 день) для участі в міжнародній виставці. Загальний строк відрядження – 6 днів. Перед поїздкою він отримав готівкою 5 500 євро (на проживання та добові). 7 вересня відряджений працівник повернувся на робоче місце і подав Звіт із підтвердними документами, де вказав витрати в сумі 4 900 євро та 1 215 польських злотих.

Оскільки інвалюта авансу відрізняється від інвалюти, поданої у Звіті, суму витрат, понесених у Польщі, слід перерахувати в євро за правилами п. 19 розд. III Інструкції № 59:

• якщо працівник подав разом зі Звітом документ (квитанцію) про обмін однієї інвалюти на іншу, то потрібно застосувати обмінний курс, зазначений у такому документі;
• якщо документа (квитанції) про обмін однієї інвалюти на іншу немає, тоді треба скористатися крос-курсом, розрахованим за офіційним обмінним валютним курсом, установленим НБУ на день затвердження Звіту.

При перевірці Звіту витрати в польських злотих були переведені бухгалтером у євро виходячи із крос-курсу, розрахованого за курсом НБУ на дату подання Звіту. Курс НБУ на 07.09.16 р. становив 29,9602 грн/євро і 6,9052 грн/польський злотий. Відповідно, крос-курс 1 польського злотого дорівнює 0,2305 євро (6,9052 : 29,9602). Це значить, що 1 215 польських злотих відповідають 280,06 євро (1 215 х 0,2305). Розрахунок крос-курсу може бути оформлений у вигляді окремого додатка до Звіту або здійснений прямо в таблиці Звіту, у графі, де вказуються суми документів.

Інвалюта (євро) у таблиці проведень Звіту була перерахована в гривні за курсом НБУ на 07.09.16 р.

Залишок невикористаної інвалюти (109 євро 94 центи) працівник повернув у касу разом зі Звітом (див. фрагмент 2).

1                Перерахування євро в гривні можна оформити бухгалтерською довідкою.

2                Невикористана частина авансу повертається в тих грошових одиницях, у яких був виданий аванс (п. 17 розд. III Інструкції № 59). Якщо сума авансу менша від суми витрат, понесених працівником у відрядженні, підприємство зобов'язане відшкодувати йому витрати в гривнях за курсом НБУ на день виплати зазначених коштів не пізніше закінчення третього банківського дня після затвердження керівником Звіту. Працівнику-нерезиденту (за його бажанням) гроші можуть бути виплачені і в інвалюті (п. 2.5 Правил, затверджених постановою Правління НБУ від 30.05.07 р. № 200).