Уряд затвердив порядок зберігання документованої інформації

Урядом затверджено порядок зберігання документованої інформації та її передавання центральному засвідчувальному органу в разі припинення діяльності кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг. Це передбачено постановою Кабінету Міністрів України від 10 жовтня 2018 р. № 821.

Документ розроблено на виконання Закону України “Про електронні довірчі послуги”, який набирає чинності з 7 листопада 2018 року.

Порядком визначено механізм обов’язкової передачі на зберігання центральному засвідчувальному органу документів, на підставі яких користувачам надавалися кваліфіковані електронні довірчі послуги, усіх сформованих кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів, а також реєстрів зазначених сертифікатів.

Прийняття постанови забезпечить довгострокове збереження юридичної сили кваліфікованих електронних підписів та печаток шляхом забезпечення можливості їх перевірки.

Документи в електронній формі передаються на двох носіях інформації, при цьому договори, на підставі яких

користувачам надавалися кваліфіковані електронні довірчі послуги, що укладалися в електронній формі, записуються на носій інформації окремо від інших документів в електронній формі.

Документи на папері повинні бути зброшуровані, на зворотному боці останнього аркуша зазначається кількість сторінок та ставиться підпис керівника кваліфікованого надавача.

Реєстри сформованих кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів повинні містити такі дані:

• позначку, що сертифікат відкритого ключа виданий як кваліфікований сертифікат відкритого ключа;
• ідентифікаційні дані, що однозначно визначають кваліфікованого надавача, який видав кваліфікований сертифікат відкритого ключа;
• ідентифікаційні дані, які однозначно визначають користувача електронних довірчих послуг;
• відомості про початок та закінчення строку дії кваліфікованого сертифіката відкритого ключа;
• серійний номер кваліфікованого сертифіката відкритого ключа, унікальний для суб’єкта, який видав сертифікат;
• відомості про те, що особистий ключ зберігається в засобі кваліфікованого електронного підпису чи печатки;
• дату і час початку та закінчення строку чинності кваліфікованого сертифіката відкритого ключа;
• дату, час та причину скасування, блокування і поновлення кваліфікованого сертифіката відкритого ключа.

Документована інформація передається до центрального засвідчувального органу особисто представником кваліфікованого надавача або рекомендованим поштовим відправленням.

Представник кваліфікованого надавача під час звернення до центрального засвідчувального органу зобов’язаний пред’явити документ, що посвідчує його особу, та довіреність, що підтверджує його повноваження діяти від імені кваліфікованого надавача під час організації та передавання документованої інформації до центрального засвідчувального органу, засвідчену підписом керівника/заступника керівника кваліфікованого надавача.

Кваліфікований надавач, який має намір припинити діяльність, надсилає центральному засвідчувальному органу повідомлення про припинення надання кваліфікованих електронних довірчих послуг.

Кваліфікований надавач у строк, передбачений абзацом першим частини сьомої статті 31 Закону України “Про електронні довірчі послуги”, разом із повідомленням про припинення надання кваліфікованих електронних довірчих послуг надсилає центральному засвідчувальному органу для погодження план припинення діяльності з надання кваліфікованих електронних довірчих послуг.

План припинення діяльності повинен містити інформацію про обсяг документів на папері, що передаються на архівне зберігання, стан їх підготовки та строк передачі документованої інформації центральному засвідчувальному органу.

Форма плану припинення діяльності встановлюється центральним засвідчувальним органом та публікується на власному веб-сайті.

Центральний засвідчувальний орган розглядає повідомлення про припинення надання кваліфікованих електронних довірчих послуг та погоджує план припинення діяльності протягом 15 робочих днів з дня його реєстрації.

Перед здійсненням передавання документованої інформації кваліфікований надавач складає акт приймання-передачі документованої інформації кваліфікованого надавача на зберігання до центрального засвідчувального органу за формою згідно з додатком.

Установлення відповідності документованої інформації переліку в акті приймання-передачі центральним засвідчувальним органом, а також підписання акта його керівником здійснюються протягом доби, визначеної як дата припинення надання кваліфікованих електронних довірчих послуг кваліфікованим надавачем.

Під час передачі документованої інформації на зберігання центральному засвідчувальному органу перший примірник акта приймання-передачі залишається в центральному засвідчувальному органі, другий видається керівнику кваліфікованого надавача, а третій надсилається центральним засвідчувальним органом Адміністрації Держспецзв’язку.