Працівник придбав для підприємства товари на свої гроші: чи обкладається ПДФО сума компенсації? Офіційна позиція Мінфіну!

Отже, гроші під звіт працівникові не видавалися, а на придбання для підприємства товарів (робіт, послуг) він витратив власні кошти. Потім підприємство відшкодувало працівникові його витрати. Чи треба суму відшкодування обкладати ПДФО і військовим збором (далі – ВЗ)?

Завважимо, що це питання залишалося спірним досить тривалий час. Нагадаємо також, що причиною цьому послужили індивідуальні податкові консультації (далі – ІПК), видані ДФС у 2018 році. Наприклад, це ІПК:

• від 23.02.18 р. № 765/6/99-99-12-02-03-15/ІПК;
• від 10.05.18 р. № 2080/6/99-99-13-02-03-15/ІПК;
• від 10.05.18 р. № 2081/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).

У них ДФС були зроблені висновки, що суму відшкодування витрат необхідно включити до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу працівника й утримати із цієї суми ПДФО та ВЗ.

Така позиція фіскалів виглядала щонайменше несправедливою (била по кишені працівника) і вже явно не відповідала чинному законодавству. Тому платники податків, які оспорювали подібні ІПК у суді, вигравали судові спори (див., наприклад, рішення Полтавського окружного адміністративного суду від 02.05.18 р., ЄДРСР, реєстр. № 73733567, про нього ми писали в «Сума відшкодування витрат, понесених працівником в інтересах підприємства, не є доходом працівника, що підлягає обкладенню ПДФО»).

Пізніше Мінфін, спираючись на судову практику, видав лист від 26.02.19 р. № 11220-16-63/5675 (далі – Лист № 11220), у якому заявив, що сума відшкодування працівникові його витрат, здійснених на користь роботодавця, не є доходом для цілей обкладення ПДФО та ВЗ за виконання певних умов (лист і наш коментар можна знайти в «Як відшкодувати суму, витрачену працівником на потреби підприємства»).

Завдяки цьому листу Мінфіну головне фіскальне відомство змінило свою думку, про що свідчать останні ІПК (наприклад, ІПК ДФС від 21.03.19 р. № 1143/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).

І ось логічне завершення цього спору: Мінфін видав Узагальнюючу податкову консультацію від 26.04.19 р. № 181 (далі – УПК № 181). У ній зроблено висновки, аналогічні тим, які були в Листі № 11220.

Хочемо звернути вашу увагу на важливий момент в УПК № 181. Так, Мінфін роз'яснює, що не потрібно обкладати суму компенсації ПДФО та ВЗ за виконання таких умов:

• придбання товарів (робіт, послуг) здійснювалося в рамках трудових обов'язків працівника;
• керівник підприємства підтвердив доцільність та обґрунтованість таких витрат і затвердив поданий працівником звіт про використання коштів.

Як роботодавцеві підтвердити виконання цих умов? З виконанням другої умови все абсолютно ясно: є форма Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (наказ Мінфіну від 28.09.15 р. № 841) і затвердження цього звіту керівником свідчитиме про доцільність та обґрунтованість витрат працівника.

А ось щодо першої умови не все так зрозуміло. І в УПК № 181 додаткових пояснень із цього приводу немає.

Висловимо нашу думку. Найпростіше, що в цій ситуації напрошується: обов'язок працівника проводити закупівлі має бути зафіксований у його посадовій інструкції. Якщо цього не було, ви можете зробити це зараз, доповнивши посадову інструкцію відповідними положеннями або ж виклавши в новій редакції. Докладніше про посадові інструкції (їх форму та порядок затвердження) можна прочитати в «Зразок наказу про облікову політику».

Крім того, обов'язки працівників здійснювати закупівлі товарів (робіт, послуг), можуть бути закріплені у внутрішніх (локальних) актах підприємства. Наприклад, у положенні про відрядження. Важливий момент: із внутрішніми документами працівники, які здійснюють закупівлі, мають бути ознайомлені під підпис.