Работник приобрел для предприятия товары на свои деньги: облагается ли НДФЛ сумма компенсации? Официальная позиция Минфина!

Итак, деньги под отчет работнику не выдавались, а на приобретение для предприятия товаров (работ, услуг) он израсходовал собственные средства. Затем предприятие возместило работнику его расходы. Надо ли сумму возмещения облагать НДФЛ и военным сбором (далее – ВС)?

Заметим, что этот вопрос оставался спорным довольно продолжительное время. Напомним также, что причиной этому послужили индивидуальные налоговые консультации (далее – ИНК), изданные ГФС в 2018 году. Например, это ИНК:

• от 23.02.18 г. № 765/6/99-99-12-02-03-15/ІПК;
• от 10.05.18 г. № 2080/6/99-99-13-02-03-15/ІПК;
• от 10.05.18 г. № 2081/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).

В них ГФС были сделаны выводы, что сумму возмещения расходов необходимо включить в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход работника и удержать из этой суммы НДФЛ и ВС.

Такая позиция фискалов выглядела по меньшей мере несправедливой (била по карману работника) и уж явно не соответствовала действующему законодательству. Поэтому налогоплательщики, которые оспаривали подобные ИНК в суде, выигрывали судебные споры (см, например, решение Полтавского окружного административного суда от 02.05.18 г., ЕГРСР, рег. № 73733567, о нем мы писали в «Сумма возмещения расходов, понесенных работником в интересах предприятия, не является доходом работника, подлежащим обложению НДФЛ»).

Позже Минфин, опираясь на судебную практику, издал письмо от 26.02.19 г. № 11220-16-63/5675 (далее – Письмо № 11220), в котором заявил, что сумма возмещения работнику его расходов, осуществленных в интересах работодателя, не является доходом для целей обложения НДФЛ и ВС при выполнении определенных условий (письмо и наш комментарий можно найти в «Как возместить сумму, потраченную работником на нужды предприятия»).

Благодаря этому письму Минфина главное фискальное ведомство поменяло свое мнение, о чем свидетельствуют последние ИНК (например, ИНК ГФС от 21.03.19 г. № 1143/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).

И вот логический итог этого спора: Минфин издал Обобщающую налоговую консультацию от 26.04.19 г. № 181 (далее – ОНК № 181). В ней сделаны выводы, аналогичные тем, которые были в Письме № 11220.

Хотим обратить ваше внимание на важный момент в ОНК № 181. Так, Минфин разъясняет, что не нужно облагать сумму компенсации НДФЛ и ВС при выполнении следующих условий:

• приобретение товаров (работ, услуг) осуществлялось в рамках трудовых обязанностей работника;
• руководитель предприятия подтвердил целесообразность и обоснованность таких расходов и утвердил поданный работником отчет об использовании средств.

Как работодателю подтвердить выполнение этих условий? С выполнением второго условия все предельно ясно: есть форма Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (приказ Минфина от 28.09.15 г. № 841), и утверждение этого отчета руководителем будет свидетельствовать о целесообразности и обоснованности расходов работника.

А вот относительно первого условия не все так понятно. И в ОНК № 181 дополнительных пояснений по этому поводу нет.

Выскажем наше мнение. Самое простое, что в этой ситуации напрашивается: обязанность работника производить закупки должна быть зафиксирована в его должностной инструкции. Если этого не было, вы можете сделать это сейчас, дополнив должностную инструкцию соответствующими положениями или же изложив в новой редакции. Подробнее о должностных инструкциях (их форме и порядке утверждения) можно прочитать в «Образец приказа об учетной политике».

Кроме того, обязанности работников осуществлять закупки товаров (работ, услуг), могут быть закреплены во внутренних (локальных) актах предприятия. Например, в положении о командировках. Важный момент: с внутренними документами работники, которые осуществляют закупки, должны быть ознакомлены под подпись.