Як відшкодувати суму, витрачену працівником на потреби підприємства

Хороша новина: Мінфін, висловивши свою позицію в листі від 26.02.19 р. № 11220-16-83/5675 (далі – Лист № 11220), припинив тривалий спір ДФС із платниками податків. І ДФС нарешті погодилась з таким підходом (ІПК від 21.03.19 р. № 1143/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).

Нагадаємо історію питання.

Чому працівники іноді купують щось для підприємства на свої гроші, а не на гроші, видані їм під звіт? Ситуації тут можуть бути різні. Наприклад, працівник побував на виставці і придбав там зразки інноваційних товарів за профілем роботи підприємства.

Або візьмемо іншу, досить розповсюджену, ситуацію. У водія підприємства в дорозі зламалася машина. Якщо не зробити терміновий ремонт, вантаж не буде доставлений у строк. Ні підприємство, ні водій не допускали поломки, тому водій не отримав під звіт суму на непередбачені витрати. У результаті він заплатив зі своєї кишені за ремонт на СТО (припустимо, 1 000 грн.), узяв підтвердні документи (акт виконаних робіт, квитанцію про оплату). А після повернення на підприємство склав авансовий звіт (за встановленою формою, згідно з Порядком, затвердженим наказом Мінфіну від 28.09.15 р. № 841). Керівник підприємства підтвердив доцільність та обґрунтованість цих витрат (у межах виконання своїх трудових обов’язків) і затвердив авансовий звіт. Бухгалтер відобразив у бухобліку визнане зобов’язання підприємства перед підзвітною особою за кредитом субрахунка 372 «Розрахунки з підзвітними особам», як рекомендував чинити в подібних випадках Мінфін (див., наприклад, лист від 01.12.16 р. № 31-11170-16-29/34246). Потім підзвітній особі (водієві) відшкодували витрати – 1 000 грн.

Здавалося б, тут усе звично і зрозуміло. Але ДФС зайняла виключно фіскальну позицію! В Індивідуальній податковій консультації від 23.02.18 р. № 765/6/99-99-12-02-03-15/ІПК та інших, пізніших роз’ясненнях, податківці дійшли несподіваного висновку. А саме: відшкодування працівникові сум, витрачених ним зі своєї кишені на потреби підприємства, – це додаткове благо для працівника, оскільки аванс на відрядження не видавався (або суми виданого авансу не вистачило). І підприємство, як податковий агент такої фізособи, зобов’язане при виплаті відшкодування утримати ПДФО за ставкою 18 % і військовий збір за ставкою 1,5 %.

Для нашого прикладу виходить, що підзвітна особа (водій) отримає замість витрачених кровних 1 000 грн. усього 805 грн. (1 000 грн. – 180 грн. – 15 грн.) відшкодування. Можна собі уявити його реакцію!

Завважимо, що ми завжди були проти цієї позиції ДФС. Ось наші аргументи для розглянутого вище прикладу:

• водій відремонтував автомобіль за свій рахунок (без попереднього доручення з боку підприємства), оскільки його бездіяльність могла завдати збитку підприємству (це вписується в норми ч. 1 ст. 1158 Цивільного кодексу, далі – ЦК);
• особа, яка вчинила дії на користь іншої особи без її доручення, зобов’язана при першій нагоді повідомити таку особу про свої дії. І якщо ці дії будуть схвалені такою особою, то далі вважатиметься, що до відносин сторін застосовуються положення договору (у цьому випадку – доручення).

Так, дії нашого водія згодом були схвалені керівництвом підприємства (одже він діяв у межах своїх трудових обоів’язків), авансовий звіт на суму ремонту автомобіля затверджено в повній сумі і витрати водієві відшкодовано. Виходить, водій діяв не від свого імені, а від імені підприємства – незалежно від факту отримання грошей під звіт заздалегідь. А значить, сума відшкодованих витрат цілком укладається в норми пп. 165.1.11 Податкового кодексу, тобто звільняється від обкладення ПДФО. Аналогічну позицію зайняли суди та НБУ. І лише ДФС до останнього була проти.

І ось у Листі № 11220 Мінфін поставив жирну крапку у спірному питанні: якщо керівник підтвердив доцільність витрат і затвердив авансову відповідь, то виплачена працівникові компенсація за придбані на користь роботодавця товари, роботи, послуги не є доходом для цілей обкладення ПДФО. Радує, що і ДФС тепер не проти.

Ну що сказати? Закон і здоровий глузд перемогли!