"Перехідні" лікарняні за грудень-січень: перерахунок ЄСВ та повернення коштів

Людмила ГОРДІЄНКО,
редактор-експерт "UTEKA"

Вже всім відомо, як правильно нараховувати ЄСВ у цьому році (за ставкою, що діє на момент нарахування). А як це зробити, якщо лікарняні перехідні: грудень 2015 р.-січень 2016 р., і листок непрацездатності принесений саме у січні. Табель робочого часу за грудень за хворого працівника помилково закрито з відпрацьованими робочими днями. До того ж, утримань ЄСВ у 2016 р. вже немає, і ставка нарахування ЄСВ змінилась… Поговоримо саме про перерахунок ЄСВ із зарплати і про те, чи завжди можна помилкові кошти ЄСВ повернути на розрахунковий рахунок підприємства

Лікарняний за січень враховує дні грудня: які наслідки?

Точка зору ДФС (листи ДФС від 22.01.2016 р. 2074/7/99-99-17-03-01-17, МГУ ДФС — ЦООВП від 03.02.2016 р. № 2382/10/28-10-06-11): якщо лікарняні будуть нараховуватись у січні за грудень, слід застосовувати ставку ЄСВ 22%. І це є логічним: ч. 4 ст. 9 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.10 р. № 2464-VI (далі — Закон про ЄСВ) обчислення єдиного внеску за минулі періоди (крім випадків одноразової сплати ЄСВ за минулі періоди в межах договору добровільного страхування) здійснюється виходячи з розміру ЄСВ, що діяв на день нарахування зарплати (доходу), на яку нараховується ЄСВ.

І якщо грудневі лікарняні нараховані лише у січні 2016 р., а дохід нараховується за минулий період, оподатковуватиметься він за ставками, діючими на момент нарахування [тобто за ставками 2016 р.: нарахування ЄСВ — 22% (крім інвалідів), військовий збір — 1,5%. Утримання ЄСВ не здійснюється]. Щодо ПДФО, то для застосування відповідної ставки лікарняні розподіляються за місяцями. Тобто, за «грудневу» частину — 15%, за «січневу» вже 18% (незважаючи на те, що у місяці нарахування — січні— діє ставка 18%).

Як справити ЄСВ та заповнити Звіт щодо перехідних лікарняних?

З цього приводу Пенсійний фонд (далі — ПФУ) видав лист від 04.02.2016 р. № 3647/05-02.

Погоджуючись, що утримання ЄСВ із нарахованого доходу застрахованих осіб з 01.01.2016 р. скасовані, а зміни до Звіту з ЄСВ тільки у проекті Мінфіну, зі звітного січня 2016 р. у таблиці 1 Звіту з ЄСВ пропонується не заповнювати рядки 5, 5.1–5.6, а також рядки 4, 4.1–4.4, де раніше відображали нарахований дохід, з якого утримувався ЄСВ.

До того ж у таблиці 6 Звіту з ЄСВ не заповнюється реквізит 20 «Сума утриманого єдиного внеску за звітний місяць із заробітної плати/доходу)», крім випадків донарахування чи зняття зайво нарахованих сум ЄСВ, нарахованих у попередніх звітних періодах, і внесення від'ємних значень з типом нарахування 10, зокрема, у разі відображення перерахунків доходів, нарахованих у попередніх періодах у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності.

Отже, реквізит 20 при нарахуванні перехідних лікарняних у нашому випадку буде заповнено із від’ємними значеннями з типом нарахування 10.

Також, у листі, що розглядається, спеціалісти Пенсійного фонду погоджуються з раніше висловленою думкою ДФС, що якщо лікарняні нараховано в січні 2016 р. за грудень 2015 р., на такі суми ЄСВ нараховуються за ставками, установленими в 2016 р., тобто 22% (крім нарахувань інвалідам). При цьому утримання ЄСВ не здійснюються.

І нарешті, 10.02.2016 р. вийшов спільний лист ДФС та ПФУ за № 4465/7/99-99-17-03-01-17, № 4561/05-10, де підтверджується усе вищенаведене.

База нарахування і застосування максимальної величини нарахування ЄСВ для перехідних лікарняних застосовується наступним чином: відповідні нарахування ЄСВ відносяться до місяців, за які вони нараховані. Тобто до місяців, на які припадають календарні дні тимчасової непрацездатності.

Згідно з пп. 3 п. 3 розд. IV Інструкції про порядок нарахування і сплату єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 20.04.15 р. № 449 (далі — Інструкція № 449), якщо нарахування заробітної плати здійснюється за попередній період, зокрема у зв'язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, нараховані суми включаються в заробітну плату того місяця, в якому були здійснені нарахування. Тобто коли в поточному місяці (січень 2016 р.) застрахованій особі буде донараховано дохід, що помилково чи з інших причин не був нарахований в попередніх періодах (у нашому випадку – у грудні 2015 р.). Так сталося і у випадку, що розглядається: бухгалтеру доведеться відкоригувати заробітну плату грудня 2015 р., нарахувавши лікарняні за дні тимчасової непрацездатності, що припадають на цей місяць.

Для вірного обчислення бази нарахування ЄСВ перехідні лікарняні необхідно відносити до місяців, за які вони нараховані – до грудня 2015 р. та січня 2016 р. – за відповідні календарні дні тимчасової непрацездатності. І після цього вже застосовувати максимальну величину бази ЄСВ, що діє в таких місяцях. З цим також погодились спеціалісти ПФУ.

Так само відображаються перехідні виплати і в таблиці 6 Звіту з ЄСВ у розрізі кожного працівника щодо сум нарахованої йому зарплати (доходу) в звітному місяці.

Відповідно до розд. IV Порядку формування і подання страхувальниками звіту відносно сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 14.04.15 р. № 435 (далі — Порядок № 435), перехідні лікарняні відображаються в окремих рядках з кодами категорій застрахованої особи, визначеними в додатку 2 до Порядку № 435, в полі відповідного місяця тільки в сумі, що доводиться на цей місяць. Отже, на одну застраховану особу допускається декілька записів в таблиці 6 звіту з ЄСВ.

Приклад

Розглянемо практичну ситуацію. Працівнику бюджетної установи Іваненку І. М. за всі дні грудня 2015 р. (уключаючи дні перебування на лікарняному, про яке керівництво не знало) нараховано зарплату 4200 грн. Сплачено ЄСВ у сумі 1675,80 грн, з яких 151,20 грн - утримання (3,6%) і нарахування 1524,60 грн (36,3%). Лікарняний Іваненко І. М. приніс у січні 2016 р. після того, як звіт з ЄСВ за грудень 2015 р. було подано. Листок непрацездатності надано з 25 грудня по 4 січня 2016 р. У січні 2016 р. нараховано лікарняні (умовно): за дні грудня – 700 грн, за дні січня – 400 грн. Нараховано ЄСВ на лікарняні (22%) – 242 грн. Утримання ЄСВ не проводились. Як провести перерахунок ЄСВ за грудень?

Якщо лікарняний надано бюджетній установі, скажімо, 5 січня і одразу проведено (нараховано відповідні виплати за місяцями — грудень 2015 р. і січень 2016 р.), слід відкоригувати зарплату та нарахований і сплачений ЄСВ за минулий місяць у бухобліку («сторнувати»). І, звичайно ж, вже вірно нарахувати лікарняні та нарахування на них у розмірі 22% за дні грудня та січня вже у 2016 р.

Повернемось до нашої практичної ситуації. За 5 робочих днів грудня, що припадають на лікарняний (25, 28, 29, 30, 31), помилково була нарахована зарплата у сумі 913,04 грн.

Розраховується вона так: оклад працівника (4200 грн) ділиться на кількість робочих днів грудня 2015 р. за нормою робочого часу та множиться на кількість робочих днів, що припали на лікарняний. Таким чином, 4200 грн ÷ 23 р. д х 5 р. д. = 913,04 грн.
Помилково нарахований ЄСВ за ці дні:

Нарахування (36,3%) – 331,41 грн;

Утримання (3,6%) –        32,87 грн

Усього до повернення:        364,30 грн

Коли можна казати про зайво сплачений ЄСВ та про повернення коштів на розрахунковий рахунок?

Виправити це можна тільки у Звіті з ЄСВ за січень 2016 р., який подається до 22 лютого 2016 р. (включно). Зарплату за грудень 2015 р. за ці 5 днів слід вказати «з мінусом», і нарахувати лікарняні (за дні грудня і січня, відповідно, окремо). Таким чином, у таблицю 1 Звіту з ЄСВ «підтягнуться» виправлені помилки. І лише тоді можна буде казати про зайво сплачені кошти, а отже, і про перерахунок.

Чи можна ці кошти повернути на розрахунковий рахунок?

Будемо вважати, що зайво сплачений ЄСВ виявлено за результатами Звіту з ЄСВ. Отже, зайво сплачені кошти теоретично можна повернути.

Нещодавно набрав чинності новий Порядок зарахування у рахунок майбутніх платежів єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування або повернення надміру та/або помилково сплачених коштів, затверджений наказом Мінфіну від 16.01.2016 р. № 6 та зареєстрований у Мін'юсті 05.02.2016 р. № 193/28323 (далі — Порядок № 6)

Згідно з п. 5 та 6 Порядку№ 6 повернення коштів, зокрема, у разі помилково або надміру сплачених коштів ЄСВ на відповідний рахунок 3719, здійснюється на підставі заяви за формою, наведеною у додатку 1 до Порядку.

Зразок заяви наведено у кінці публікації.

Звернуть увагу! Раніше відповідна заява подавалась у довільній формі.

Чи завжди можливе відшкодування? Відповідь: «Ні!»

Згідно з поняттям «надміру сплачені суми єдиного внеску», наведеним у п. 3 Порядку № 6, до них не включаються суми авансових платежів, сплачені відповідно до абзацу другого частини восьмої статті 9 Закону про ЄСВ. Тож, до сум помилково сплачених коштів не включаються суми авансових платежів, нарахованих та сплачених під час кожної виплати заробітної плати (доходу, грошового забезпечення), на суми якої нараховується ЄСВ. Нагадаємо, авансом провадяться нарахування ЄСВ на зарплату за першу частину місяця.

Припустимо, всю зарплату (за першу і другу частину місяця) за грудень 2015 р. виплачено у грудні. Тобто для нашої бюджетної установи відшкодування буде. Перераховано ЄСВ —1675,80 грн (як у сумі нарахувань, так і утримань).

Як розглядається заява і повертаються кошти?

Разом із заявою обов’язково подаються оригінали або копії підтвердних документів про сплату ЄСВ (квитанції, платіжним дорученням тощо).

У разі надходження заяви про повернення коштів з рахунку 3719, підрозділ органу доходів і зборів, на яких покладено функцію адміністрування ЄСВ (зараз це органи ДФС) протягом не більше, ніж 10 робочих днів з дати реєстрації, проводять перевірку наданої у заяві інформації (п. 7 Порядку № 6).
Заяву можуть залишити без задоволення у випадках:

• невідповідність її формі, визначеній у додатку 1 до цього Порядку;
• недостовірність наведеної у заяві інформації;
• подання заяви не за місцем обліку надміру та/ або помилково сплачених сум ЄСВ;
• наявність у платника ЄСВ, що подавав заяву, заборгованості зі сплати цього внеску та/або фінансових санкцій.

Якщо у задоволенні заяви про повернення коштів платнику ЄСВ відмовлено, йому надається повідомлення за підписом посадової особи відповідного органу ДФС, де зазначаються причини такої відмови.

При задоволенні заяви відповідний орган ДФС передає її з відміткою про підтвердження повернення коштів до свого підрозділу, що відповідальний за ведення обліку платежів та складання звітності.

Протягом трьох робочих днів з дня отримання заяви про підтвердження повернення коштів цей підрозділ, на підставі даних інформсистеми, готує висновок у формі додатку 2 до Порядку № 6. Також готується і два примірники Реєстру висновків про повернення надміру та/або помилково сплачених коштів ЄСВ за формою згідно з додатком 3 до цього Порядку.

Далі ці висновки реєструються в журналі обліку висновків (додаток 4 до Порядку №6). Протягом одного робочого дня від дня реєстрації разом з примірником Реєстру висновків передаються до підрозділу ДФС, відповідального за ведення фінансово-економічної роботи та бухобліку.

На підставі висновку, у строк не пізніше ніж три робочих дні з дня його реєстрації цей підрозділ ДФС нижчого рівня оформлює розрахунковий документ на повернення коштів з рахунку 3719, на який їх було сплачено. Цей документ направляється відповідному управлінню (відділенню) ДКСУ у районі, районі у місті, місті обласного, республіканського значення. І вже остаточно управління на підставі розрахункового документа органу ДФС нижчого рівня перераховує кошти за рахунок поточних надходжень за день з відповідного рахунку 3719 на рахунок платника ЄСВ, який зазначений у Заяві, відкритий у банку або органі ДКСУ.