"Переходящие" больничные за декабрь - январь: перерасчет ЕСВ и возврат денежных средств

Людмила ГОРДИЕНКО,
редактор-эксперт "UTEKA"

Уже всем известно, как правильно начислять ЕСВ в этом году (по ставке, действующей на момент начисления). А как это сделать, если больничные переходящие: декабрь 2015 - январь 2016, и листок нетрудоспособности принесен именно в январе. Табель рабочего времени за декабрь за больного работника ошибочно закрыт с отработанными рабочими днями. К тому же, удержаний ЕСВ в 2016 уже нет, и ставка начисления ЕСВ изменилась ... Поговорим именно о пересчете ЕСВ с зарплаты и о том, всегда ли можно ошибочные денежные средства ЕСВ вернуть на расчетный счет предприятия

Больничный за январь учитывает дни декабря: каковы последствия?

Точка зрения ГФС (письма ГФС от 22.01.2016 г. 2074/7 / 99-99-17-03-01-17, МГУ ГФС - ЦООКП от 03.02.2016 г. № 2382/10 / 28-10-06-11): если больничные будут начисляться в январе за декабрь, следует применять ставку ЕСВ 22%. И это логично: ч. 4 ст. 9 Закона Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.10 г. № 2464-VI (далее - Закон о ЕСВ), расчет единого взноса за прошлые периоды (кроме случаев единовременной уплаты ЕСВ за прошлые периоды в рамках договора добровольного страхования) осуществляется исходя из размера ЕСВ, действовавшего на день начисления зарплаты (дохода), на которую начисляется ЕСВ.

И если декабрьские больничные начислены только в январе 2016, а доход начисляется за прошедший период, облагаться он будет по ставкам, действующим на момент начисления [то есть по ставкам 2016 г.: начисление ЕСВ - 22% (кроме инвалидов), военный сбор - 1,5%. Удержание ЕСВ не осуществляется]. Относительно НДФЛ, для применения соответствующей ставки больничные распределяются по месяцам. То есть, за «декабрьскую» часть - 15%, за «январскую» уже 18% (несмотря на то, что в месяце начисления - январе действует ставка 18%).

Как начислить ЕСВ и заполнить Отчет при переходящих больничных?

По этому поводу Пенсионный фонд (далее - ПФУ) издал письмо от 04.02.2016 г. № 3647 / 05-02.

Соглашаясь, что удержания ЕСВ с начисленного дохода застрахованным лицам с 01.01.2016 г. отменены, а изменения в Отчет по ЕСВ только в проекте Минфина, с отчетного января 2016 в таблице 1 Отчета по ЕСВ предлагается не заполнять строки 5, 5.1 - 5.6 , а также строки 4, 4.1 - 4.4, где раньше отражали начисленный доход, с которого удерживался ЕСВ.

К тому же в таблице 6 Отчета по ЕСВ не заполняется реквизит 20 «Сумма удержанного единого взноса за отчетный месяц с заработной платы / дохода)», кроме случаев доначисления или снятия излишне начисленных сумм ЕСВ, начисленных в предыдущих отчетных периодах, и вносятся отрицательные значения с типом начисления 10, в частности, в случае отражения перерасчета доходов, начисленных в предыдущих периодах в связи с временной потерей трудоспособности.

Итак, реквизит 20 при начислении переходящих больничных в нашем случае будет заполнен с отрицательными значениями с типом начисления 10.

Также, в рассматриваемом письме специалисты Пенсионного фонда соглашаются с ранее высказанным мнением ГФС, что если больничные начислены в январе 2016 за декабрь 2015, на такие суммы ЕСВ начисляется по ставкам, установленным в 2016 г., т. е. 22% (кроме начислений инвалидов). При этом удержания ЕСВ не осуществляются.

И наконец, 10.02.2016 г. вышло совместное письмо ГФС и ПФУ под № 4465/7 / 99-99-17-03-01-17, № 4561 / 05-10, в котором подтверждается все вышеизложенное.

База начисления и применения максимальной величины начисления ЕСВ для переходящих больничных применяется следующим образом: соответствующие начисления ЕСВ относятся к месяцам, за которые они начислены. То есть к месяцам, на которые приходятся календарные дни временной нетрудоспособности.

Согласно пп. 3 п. 3 разд. IV Инструкции о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 20.04.15 г. № 449 (далее - Инструкция № 449), если начисление заработной платы осуществляется за предыдущий период, в частности в связи с уточнением количества отработанного времени, выявлением ошибок, начисленные суммы включаются в заработную плату того месяца, в котором были произведены начисления. То есть когда в текущем месяце (январь 2016) застрахованному лицу будет доначислен доход, который ошибочно или по другим причинам не был начислен в предыдущих периодах (в нашем случае - в декабре 2015). Так произошло и в рассматриваемом случае: бухгалтеру придется откорректировать заработную плату декабря 2015, насчитав больничные за дни временной нетрудоспособности, приходящиеся на этот месяц.

Для правильного расчета базы начисления ЕСВ переходящие больничные необходимо относить к месяцам, за которые они начислены - к декабрю 2015 и январю 2016 - за соответствующие календарные дни временной нетрудоспособности. И после этого уже применять максимальную величину базы ЕСВ, действующую в таких месяцах. С этим также согласились специалисты ПФУ.

Также отражаются переходящие выплаты и в таблице 6 Отчета по ЕСВ в разрезе каждого работника о суммах начисленной ему заработной платы (дохода) в отчетном месяце.

Согласно разд. IV Порядка формирования и представления страхователями отчета о суммах начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 14.04.15 г. № 435 (далее - Порядок № 435), переходящие больничные отражаются в отдельных строках с кодами категорий застрахованного лица, определенными в приложении 2 к Порядку № 435, в поле соответствующего месяца только в сумме, приходящейся на этот месяц. Итак, на одно застрахованное лицо допускается несколько записей в таблице 6 отчета по ЕСВ.

Пример

Рассмотрим практическую ситуацию. Работнику бюджетного учреждения Иваненко И. М. за все дни декабря 2015 (включая дни пребывания на больничном, о котором руководство не знало) начислена зарплата 4200 грн. Уплачен ЕСВ в сумме 1675,80 грн, из которых 151,20 грн - удержание (3,6%) и начисление 1524,60 грн (36,3%). Иваненко И. М. принес больничный в январе 2016 после того, как отчет по ЕСВ за декабрь 2015 было сдан. Листок нетрудоспособности предоставлен с 25 декабря по 4 января 2016. В январе 2016 начислены больничные (условно): за дни декабря - 700 грн, за дни января - 400 грн. Начислен ЕСВ на больничные (22%) - 242 грн. Удержание ЕСВ не проводилось. Как провести перерасчет ЕСВ за декабрь?

Если больничный предоставлен бюджетному учреждению, скажем, 5 января и сразу проведен (начислено соответствующие выплаты по месяцам - декабрь 2015 и январь 2016), следует откорректировать зарплату и начисленный и уплаченный ЕСВ за прошлый месяц в бухучете ( «сторнировать»). И, конечно же, уже правильно начислить больничные и начисление на них в размере 22% за дни декабря и января уже в 2016.

Вернемся к нашей практической ситуации. За 5 рабочих дней декабря, приходящихся на больничный (25, 28, 29, 30, 31), ошибочно была начислена зарплата в сумме 913,04 грн.

Рассчитывается она так: оклад работника (4200 грн) делится на количество рабочих дней декабря 2015 по норме рабочего времени и умножается на количество рабочих дней, выпавших на больничный. Таким образом, 4200 грн ÷ 23 р. д. х 5 р. д. = 913,04 грн.

Ошибочно начислен ЕСВ за эти дни:

Начисление (36,3%) - 331,41 грн;
Удержание (3,6%) - 32,87 грн

^{__________________________________}
Всего к возврату: 364,30 грн

Когда можно говорить о излишне уплаченном ЕСВ и о возврате средств на расчетный счет?

Исправить это можно только в Отчете по ЕСВ за январь 2016, который подается до 22 февраля 2016 (включительно). Зарплату декабря 2015 за эти 5 дней следует указать «с минусом», и начислить больничные (за дни декабря и января, соответственно, отдельно). Таким образом, в таблицу 1 Отчета по ЕСВ «подтянутся» исправленные ошибки. И только тогда можно будет говорить о излишне уплаченных средства, а следовательно, и о перерасчете.

Можно ли эти средства вернуть на расчетный счет?

Будем считать, что излишне уплаченный ЕСВ выявлен по результатам отчета по ЕСВ. Итак, излишне уплаченные средства теоретически можно вернуть.

Недавно вступил в силу новый Порядок зачисления в счет будущих платежей единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование или возврата излишне и / или ошибочно уплаченных средств, утвержденный приказом Минфина от 16.01.2016 г. № 6 и зарегистрированный в Минюсте 05.02.2016 г. № 193/28323 (далее - Порядок № 6)

Согласно п. 5 и 6 Порядка № 6 возврат средств, в частности, в случае ошибочно или излишне уплаченных средств ЕСВ на соответствующий счет 3719, осуществляется на основании заявления по форме, приведенной в приложении 1 к Порядку.

Образец заявления приведен в конце публикации.

Обратите внимание! Раньше соответствующее заявление подавалось в произвольной форме.

Всегда ли возможно возмещение? Ответ: «Нет!»

Согласно понятию «излишне уплаченные суммы единого взноса», приведенному в п. 3 Порядка № 6, в них не включаются суммы авансовых платежей, уплаченных в соответствии с абзацем вторым части восьмой статьи 9 Закона о ЕСВ. Поэтому, в суммы ошибочно уплаченных средств не включаются суммы авансовых платежей, начисленных и уплаченных при каждой выплате заработной платы (дохода, денежного обеспечения), на суммы которой начисляется ЕСВ. Напомним, авансом производятся начисления ЕСВ на зарплату за первую часть месяца.

Допустим, всю зарплату (за первую и вторую часть месяца) за декабрь 2015 выплачено в декабре. То есть для нашего бюджетного учреждения возмещение будет. Перечислен ЕСВ -1675,80 грн (как в сумме начислений, так и удержаний).

Как рассматривается заявление и возвращаются средства?

Вместе с заявлением обязательно подаются оригиналы или копии подтверждающих документов об уплате ЕСВ (квитанции, платежные поручением и т.д.).

В случае поступления заявления о возврате средств со счета 3719, подразделение органа доходов и сборов, на которое возложена функция администрирования ЕСВ (сейчас это органы ГФС) в течение не более 10 рабочих дней с даты регистрации, проводят проверку предоставленной в заявлении информации (п. 7 Порядка № 6).

Заявление могут оставить без удовлетворения в случаях:

• несоответствие ее форме, определенной в приложении 1 к настоящему Порядку;

• недостоверность приведенной в заявлении информации;

• подачи заявления не по месту учета излишне и / или ошибочно уплаченных сумм ЕСВ;

• наличие у плательщика ЕСВ, который подал заявление, задолженности по уплате этого взноса и / или финансовых санкций.

Если в удовлетворении заявления о возврате средств плательщику ЕСВ отказано, ему предоставляется уведомление с подписью должностного лица соответствующего органа ГФС, в котором указываются причины такого отказа.

При удовлетворении заявления соответствующий орган ГФС передает ее с отметкой о подтверждении возврата средств в свое подразделение, ответственное за ведение учета платежей и составления отчетности.

В течение трех рабочих дней со дня получения заявления о подтверждении возврата средств это подразделение, на основании данных информсистемы, готовит заключение по форме приложения 2 к Порядку № 6. Также готовится и два экземпляра Реестра заключений о возврате излишне и / или ошибочно уплаченных средств ЕСВ по форме согласно приложению 3 к настоящему Порядку.

Далее эти заключения регистрируются в журнале учета заключений (приложение 4 к Порядку № 6). В течение одного рабочего дня со дня регистрации вместе с экземпляром реестра заключений передаются в подразделение ГФС, ответственное за ведение финансово-экономической работы и бухучета.

На основании заключения, в срок не позднее трех рабочих дней со дня его регистрации, это подразделение ГФС низшего уровня оформляет расчетный документ на возврат средств со счета 3719, на который они были уплачены. Этот документ направляется соответствующему управлению (отделению) ГКСУ в районе, районе в городе, городе областного, республиканского значения. И уже окончательно управление на основании расчетного документа органа ГФС низшего уровня перечисляет средства за счет текущих поступлений за день с соответствующего счета 3719 на счет плательщика ЕСВ, который указан в заявлении, открытый в банке или органе ГКСУ.