Відпустки без збереження зарплати: документальне оформлення

Згідно зі ст. 26 Закону від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон № 504), за сімейними обставинами та з інших причин працівнику може надаватися відпустка без збереження заробітної плати на термін, обумовлений угодою між працівником та власником або уповноваженим ним органом, але не більше 30 календарних днів на рік.

На час загрози поширення епідемії, пандемії, необхідності самоізоляції працівника у випадках, встановлених законодавством, та/або у разі виникнення загрози збройної агресії проти України, надзвичайної ситуації техногенного, природного чи іншого характеру роботодавець на прохання працівника може надавати йому відпустку без збереження заробітної плати без обмеження строку, визначеного частиною першою цієї статті. Тривалість такої відпустки визначається угодою сторін.

Час перебування у відпустках, зазначених у частинах першій і третій зазначеної вище статті, не зараховується до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, передбаченого п. 4 ч. 1 ст. 9 Закону № 504.

На період дії воєнного стану питання надання відпусток, зокрема відпусток без збереження заробітної плати, додатково врегулювано Законом від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон № 2136).  Частиною 3 ст. 12 Закону № 2136 передбачено, що протягом періоду дії воєнного стану роботодавець на прохання працівника може надавати йому відпустку без збереження заробітної плати без обмеження строку, встановленого ч. 1 ст. 26 Закону № 504, без зарахування часу перебування у такій відпустці до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, передбаченого п. 4 ч. 1 ст. 9 Закону № 504.

Таким чином, надання працівнику/ці відпустки на ввесь період дії воєнного стану, з урахуванням продовження строку дії воєнного стану, не суперечить діючому законодавству.
Стосовно оформлення наказів про продовження відпусток без збереження заробітної плати, у разі зміни строку дії воєнного стану, звертаємо увагу, що згідно зі ст. 26 Закону № 504, відпустки надаються на термін, обумовлений угодою між працівником та власником або уповноваженим ним органом.

Таким чином розпорядчі документи роботодавця про надання відпусток без збереження заробітної плати з підстав, передбачених ст. 26 Закону № 504, мають точно відображати зміст досягнутої домовленості між сторонами трудового договору (працівником/цею та роботодавцем). Якщо сторони трудового договору погодили термін відпустки на весь час дії воєнного стану  з урахуванням його можливого продовження, що зафіксовано у відповідному розпорядчому документі роботодавця, з яким ознайомлений працівник, необхідність додаткового врегулювання питань щодо терміну відпустки у разі продовження строку дії воєнного стану та додаткового оформлення розпорядчих документів  роботодавцем  відсутня. Якщо сторони досягли домовленості про термін відпустки без збереження заробітної плати до конкретної дати закінчення дії воєнного стану, що визначений відповідним Указом Президента, то у працівника  у зв’язку із закінченням відпустки виникає обов’язок приступити до роботи, а питання надання за бажанням працівника/ці відпустки без збереження заробітної плати та терміну такої відпустки потребують врегулювання між сторонами трудового договору.

Також нагадуємо, що у період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення та ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.

У період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання та зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником/цею.

Держпраці