На що звертати увагу роботодавцю для правильного формування електронних лікарняних працівників

Більше за темою:

Заява-розрахунок на оплату лікарняних листків в електронній формі: заповнення, виправлення, повідомлення

Як відомо, з 1 червня 2021 року було впроваджено електронну форму листків непрацездатності, що формуються на підставі медичних висновків про тимчасову непрацездатність. Це передбачено Порядком організації ведення Електронного реєстру листків непрацездатності та надання інформації з нього, відповідно до постанови КМУ від 31.03.2021 № 323 (далі – ЕРЛН).

За час функціонування ЕРЛН виявлено типові помилки, які унеможливлюють створення е-лікарняного на підставі медичного висновку щодо тимчасової непрацездатності.

1. Помилка «Непрацездатну особу не знайдено в Реєстрі застрахованих осіб»

Фіксується, якщо у Реєстрі застрахованих осіб відсутня персональна електронна облікова картка застрахованої особи (ПЕОКЗО) з вказаним у медичному висновку реєстраційного номера облікової картки платника податків (РНОКПП) або паспорта (у разі відмови від використання РНОКПП):

• у декларації пацієнта невірно внесено РНОКПП або паспортні дані – потребує коригування декларації у медичній системі;
• особа ніколи не мала статусу застрахованої особи, отримувача пенсії, регресних виплат, допомоги по безробіттю тощо з часу впровадження Реєстру застрахованих осіб, тому не створено ПЕОКЗО, – у такому випадку не потребує подальших дій.

2. «Помилка однозначного пошуку в РЗО/Перевірте коректність ПІБ та документ»

Така помилка обумовлена невідповідністю паспортних даних та/або прізвища, ім’я, по батькові у Реєстрі застрахованих осіб й електронному кабінеті пацієнта.

Найчастіше така ситуація фіксується у разі отримання застрахованою особою нового паспорту у вигляді ID-картки, часто зі зміною ПІБ. У Реєстрі застрахованих осіб при цьому залишаються застарілі дані щодо паспорта або вони взагалі відсутні (до ПЕОКЗО особи не надходила інформація щодо паспортних даних у рамках інформаційного обміну з іншими реєстрами).

З метою актуалізації даних про особу необхідно подати до територіального органу Пенсійного фонду особисто (через представника) Анкету застрахованої особи та документи, що ідентифікують та підтверджують інформацію про особу.

Також існує більш зручніший спосіб – надати анкету дистанційно за допомогою засобів вебпорталу Пенсійного фонду. Для цього застрахованій особі необхідно увійти до особистого кабінету вебпорталу Пенсійного фонду (https://portal.pfu.gov.ua) за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП). В розділі «Комунікації з ПФУ» потрібно обрати «Анкета для зміни даних в Реєстрі застрах. Осіб», заповнити всі реквізити електронного бланка анкети відповідно до актуальних документів та прикріпити скан-копії паспорта, РНОКПП (за наявності), підписати за допомогою КЕП та відправити до ПФУ.

Зміна даних Реєстру застрахованих осіб відповідно до поданої Анкети та доданих до неї документів здійснюється на підставі наказу керівника відповідного територіального органу Пенсійного фонду у п’ятиденний строк.

Звертаємо особливу увагу, що інформація про персональні дані застрахованої особи завжди повинна бути актуальною та ідентичною як у Реєстрі застрахованих осіб, так і в інформаційній системі охорони здоров’я.

3. Помилка при реєстрації медичного висновку «Відсутня інформація про трудові відносини на дату початку періоду непрацездатності»

Це пов’язано насамперед з якістю та своєчасністю звітування роботодавців за своїх працівників.

При прийнятті особи обов’язково потрібно у встановлені терміни (напередодні початку трудових відносин) подавати повідомлення про прийняття на роботу за будь-якими типами трудових договорів (з трудовою книжкою, без неї, договір цивільно-правового характеру тощо).

При формуванні звітів щодо єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування потрібно ретельно перевіряти дані про РНОКПП, а для осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття РНОКПП і мають відмітку у паспорті, паспортні дані, вказані у звіті (вказується паспорт у формі книжечки за форматом БКNNXXXXXX, де БК – константа, що вказує на реєстрацію за паспортними даними; NN – дві українські літери серії паспорта (верхній регістр); XXXXXX – шість цифр номера паспорта (з ведучими нулями); паспорт у формі ID-картки, які мають відмітку «відмова», – ПХХХХХХХХХ, де П – константа, що вказує на реєстрацію за паспортними даними; ХХХХХХХХХ – дев’ять цифр номера паспорта).

У разі переведення працівників на інші посади у додатку 5 до Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі – Податковий розрахунок) потрібно вказувати тільки дати початку роботи на новій посаді з проставлянням ознаки «1» у графі «Переведено, призначено на іншу посаду або роботу, переміщено до іншого підрозділу». Указання дати припинення на попередній посаді та підстави про звільнення призведе до помилки формування е-лікарняного.

Також необхідно звернути увагу на вірне формування додатку 5 щодо осіб, які тривалий час знаходяться у соціальних відпустках по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного (код категорії 5) або шестирічного віку (код категорії 4). Алгоритмом створення е-лікарняних передбачено тотожність опрацювання даних про такі відпустки, пізніше припинення коду категорії 4 при відкритому раніше коді категорії 5 або навпаки призводить до відсутності формування листка непрацездатності (зокрема, щодо вагітності та пологів). Таким чином, для формування е-лікарняного необхідно, щоб періоди соціальних відпусток з кодами категорій 4 або 5 були діючими (відсутня дата припинення).

У 2025 році подання Податкових розрахунків здійснюється у щомісячному режимі, тому, якщо страхувальником не було подано або подано з помилками звітність, наступного дня після граничного терміну подання створення листка непрацездатності по особі, яку не було звільнено у попередньому звітному періоді, буде неможлива з причини вказаної вище помилки.

4. Помилка «Не знайдено запис про тимчасову непрацездатність з EXTERNAL_ID=ХХХХ-ХХХХ-ХХХХ-ХХХХ»

Фіксується у разі продовження випадку тимчасової непрацездатності або скасування попереднього медичного висновку, на підставі якого не було створено електронний листок непрацездатності або який не надсилався до ЕРЛН. При такій помилці необхідно забезпечити усунення причин та забезпечити відправлення лікарем вказаного у помилці медичного висновку, а потім після створення е-лікарняного повторно відправити наступний.

ГУ ПФУ в Луганській області