На что обращать внимание работодателю для правильного формирования электронных больничных работников

Больше по теме:

Заявление-расчет на оплату больничных листков в электронной форме: заполнение, исправление, уведомление

Как известно, с 1 июня 2021 года была внедрена электронная форма листков нетрудоспособности, формируемых на основании медицинских заключений о временной нетрудоспособности.Это предусмотрено Порядком организации ведения Электронного реестра листков нетрудоспособности и предоставления информации из него, в соответствии с постановлением КМУ от 31.03.2021 № 323 (далее – ЭРЛН).

За время функционирования ЭРЛН выявлены типичные ошибки, которые делают невозможным создание э-больничного на основании медицинского заключения о временной нетрудоспособности.

1. Ошибка «Непрацездатну особу не знайдено в Реєстрі застрахованих осіб»

Фиксируется, если в Реестре застрахованных лиц отсутствует персональная электронная учетная карточка застрахованного лица (ПЭУКЗЛ) с указанием в медицинском заключении регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика (РНУКПН) или паспорта (в случае отказа от использования РНУКПН):

• в декларации пациента неверно внесены РНУКПН или паспортные данные – требует корректировки декларации в медицинской системе;
• лицо никогда не имело статуса застрахованного лица, получателя пенсии, регрессных выплат, пособий по безработице и т. п. с момента внедрения Реестра застрахованных лиц, поэтому не создан ПЭУКЗЛ, – в таком случае не требует дальнейших действий.

2. «Помилка однозначного пошуку в РЗО/Перевірте коректність ПІБ та документ»

Такая ошибка обусловлена несоответствием паспортных данных и/или фамилии, имени, отчества в Реестре застрахованных лиц и электронном кабинете пациента.

Чаще всего такая ситуация фиксируется в случае получения застрахованным лицом нового паспорта в виде ID-карты, часто с изменением Ф. И. О. В Реестре застрахованных лиц при этом остаются устаревшие данные по паспорту или они вообще отсутствуют (в ПЭУКЗЛ лица не поступала информация о паспортных данных в рамках информационного обмена с другими реестрами).

С целью актуализации данных о лице необходимо подать в территориальный орган Пенсионного фонда лично (через представителя) Анкету застрахованного лица и документы, идентифицирующие и подтверждающие информацию о лице.

Также существует более удобный способ – предоставить анкету дистанционно с помощью средств веб-портала Пенсионного фонда. Для этого застрахованному лицу необходимо войти в личный кабинет веб-портала Пенсионного фонда (https://portal.pfu.gov.ua) с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП). В разделе «Комунікації з ПФУ» нужно выбрать «Анкета для зміни даних в Реєстрі застрах. Осіб», заполнить все реквизиты электронного бланка анкеты в соответствии с актуальными документами и прикрепить скан-копии паспорта, РНУКПН (при наличии), подписать с помощью КЭП и отправить в ПФУ.

Изменение данных Реестра застрахованных лиц в соответствии с поданной Анкетой и прилагаемыми к ней документами осуществляется на основании приказа руководителя соответствующего территориального органа Пенсионного фонда в пятидневный срок.

Обращаем особое внимание, что информация о персональных данных застрахованного лица всегда должна быть актуальна и идентична как в Реестре застрахованных лиц, так и в информационной системе здравоохранения.

3. Ошибка при регистрации медицинского заключения «Відсутня інформація про трудові відносини на дату початку періоду непрацездатності»

Это связано прежде всего с качеством и своевременностью отчетности работодателей за своих работников.

При принятии лица обязательно следует в установленные сроки (накануне начала трудовых отношений) подавать уведомление о принятии на работу по любым типам трудовых договоров (с трудовой книжкой, без нее, договор гражданско-правового характера и т. п.).

При формировании отчетов относительно единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование нужно тщательно проверять данные о РНУКПН, а для лиц, которые по своим религиозным убеждениям отказались от принятия РНУКПН и имеют отметку в паспорте, паспортные данные, указанные в отчете (указывается паспорт в форме книжечки по формату БКNNXXXXXX, где БК – константа, указывающая на регистрацию по паспортным данным; NN – две украинские буквы серии паспорта (верхний регистр); XXXXXX – шесть цифр номера паспорта (с ведущими нулями); паспорт в форме ID-карты, имеющие отметку «відмова», – ПХХХХХХХХХ, где П – константа, указывающая на регистрацию по паспортным данным; ХХХХХХХХХ – девять цифр номера паспорта).

Ппи переводе работников на другие должности в приложении 5 к Налоговому расчету сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков – физических лиц, и сумм удержанного из них налога, а также сумм начисленного единого взноса (далее – Налоговый расчет) нужно указывать только даты начала работы на новой должности с проставлением признака «1» в графе «Переведено, призначено на іншу посаду або роботу, переміщено до іншого підрозділу». Указание даты прекращения на предыдущей должности и основания об увольнении приведет к ошибке формирования э-больничного.

Также необходимо обратить внимание на правильное формирование приложения 5 в отношении лиц, длительно находящихся в социальных отпусках по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего (код категории 5) или шестилетнего возраста (код категории 4). Алгоритмом создания э-больничных предусмотрено тождество обработки данных о таких отпусках, позже прекращение кода категории 4 при открытом ранее коде категории 5 или, наоборот, приводит к отсутствию формирования листка нетрудоспособности (в частности, по беременности и родам). Таким образом, для формирования э-больничного необходимо, чтобы периоды социальных отпусков с кодами категорий 4 или 5 были действующими (отсутствовала дата прекращения).

В 2025 году представление Налоговых расчетов осуществляется в ежемесячном режиме, поэтому, если страхователем не была подана или подана с ошибками отчетность, на следующий день после предельного срока предоставления создание листка нетрудоспособности по лицу, которое не было уволено в предыдущем отчетном периоде, будет невозможно по причине указанной выше ошибки.

4. Ошибка «Не знайдено запис про тимчасову непрацездатність з EXTERNAL_ID=ХХХХ-ХХХХ-ХХХХ-ХХХХ»

Фиксируется в случае продолжения случая временной нетрудоспособности или отмены предыдущего медицинского заключения, на основании которого не был создан электронный листок нетрудоспособности или который не направлялся в ЭРЛН. При такой ошибке необходимо обеспечить устранение причин и обеспечить отправку врачом указанного в ошибке медицинского заключения, а затем после создания э-больничного повторно отправить следующий.

ГУ ПФУ в Луганской области