Підписуйся на інформаційну страховку бухгалтера
Розділи:
Підрозділи:
Підрозділи:
Підрозділи:

Що має містити оцифрована трудова книжка

Роз’яснення
13.03.2025

За Законом від 05.02.2021 № 1217-ІХ «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» з 10 червня 2021 року в Україні офіційно діють електронні трудові книжки.

Електронна трудова книжка ‒ це цифровий аналог паперової трудової книжки. Її впровадили, щоб удосконалити облік трудової діяльності українців, зменшити паперовий документообіг і пов’язані з цим ризики втрати чи пошкодження документів.

Ця сучасна система дає змогу працівникам будь-коли перевірити свій страховий стаж, протягом якого вони сплачували страхові внески до Пенсійного фонду (до 2004 року цей стаж називався «трудовий»), а в майбутньому – автоматично вийти на пенсію без візиту до Пенсійного фонду.

В електронну трудову книжку вносяться відцифровані будь-які документи, що підтверджують страховий стаж. Перш за все, для цього необхідно мати скановані кольорові копії всіх сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та інших документів, що підтверджують стаж, а саме:

  • документи про здобуття освіти на денній формі навчання;
  • свідоцтво про народження дитини (для жінок);
  • військовий документ.

У разі втрати трудової: довідки, виписки з наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.

Відскановану трудову книжку або інші документи, що посвідчують страховий стаж, можна подати через персональний кабінет на вебпорталі Пенсійного фонду.

Скан-копії повинні відповідати таким вимогам:

  • скан-копія повинна бути кольорова;
  • необхідно робити скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку;
  • скан-копії мають бути чіткі та відображати всі реквізити документа (назва документа, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника) та безпосередньо самі записи (рекомендована роздільна здатність при скануванні ‒ 300 dpi);
  • формат зображення має бути Jpq або pdf;
  • розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

Електронні трудові книжки доступні в кабінеті на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України.

Щоб зайти до кабінету, необхідно авторизуватися одним із способів:

  • за кваліфікованим електронним підписом (КЕП), який можна отримати в Державній податковій службі, акредитованому центрі сертифікації ключів, а також у деяких банках: «ПриватБанк», «Укрсиббанк», «ПУМБ», «Альфа-Банк», «Кредіт Агріколь Банк» тощо;
  • за логіном і паролем – для цього необхідно зареєструватися на порталі за допомогою коду, отриманого в територіальних органах ПФУ за наявності паспорта, реєстраційного номера облікової картки платника податків (РНОКПП) та відповідної заяви;
  • через сервіс ID.GOV.UA, який передбачає ідентифікацію за Mobile ID або Bank ID;
  • за допомогою Дія. Підпис.

Скановані копії паперових трудових книжок можуть подаватися як роботодавцем, так і самим працівником.

Впровадження електронної трудової книжки є передумовою для подальшої реалізації автоматичного призначення пенсії без додаткового звернення.

Головне управління ПФУ в Луганській області


Приєднуйтесь до Uteka у Telegramm

Коментарі до матеріалу
Швидка реєстрація
Будьте в курсі змін і актуальних тем, задавайте питання.
Популярне
02.09.2025
Топ-20 новин минулого тижня
Найбільш цікаві новини минулого тижня Роз’яснення Мінекономіки щодо організації бронювання військовозобов’язаних: лист від 19.08.2025 З 28 серпня Господарський кодекс втратить чинність: що передбачає реформа Уряд оновив порядок перетину кордону особами від 18 до 22 років Президент під...
17.07.2025
Кабмін оновив правила визначення критичності підприємств для бронювання працівників
Порядок та Критерії, за якими бронюють працівників підприємств, знову зазнали змін. Розглянемо, кого цього разу це стосується. Більше за темою: Зарплатні критерії для бронювання працівників: обчислюємо середню зарплату Строки зберігання документів з військового обліку та бронювання Бронювання у ф...
26.08.2025
Роз’яснення Мінекономіки щодо організації бронювання військовозобов’язаних: лист від 19.08.2025
Мінекономіки: лист від 19.08.2025 № 2704-20/55225-03 щодо організації бронювання військовозобов’язаних. Більше за темою: Зарплатні критерії для бронювання працівників: обчислюємо середню зарплату Строки зберігання документів з військового обліку та бронювання Бронювання у фермерському ...
Нове
05.09.2025
З якою періодичністю оновлюється інформація про приєднання до «Клубу білого бізнесу»
Інформація оновлюється протягом 5 робочих днів після затвердження Переліку платників податків з високим рівнем добровільного дотримання податкового законодавства. Детальніше див. нижче. Більше за темою: Підприємство включене до «Клубу білого бізнесу»: що це означає? З якою періодичністю...
05.09.2025
Чи передбачена адмінвідповідальність у разі застосування фінсанкцій за порушення використання РРО/ПРРО
Особи, які здійснюють розрахункові операції, та посадові особи такого суб’єкта господарювання притягуються до адміністративної відповідальності згідно зі ст. 1551 КУпАП. Більше за темою: У якому розмірі накладається штраф за РРО-порушення, допущені до 01.08.2025? Спецпроєкт «РРО: працю...
05.09.2025
Особливості подання звітності у зв’язку з набранням чинності Багатосторонньої угоди CbC щодо автоматичного обміну інформацією
Розглянемо, які платники податків уперше, за який фінансовий рік та в які терміни подають Звіт в розрізі країн міжнародної групи компаній у зв’язку з набранням чинності Багатосторонньої угоди CbC щодо автоматичного обміну інформацією. Більше за темою: ТЦУ-звітність учасників міжнародної групи...
Кращі матеріали