Як створити електронний документообіг в системі управління охороною праці: пам’ятка від Держпраці

Сучасний світ швидко рухається до цифровізації. Управління охороною праці не є винятком. Впровадження електронного документообігу (далі – ЕДО) в системі управління охороною праці стає важливим кроком для будь-якого підприємства. Порядок впровадження ЕДО в системі управління охороною праці (наказ Мінекономіки від 28.10.2021 № 39-21) пропонує інноваційні рішення для дерегуляції та цифровізації процесів господарської діяльності. 

Важливі аспекти впровадження ЕДО 

Цей Порядок є альтернативним варіантом організації електронного документообігу документів, ведення яких передбачено нормативно-правовими актами з охорони праці. Роботодавці мають свободу у виборі способу здійснення документообігу – паперовий чи електронний. 

Переваги електронного документообігу 

• зручність і комфорт у використанні: 
  • структурованість, швидкий пошук, цілодобовий доступ, миттєвий обмін документами; 
  • спрощення процесу ведення документації; 
• економія коштів: 
  • зниження витрат на папір, фарбу для принтерів, доставку паперових документів та інших канцтоварів; 
  • зменшення витрат на зберігання документів; 
• економія робочого часу та зусиль працівників: 
  • полегшення робочого процесу; 
  • заощадження робочого часу, який можна використати на виконання інших завдань; 
• оптимізація внутрішніх і зовнішніх комунікацій: 
  • ефективне використання робочого часу; 
  • покращення комунікацій як всередині підприємства, так і з зовнішніми партнерами; 
  • вихід на новий рівень взаємовідносин між замовником та підрядниками; 
• надійне та тривале зберігання документів: 
  • гарантовано захищене зберігання документів від втрати, пошкодження або несанкціонованого доступу; 
• можливість залучення працівників до дистанційної роботи: 
  • робота за межами офісу, особливо в умовах воєнних дій, пандемії, надзвичайного стану; 
  • альтернатива офлайн-зустрічам; 
  • проведення онлайн-навчання, інструктажів тощо. 

Порядок впровадження 

Для успішного впровадження ЕДО, роботодавцям необхідно дотримуватися кількох основних кроків: 

• оцінка готовності підприємства: 
  • визначення поточного стану документообігу; 
  • оцінка технічної інфраструктури; 
• вибір програмного забезпечення: 
  • підбір надійних і зручних платформ для ЕДО; 
• навчання персоналу: 
  • проведення тренінгів для працівників щодо використання нової системи; 
• впровадження системи: 
  • поступове інтегрування ЕДО в щоденні процеси підприємства;
• моніторинг та оптимізація: 
  • постійне стеження за роботою системи; 
  • внесення необхідних коректив. 

Перехід на ЕДО – це важливий крок до модернізації та оптимізації процесів на підприємстві. Використовуючи нові технології, ви забезпечите більш ефективне управління охороною праці, збережете ресурси та підвищите продуктивність вашого бізнесу. 

Ознайомитись з пам’яткою можна на інформаційному порталі Держпраці в рубриці «Рекомендації: Як працювати безпечно».

Південно-Східне МУ Держпраці 

Приєднуйтесь до Uteka у Telegramm