Как создать электронный документооборот в системе управления охраной труда: памятка от Гоструда

Современный мир быстро движется к цифровизации. Управление охраной труда не является исключением. Внедрение электронного документооборота (далее – ЭДО) в системе управления охраной труда становится важнейшим шагом для любого предприятия. Порядок внедрения ЭДО в системе управления охраной труда (приказ Минэкономики от 28.10.2021 № 39-21) предлагает инновационные решения для дерегуляции и цифровизации процессов хозяйственной деятельности.  

Важные аспекты внедрения ЭДО  

Настоящий Порядок является альтернативным вариантом организации электронного документооборота документов, ведение которых предусмотрено нормативно правовыми актами по охране труда. Работодатели имеют свободу в выборе способа осуществления документооборота – бумажный или электронный.  

Преимущества электронного документооборота  

• удобство и комфорт в использовании:  
  • структурированность, быстрый поиск, круглосуточный доступ; мгновенный обмен документами;  
  • упрощение процесса ведения документации;  
• экономия средств:  
  • снижение расходов на бумагу, краску для принтеров, доставку бумажных документов и других канцтоваров;  
  • уменьшение расходов на хранение документов;  
• экономия рабочего времени и усилий работников:  
  • облегчение рабочего процесса;  
  • сохранение рабочего времени, которое можно использовать для выполнения других задач;  
• оптимизация внутренних и внешних коммуникаций:  
  • эффективное использование рабочего времени;  
  • улучшение коммуникаций как внутри предприятия, так и с внешними партнерами;  
  • выход на новый уровень взаимоотношений между заказчиком и подрядчиками;  
• надежное и длительное хранение документов:  
  • гарантированно защищенное хранение документов от потери, повреждения или несанкционированного доступа;  
• возможность привлечения работников к дистанционной работе:  
  • работа за пределами офиса, особенно в условиях военных действий, пандемии, чрезвычайного положения;  
  • альтернатива офлайн-встречам;  
  • проведение онлайн-обучения, инструктажей и т. д.  

Порядок внедрения  

Для успешного внедрения ЭДО работодателям необходимо придерживаться нескольких основных шагов:  

• оценка готовности предприятия:  
  • определение текущего состояния документооборота;  
  • оценка технической инфраструктуры;  
• выбор программного обеспечения:  
  • подбор надежных и удобных платформ для ЭДО;  
• обучение персонала:  
  • проведение тренингов для работников по использованию новой системы;  
• внедрение системы:  
  • постепенное интегрирование ЭДО в ежедневные процессы предприятия;
• мониторинг и оптимизация:  
  • постоянное наблюдение за работой системы;  
  • внесение необходимых корректив.  

Переход на ЭДО – важный шаг к модернизации и оптимизации процессов на предприятии. Используя новые технологии, вы обеспечите более эффективное управление охраной труда, сохраните ресурсы и повысите производительность вашего бизнеса.  

Ознакомиться с памяткой можно на информационном портале Гоструда в рубрике «Рекомендации: Как работать безопасно».  

Юго-Восточное ГУ Гоструда 

Присоединяйтесь к Uteka в Telegramm