Внутрішні й зовнішні звіряння щодо військового обліку

На початку року підприємства затверджують Списки персонального військового обліку (далі – Списки), а перед їх затвердженням проводять звіряння даних, що містяться в них. У статті розглянемо, в які строки треба затвердити Списки, а також як проводиться їх звіряння.

Що передбачено законодавством?

Обов’язок підприємств проводити звіряння даних, наведених у Списках, передбачено Порядком організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов'язаних і резервістів, затвердженим постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 (далі – Порядок № 1487).

Форму, за якою ведуться Списки, установлено в додатку 5 до Порядку № 1487.

Згідно з вимогами п. 40 Порядку № 1487 Списки, а також Відомості оперативного обліку (додаток 12 до Порядку № 1487) складаються й підписуються керівником підприємства та особою, відповідальною за ведення військового обліку на підприємстві, щорічно до 25 січня а станом на 1 січня. Проте перед затвердженням Списків роботодавці проводять їх звіряння.

Правила проведення звірянь визначено в п. 45 Порядку № 1487.

Види звірянь

Виходячи з правил, установлених п. 45, 46 Порядку № 1487 звіряння облікових даних, наведених у Списках, можна умовно розділити на дві категорії:

• внутрішні звіряння (проводяться на підприємстві);
• зовнішні звіряння (проводяться з Територіальними центрами комплектування та соціальної підтримки, далі – ТЦК).

Розглянемо детальніше особливості кожного з цих видів звірянь.

Внутрішні звіряння

Внутрішні звіряння облікових даних, що містяться у Списках, з військово-обліковими документами проводяться відповідно до графіка звірянь, затвердженого керівником підприємства.

Перевіряється наявність і стан військово-облікових документів призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які працюють на цьому підприємстві.

Як діяти, коли у процесі звіряння будуть виявлені розбіжності в облікових даних?

Якщо у процесі звіряння виявлено неточності або розбіжності в даних, що містяться у Списках, підприємство зобов’язане:

• у 5-денний строк з моменту проведення звіряння – внести зміни до Списків;
• до 5-го числа наступного місяця – повідомити ТЦК за формою, наведеною в додатку 4 до Порядку № 1487.

Як і в які строки має бути затверджений графік звірянь?

Жодних вимог щодо складання такого графіка (ні за формою, ні за строками) у Порядку № 1487 не міститься. Тому підприємство тут має діяти на власний розсуд.

Такий висновок випливає з п. 40 Порядку № 1487, згідно з яким, як ми вже зазначили вище, Списки складаються та підписуються керівником підприємства та особою, відповідальною за ведення військового обліку на підприємстві, щорічно до 25 січня станом на 1 січня.

Щорічне складання та підписання Списків передбачає, що у них будуть достовірні та актуальні на дату їх підписання дані. Тому логічно закінчити проведення внутрішнього звіряння до 25 січня (тобто до дати підписання Списків). На цю дату і потрібно орієнтуватися, затверджуючи графік звірянь. А скільки саме днів потрібно виділити на звіряння, щоб встигнути до 25 січня, залежить від кількості працівників, включених до Списків. Наприклад, якщо на підприємстві працює багато осіб, які підлягають персональному військовому обліку, рекомендуємо розбити звіряння на окремі етапи – для кожної категорії груп зі Списків (у цілому їх чотири).

Для проведення звіряння знадобляться військово-облікові документи працівників, які включені до Списків. Тому особи, відповідальні за проведення звіряння, повинні поінформувати цих працівників під підпис про те, до якої дати вони мають надати військово-облікові документи для проведення звіряння. 

Якщо у працівника військово-обліковий документ в електронній формі, то він надає роздруківку цього документа з «Резерв+».

У кінці консультації наводимо зразок графіка проведення внутрішніх звірянь (див. Зразок).

Зовнішні звіряння

Зовнішні звіряння здійснюються згідно з п. 46 Порядку № 1487. Дані Списків підприємства звіряються з обліковими даними документів районних (міських) ТЦК, органів СБУ, підрозділів Служби зовнішньої розвідки, на території яких розташовані підприємства.

Такі звіряння здійснюються згідно із графіком звірянь, затвердженим розпорядженням голови відповідної районної, районної у м. Києві та м. Севастополі держадміністрації, міського голови. Такі графіки зазвичай можна знайти на офіційних сайтах держадміністрацій.

Тобто підставою для проведення звіряння із ТЦК буде включення підприємства до графіка звірянь. Про включення до такого графіка підприємство повинні письмово повідомити.

Як часто проводяться звіряння даних зі Списків із даними ТЦК?

Згідно з п. 34 Порядку № 1487, проводитися такі звіряння повинні не рідше ніж один раз на рік. Але на практиці до щорічного графіка звірянь місцева влада включає далеко не всі підприємства відповідної адміністративно-територіальної одиниці.

Як підприємство повинні повідомити про його включення до графіка звірянь із ТЦК та про проведення?

У Порядку № 1487 про це нічого не сказано. Уважаємо, що у цьому випадку на адресу підприємства має надійти письмовий документ з інформацією про дату проведення звіряння та посиланням на затверджений графік.

Якщо такого документа ви не отримували і хвилюєтеся, що можете пропустити дату проведення звіряння через перебої в роботі пошти, тоді можете звернутися до свого ТЦК із запитом. Проте виявити ініціативу у цьому питанні – ваше право, а не обов’язок!

Як проводиться зовнішнє звіряння?

Особа, відповідальна за ведення військового обліку на підприємстві, у визначені графіком звіряння строки має прибути до відповідного ТЦК для звіряння цих списків персонального військового обліку (копій військово-облікових документів) з обліковими документами районних (міських) територіальних ТЦК (п. 48 Порядку № 1487).

При собі слід мати підписані належним чином Списки та копії військово-облікових документів працівників.

Так проводяться звіряння з ТЦК за місцем знаходження підприємства. Проте підприємство повинне провести звіряння також із ТЦК, в яких перебувають на обліку його працівники. Порядок їх проведення інший.  

А як проходить звіряння даних зі Списків підприємства з обліковими даними документів районних (міських) ТЦК, розташованих на території інших адміністративно-територіальних одиниць?

Тоді підприємству потрібно надіслати цим ТЦК витяг зі Списків персонального військового обліку у двох примірниках, а також копії військово-облікових документів працівників, що перебувають на обліку в ТЦК, з яким проводиться звіряння. 

Після здійснення звіряння один примірник витягу повертається на підприємство з позначкою районного (міського) ТЦК «звірено ___ ________ 20__ року», підписом посадової особи, яка здійснила звіряння, та гербовою печаткою.

Чи потрібно підприємству якось ініціювати проведення зовнішнього звіряння Списків зі своїм ТЦК, якщо цього року таке звіряння ще не проводилося?

Не потрібно, такого обов’язку підприємство не має.

І хоча Порядком № 1487 передбачене щорічне проведення звірянь із ТЦК, але якщо самим ТЦК таке звіряння з конкретним підприємством не проведене, то ніяких порушень з боку цього підприємства немає.

Головний критерій у цьому випадку – факт включення підприємства до графіка звірянь, затвердженого відповідним органом влади, а також інформування підприємства про цей факт. А якщо ваше підприємство до графіка звірянь із ТЦК на поточний рік не включене, то й підстав для проведення звіряння немає.

Зразок. Графік звіряння списків персонального військового обліку з військово-обліковими документами працівників.