Складаємо графік щорічних відпусток

Із цієї статті ви дізнаєтеся: навіщо потрібен графік відпусток працівників, як скласти такий графік та чи може змінюватися період відпустки, вказаний у графіку відпусток.

Що можна зробити на практиці: керуючись нашими рекомендаціями, погодити із працівниками періоди їх відпусток з огляду на вимоги чинного законодавства, інтереси роботодавця і працівників.

Запитання – відповіді

Що таке графік відпусток?

Графік відпусток – це встановлена роботодавцем та узгоджена із працівником і профспілковим комітетом (за наявності такого) черговість надання роботодавцем щорічних оплачуваних відпусток (основних і додаткових) своїм працівникам зі збереженням місця роботи (ч. 4 ст. 79 КЗпП; ч. 10, 11 ст. 10 Закону від 15.11.96 р. № 504/96-ВР, далі – Закон № 504).

Чим передбачене надання працівникові щорічної оплачуваної відпустки?

Працівник має право на щорічну оплачувану відпустку зі збереженням місця роботи, а роботодавець зобов'язаний надати працівникові таку відпустку згідно з ч. 2 ст. 2, ст. 74 КЗпП, ст. 2 Закону № 504.

Заборонено не надавати працівникові відпустку повної тривалості протягом двох років поспіль (ч. 5 ст. 11 Закону № 504). Це є грубим порушенням трудових прав працівника, за яке на посадових осіб роботодавця-підприємства або на роботодавця-підприємця може бути накладений штраф у розмірі від 30 до 100 НМДГ (від 510 до 1 700 грн.) (ч. 1 ст. 41 КУпАП).

Навіщо потрібен графік відпусток?

По-перше, наявність у роботодавця графіка відпусток працівника на кожний календарний рік передбачена вимогами КЗпП (ч. 4 ст. 79) і Закону № 504 (ч. 10 ст. 10).

А по-друге, надання працівникам відпусток повинне бути впорядковане. Адже якщо більшість працівників захочуть піти у відпустку одночасно, наприклад влітку або на період новорічних свят, це унеможливить нормальну господарську діяльність роботодавця. А крім того, спровокує конфлікти як між працівниками, так і між працівником і роботодавцем.

Щоб безболісно сумістити плани роботодавця і працівників, не порушити вимоги трудового законодавства, уникнути сварок між працівниками з приводу того, хто і коли йде у відпустку, і забезпечити роботодавця персоналом для виконання необхідних робіт, потрібен графік відпусток, складений з огляду на інтереси виробництва і працівників.

У якій формі та в які строки повинен бути складений графік відпусток?

Чинним законодавством не встановлені конкретні строки складання і форма графіка відпусток. Тому при складанні графіка роботодавець має право:

• у своїх локальних документах самостійно встановити строки, коли повинен бути складений графік відпусток. Але краще орієнтуватися на строки, установлені Типовими правилами, затвердженими постановою Держкомітету СРСР з праці та соціальних питань від 20.07.84 р. № 213 (п. 20 розд. V) – до 5 січня року, на який складається графік;
• скласти графік можна в довільній формі (лист Мінпраці та соцполітики від 13.05.10 р. № 140/13/116-10).

Графік повинен бути затверджений керівником підприємства, узгоджений із профспілковим комітетом або уповноваженим представником трудового колективу. Якщо профспілка або орган, уповноважений представляти інтереси трудового колективу, відсутні, то графік відпусток затверджується тільки керівником підприємства або роботодавцем-підприємцем.

У графіку необхідно зазначити:

• прізвище, ініціали, посаду кожного працівника;
• планований період надання відпустки.

З графіком відпусток працівників необхідно ознайомити під підпис.

На які нюанси слід зважати при складанні графіка відпусток?

Складаючи графік відпусток, роботодавець повинен брати до уваги законодавчі вимоги, а саме:

1. Окремі категорії працівників мають право піти в щорічну оплачувану відпустку в слушний для них час або до закінчення 6 місяців безперервної роботи в роботодавця (ч. 7, 12 ст. 10 Закону № 504). До таких категорій, зокрема, віднесені:

• неповнолітні;
• інваліди;
• жінки в період перед відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами або після такої відпустки;
• жінки, які мають 2 і більше дітей віком до 15 років.

2. За бажанням працівника щорічна відпустка може надаватися частинами, при цьому основ­на частина повинна становити не менше 14 календарних днів (далі – к. д.) (ч. 1 ст. 12 Закону № 504).

3. Працівники мають право на додаткові щорічні оплачувані відпустки різної тривалості (ст. 7, 8 Закону № 504), наприклад:

• за роботу зі шкідливими і важкими умовами праці – до 35 к. д. за Списком виробництв, цехів, процесій і посад зі шкідливими і важкими умовами праці, наведеним у додатку 1 до постанови КМУ від 17.11.97 р. № 1290 (далі – Постанова № 1290);
• за особливий характер праці:
  –    до 35 к. д. – працівникам, зайнятим на роботах за Списком виробництв, робіт, професій і посад, робота на яких пов'язана з підвищеним нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням або виконується в особливих природних географічних і геологічних умовах та умовах підвищеного ризику для здоров'я, наведеним у додатку 2 до Постанови № 1290;
  –    до 7 к. д. – працівникам з ненормованим робочим днем згідно зі списком робіт і посад, визначених колективним договором.

Конкретна тривалість щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці встановлюється колективним або трудовим договором залежно від періоду зайнятості працівника в таких умовах.

4. Загальна тривалість щорічних відпусток (основної та додаткової) не може перевищувати 59 к. д., а для працівників, зайнятих на підземних гірничих роботах, – 69 к. д. (ч. 3 ст. 10 Закону № 504).

Як узгоджувати періоди відпусток із працівниками?

Якщо на підприємстві великий штат працівників, які працюють у різних підрозділах, або підприємство має територіально віддалені від головного офісу підрозділи, то на практиці графіки відпусток спочатку узгоджуються в кожному підрозділі.

Відомості про стаж, що дає право на оплачувану щорічну відпустку, і відомості про наявність підстав для надання працівникові додаткової щорічної оплачуваної відпустки враховуються у відділі кадрів (відділі персоналу) підприємства – в особистій картці працівника за типовою формою № П-2, затвердженою наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.09 р. № 495/656. А підтвердні документи, як правило, зберігаються в особовій справі працівника.

Якщо усно узгоджувати періоди відпусток важко або в штаті працює проблемний співробітник (схильний писати скарги, претензії з приводу і без), тоді кадровій службі підприємства слід сповістити безпосереднього керівника підрозділу про кількість днів щорічних основної та додаткової відпусток, що належать його підлеглим у поточному році. Така інформація допоможе узгоджувати періоди передбачуваних відпусток з огляду на виробничу необхідність та особисті інтереси кожного працівника підрозділу. Сповістити можна службовою запискою в довільній формі або за запропонованим нами зразком (див. зразок 1).

Щоб уникнути помилок у графіку та непорозумінь із працівниками, можна передати до кадрової служби підприємства узгоджений усередині підрозділу графік відпусток службовою запискою в довільній формі або за пропонованим зразком (див. зразок 2). І кожний працівник своїм підписом підтвердить згоду на відпустку у зазначений у службовій записці період.

На підставі відомостей, отриманих від підрозділів, кадрова служба складає єдиний графік відпусток для всіх працівників підприємства. Скласти графік відпусток ви можете в довільній формі або скористатися пропонованим зразком (див. зразок 3), відобразивши у графіку періодичність надання працівникам відпусток за кожним підрозділом.

Можливо, роботодавцеві зручніше скласти не один загальний графік відпусток на всіх працівників підприємства, а окремі графіки на кожний підрозділ. Для цього можна використовувати вищенаведений зразок або скласти графік у вигляді наказу чи розпорядження (див. зразок 4).

Чи може мінятися період надання відпустки, установлений графіком відпусток?

Графік відпусток – це, звичайно, не догма. І спочатку узгоджений період надання відпусток може мінятися. Необхідність унесення змін до узгодженого і затвердженого графіка відпусток може бути обумовлена різними причинами. Наприклад, у працівника змінилися особисті плани і він хоче перенести на інший час свою щорічну відпустку (наприклад, замість серпня хоче відпочивати у вересні), а роботодавець проти цього не заперечує. Або хтось із працівників підрозділу звільнився, а на його місце прийнято нового працівника, і зрозуміло, що цьому новому працівникові відпустка може бути надана в інший час, ніж запланував його попередник.

А крім того, якщо працівник продовжує працювати, то тривалість відпустки, що належить йому, збільшується. І працівник має право скористатися відпусткою як за раніше відпрацьовані періоди, так і вже за новий період, наприклад за 2017 рік. Законодавство не встановлює обмежень і заборон на внесення змін до узгодженого і затвердженого графіка відпусток.

Якщо спочатку узгоджений період відпустки міняється, то в цьому випадку доцільно:

• або отримати від працівника письмову заяву про перенесення його відпустки на іншу дату,
• або, щоб у заяві про надання відпустки працівник зазначив причину зміни періоду щорічної чергової відпустки.

Висновки

Планування відпусток працівників у першу чергу необхідне роботодавцеві. Це дозволить йому:

• забезпечити себе необхідним персоналом для ведення виробничої діяльності;
• дотримати вимоги трудового законодавства.

А вибрати максимально зручну форму для складання графіка відпусток роботодавець може самостійно.